7 طرق لتحسين المهارات التنظيمية للمساعدين الإداريين

7 طرق لتحسين المهارات التنظيمية للمساعدين الإداريين

إذا كنت ترغب بالوصول إلى القمة في مجال الدعم الإداري التنافسي في أيامنا هذه، فأنت بحاجة إلى استثمار جميع المزايا والتكتيكات لصالحك. يجد زملاؤك طرائق جديدة ومبتكرة للعمل بشكل أكثر ذكاءً، ويستخدمون أيضاً طرائق مجربة وحقيقية للنجاح في هذا الدور الوظيفي المعقد بمرونة ومهارة. التنظيم الممتاز هو واحد من أهم المهارات التي يمكن الحصول عليها بصفتك مساعداً إدارياً؛ إذ غالباً ما يعمل المساعدون غير المنظمين بشكل تفاعلي، بينما يقوم المساعدون المنظمون بتنظيم أوقاتهم والتخطيط لها والانتباه إليها. هذا يسمح لهم بالتركيز ملياً على ما يجب القيام به، وإكمال المهام والمشاريع بأكثر الطرائق الممكنة كفاءة، مما يضيع القليل من الوقت أو لا شيء في خضم هذه العملية. 

من ناحية أخرى، يجد المساعدون غير المنظمين أنَّ أيامهم غالباً ما تتكون من:

• أن يصدموا من المواعيد النهائية التي تم تحديدها منذ فترة طويلة.
• أن تكون جميع أوقاتهم مليئة بالفوضى والارتباك.
• الإحباط الذي يعرب عنه القادة وأعضاء الفريق الآخرون.
• الشعور المستمر الذي لا يهدأ بالضغوطات.
• الإرهاق والتعب من مجرد محاولة مواكبة الأمور.

كيف يمكنك كمساعد إداري تحسين المهارات التنظيمية في مكان العمل؟

إذا لم تكن شخصاً منظماً بطبيعتك، فمن السهل تعلم كيفية تطوير هذه المهارات الهامة. ستجد أنَّ استخدام هذه المهارات بصورة يومية سيكون بمثابة تحول كبير في مهنتك، إذ ستساعدك على التميز عن بقية زملائك. فيما يلي سبع استراتيجيات رئيسية ستوضح لك كيفية تحسين المهارات التنظيمية في مكان العمل:

1. إدارة الوقت

من الواضح أنَّه في بعض الأحيان، سيتم سحبك في اتجاهات مختلفة، ولكنَّ البدء بأن تصبح أكثر تنظيماً من خلال التحكم في وقتك سيسمح لك بمقابلة لحظات الاضطراب هذه بمزيد من الإصرار والذكاء. ستبدأ برؤية المقاطعات على أنَّها إزعاج بسيط بدلاً من كونها أمراً يلخص يومك. 

وستحتاج إلى تحقيق أقصى استفادة من وقتك الأساسي. كل شخص لديه وقت معين من اليوم يكون فيه أكثر إنتاجية؛ وهذا وقتك الأساسي. يعمل بعضنا بشكل أفضل في الصباح الباكر، في حين يعمل آخرون بشكل أفضل في المساء؛ لذا يجب عليك جدولة عملك الأكثر تطلباً وتحدياً خلال هذا الوقت. بالطبع، إذا كان عملك يتضمن الاجتماع مع أعضاء الفريق أو القادة الآخرين، فأنت بحاجة إلى تنسيق وقتك الأساسي مع وقتهم.

ستحتاج أيضاً إلى تقليل المقاطعات غير الضرورية والتي يمكن تجنبها. قد لا تدرك هذا، لكنَّك تضيع الكثير من الوقت في التعامل مع الانقطاعات خلال يوم عملك؛ إذ تسرق الإلهاءات وقتاً ثميناً منك. أغلق هاتفك المحمول، وأغلق باب مكتبك وركز على المهام الرئيسية، وقلل الوقت الذي تقضيه في المحادثات الشخصية، وتجنَّب الاجتماعات عديمة الفائدة.

2. التخطيط

خطِّط للنجاح. إنَّ التفكير في المستقبل ووضع خطة مدروسة لمستقبلك يسمح لك بتنظيم أيام عملك بشكل أفضل. لذلك، كن استباقياً! يتولى الأشخاص غير المنظمين مهمة واحدة في كل مرة، ويكونون جاهزين لتولي أي عقبات تظهر في ذلك اليوم. ومع ذلك، فهذا يعني أنَّك تتفاعل مع المواقف بدلاً من الاستعداد لها. أفضل طريقة لتحقيق أقصى استفادة من يومك هي التخطيط والتحضير له. 

تعرف إلى ما يتعيَّن عليك القيام به في اليوم التالي واستعد قبل أن تذهب لعملك. هذا يُلغي التخمين من يوم عملك فحسب، بل قد يمنحك بعض الأفكار والرؤى حول كيفية القيام بالعمل بصورة أكثر فاعلية.

كونك مخططاً جيداً ينطوي على استخدام القوائم. ضع قائمة بجميع الأشياء التي يتعيَّن عليك القيام بها كل يوم. ستجد أنَّك قد نسيت عدداً أقل بكثير من المهام، وستجد نفسك تنجز قائمة مهامك طوال اليوم. توفر القوائم طريقة ملموسة لتتبع المهام التي يتعيَّن عليك القيام بها؛ كما أنَّها تحفزك على الاستمرار لأنَّك تحصل على شعور بالرضا والإنجاز في شطب كل عنصر من قائمتك. 

يفضل بعض المساعدين الإداريين التطبيقات، بينما يعتمد آخرون على القلم والورق. بغض النظر عن الطريقة التي تستخدمها، سيساعدك إنشاء قائمة بمهامك على التركيز وتنظيم يومك. 

3. الجدولة

إذا كنت لا تستخدم حالياً جدولاً زمنياً، فيجب أن تبدأ على الفور. تسير هذه الاستراتيجية جنباً إلى جنب مع وضع قائمة مهام. في أثناء قيامك بإعداد قائمة المهام والمشاريع الخاصة بك، يجب عليك أيضاً وضع جدول زمني؛ وهذا ينطوي على إعطاء كل مهمة وقتاً محدداً لإنجازها، وبهذا تضمن الالتزام بجميع المواعيد النهائية الخاصة بك، ولا تهمل القيام بأيٍّ منها.

لا تقلل من تقديرات وقتك لكل مهمة أو مشروع حتى يكون الجدول الزمني واقعياً. آخر شيء تريده هو أن تأخذ الوقت الكافي لتجميع قائمة وجدول زمني ينتهي به الأمر إلى جعلك تشعر وكأنَّك لم تخصص له الوقت الكافي من العمل.

تعلَّم كيفية عرض تقويمك، مع التركيز على الصورة الأكبر. ولا تركز فقط على ما يحدث اليوم وغداً. ألقِ نظرة على الأسابيع القادمة. وتعلَّم توقع ما هو قادم، وفكِّر في خطوات قليلة إلى الأمام.

4. تخصيص الموارد 

في حين أنَّك قد تفكر في فكرة تخصيص الموارد بصفتها مجرد شيء يجب على شخص آخر في شركتك القلق بشأنه، فإنَّ تبني مبادئ هذا المفهوم ضمن مكان عملك الخاص قد يوفر لك الوقت ويجنِّبك الصداع. 

على سبيل المثال، ضمان أن يكون مكان عملك أنيقاً وسهل التنقل ضمنه قد يجعلك مساعداً أفضل؛ لذا رتِّب منطقة عملك لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة. يمكنك تقليل الوقت والجهد الذي يستغرقه إنجاز الأمور. حتى وضع آلة تصوير المستندات بجوار المكان الذي تحتفظ فيه بمستلزماتك الورقية قد يساعد في توفير بعض الخطوات التي تزيد من إنتاجيتك في نهاية المطاف. المهارات التنظيمية التي يستخدمها المساعدون الإداريون ضرورية لنجاح أي شركة أو قسم. 

لذا من الذكاء إنشاء نظام لحفظ الملفات. في حين أنَّ معظم الملفات ستكون رقمية، فأنت ما تزال بحاجة إلى معرفة أين يتم تخزين كل ما تحتاجه. البحث عن الملفات المفقودة سيستغرق الكثير من وقتك، وخصوصاً عندما تبحث عن أشياء في غير محلها. لذا عليك التأكد من أنَّ جميع ملفاتك في المكان الصحيح، ومسماة بشكل صحيح. ويجب أن يكون لديك مستند رئيسي لجميع ملفاتك، مع موقع تلك الملفات.

5. تحديد الأهداف

لا شيء أفضل من وضع هدف وتحقيقه. امنح نفسك هذا النوع من الإشباع كلما أمكنك القيام بذلك. 

حدد لنفسك أهدافاً يومية وأسبوعية وشهرية وفصلية وسنوية. يمكن أن تكون أهدافاً صغيرة مثل، “الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني في غضون 24 ساعة”، أو نبيلة مثل، “تطوير مهارات المساعدة الإدارية الرئيسية حتى أتمكن من تطوير المساعدين الآخرين”. ستساعدك كل من الأهداف الصغيرة والكبيرة على تطوير الدافع والانضباط الذي تحتاجه لإنجاز المهام.

تذكر أن تكون مرناً؛ فلا بأس من إضافة أهداف جديدة على مدار العام، أو تعديل هدف موجود. يمكن أن يكون عالم الأعمال متقلباً ولا يمكن التنبؤ به، لذلك كن دائماً على استعداد لتغيير المسار إذا لزم الأمر.

6. التفويض

سيتيح لك تعلم تفويض المهام إلى أعضاء الفريق الآخرين مزيداً من الوقت للتركيز على المشاريع رفيعة المستوى. قد تعتقد أنَّك توفر الوقت والمال من خلال القيام بكل شيء بنفسك. لكن في الحقيقة، يمكنك توفير قدر كبير من الوقت والجهد من خلال تفويض المهام إلى الأشخاص المناسبين، والتركيز على النشاطات الأساسية التي ستجني لك المال. 

بعد أن تحدد أولاً المهام التي ترغب في تفويضها، سيتعيَّن عليك التأكد من اختيار الأشخاص المناسبين الذين تريد تفويض المهام إليهم. تأكد من أنَّهم أشخاص تثق بهم ولديهم ميل لمعالجة المهام، مع الدافع والاهتمام بالتفاصيل. 

عند إجراء عملية التسليم، تأكد أنَّ أعضاء الفريق لديهم فهم واضح لما يتعيَّن عليهم القيام به. شجعهم على طرح أسئلة المتابعة والتحقق مرة أخرى معك إذا ما صادفتهم أي عقبة كانت. 

7. التعاون

هل تعتقد أنَّ التعاون هو نفسه العمل الجماعي؟ فكر مجدداً. يتيح التعاون مساحة لوجهات النظر المختلفة، والمنهجيات الفريدة، والنقاشات الصريحة. وهذا يمثل خروجاً عن الفكرة التقليدية للعمل الجماعي. عند التعاون، ليس شرطاً أن يكون الجميع على متفقين، أو حتى أن يكون لديهم نفس الهدف المنشود. في الواقع، تزداد الإنتاجية عندما يحترم أعضاء الفريق مناصبهم في أثناء العمل بشكل تعاوني لتحقيق أهداف “الصورة الأكبر”.

إنَّ تبنِّي فكرة أنَّك معزول وبمفردك أمر غير صحيح، ويمكن أن يكون ضاراً بمهنتك. بدلاً من ذلك، تعلَّم العمل مع أقرانك. ولا تخجل من الاستفادة من خبراتهم ومعرفتهم ومهاراتهم. من المحتمل أن تتعلم شيئاً جديداً، وتعزز علاقة رئيسية مع عضو آخر في الفريق.

يمكن أن تساعدك هذه التقنيات السبعة على تحسين مهاراتك التنظيمية بطرق عملية وقابلة للتطبيق. دعنا نواجه الأمر: عملك مرهق بالفعل بما فيه الكفاية. لكن بمجرد أن تبدأ بتنفيذ هذه الاستراتيجيات، ستلاحظ على الأرجح اختلافاً ملحوظاً في سير يومك، ومدى شعورك بالسيطرة عليه، ومدى شعورك بالإنجاز عند نهايته. في جنون عالمنا الحديث، هذا وحده يستحق الشيء الكثير.

المصدر