متى وكيف توظف موظفين جدد؟

علامات تشير إلى أنَّ الوقت قد حان لإجراء عملية توظيف

في الشركات الصغيرة، غالباً ما يتولى الموظفون مسؤولية العديد من الأدوار الوظيفية، ويتنقلون كثيراً من مهمة إلى أخرى ويعملون خارج تخصصاتهم لمواكبة نمو الأعمال. 

رغم أنَّ هذه القدرة على العمل عبر الأقسام المختلفة دليل على المرونة وسعة الحيلة والقدرات القيادية، إلا أنَّها يمكن أن تكون أيضاً دليلاً على أنَّ موظفيك مرهقون للغاية؛ إذ يمكن أن يؤدي هذا الحمل الزائد في النهاية إلى إصابتهم بالإرهاق وانخفاض إنتاجيتهم وعدم كفاءتهم في أداء مهامهم.

للحفاظ على نمو عملك وإبقاء معنويات موظفيك عالية، احترس من العلامات الآتية التي تدل على أنَّ الوقت قد حان لتنمية فريقك:

• معدلات عالية في التسرب الوظيفي.
• ارتفاع غير عادي في شكاوى العملاء.
• ارتفاع تكاليف العمل الإضافي.
• كثرة حالات عدم تحقيق الأهداف.
• الحاجة المتكررة إلى تمديد المواعيد النهائية.
• عدم القدرة على تولي مشاريع جديدة أو استقبال عملاء جدد.
• الحاجة إلى مهارات متخصصة.
• إن كنت لم تأخذ إجازة منذ شهور.

فوائد توسيع فريقك

يوفر تعيين الموظفين فرصاً لا مثيل لها لزيادة إيرادات شركتك وقدرتها وتعزيز تميُّز علامتك التجارية. 

يمكن للموظف الجديد المناسب أن:

• يأخذ عملك إلى المستوى التالي

يمكن للموظف الجديد أن يجلب معه المهارات التي تستغرق سنوات لتطويرها، مما يسمح لك بالعمل على تحقيق إيرادات أكبر، وملء فجوات المهارات في شركتك وتعزيز نموها بعملية توظيف واحدة فقط.

• يوفر وقتاً للتركيز على الأهداف الرئيسية

يمنحك تعيين موظف جديد الفرصة لتفريغ المهام وزيادة طاقتك وإنتاجيتك، وتوفير الوقت لك ولأعضاء فريقك للتركيز على ما هو مهم.

• يجلب الإلهام والمنظور

يمكن للموظفين الذين يجلبون أفكاراً جديدة ونهج تفكير مستقبلي ضخ الإبداع والابتكار في عملك، مما يساعدك على إجراء تحسينات في آلية العمل، ومعرفة الفرص الجديدة ومساعدة الفريق على رؤية الأشياء من منظور جديد لتحفيز التقدم والنمو.

كيف تقوم بعملية توظيف مثالية في 13 خطوة بسيطة؟

1. ابحث في الأمر

استعد لتوظيف موظفين جدد من خلال النظر في توصيفات وظيفية مماثلة وتصفح السير الذاتية للمرشحين المؤهلين لفهم المهارات والخبرات المطلوبة لأدوار مثل وظيفتك. 

راقب توجهات الوظائف في منطقتك الجغرافية ومجال عملك لتحديد المسميات الوظيفية الأكثر شيوعاً، والكلمات الرئيسية التي يبحث عنها المرشحون للوظائف، وقارن بين الرواتب لتحديد الرواتب المناسبة للأدوار الوظيفية المتاحة في شركتك. 

وللمساعدة في إرساء الأساس لكتابة إعلان وظيفي تنافسي، ضع قائمة بمهام الوظيفة الرئيسية التي سيكون موظفك الجديد مسؤولاً عنها، وفكر في الخصائص التي سيحظى بها المرشح المثالي.

2. اختر مسمىً وظيفياً مناسباً

انشر وظيفة مجانية على مواقع التوظيف باستخدام مسمى وظيفي واضح وموجز يحتل مرتبة عالية في نتائج البحث ويجذب المرشحين المؤهلين. تجنَّب الكلمات الرنانة مثل “ساحر” أو “رائع” أو “خارق”، إذ من غير المحتمل أن يبحث المرشحون عن وظيفة باستخدام هذه المصطلحات. وبدلاً من ذلك، اختر مسمى وظيفياً قياسياً يبحث عنه الباحثون عن عمل. 

على سبيل المثال؛ سيَظهر توصيف وظيفي مثل: “مطور متكامل لتطبيقات الويب” في نتائج البحث أكثر من “عملاق في تطوير البرمجيات”. 

3. أنشئ توصيفاً وظيفياً متميزاً

للتنافس مع الشركات الكبرى، اتبع أفضل الممارسات للحصول على توصيف وظيفي واضح وهادف. فكر فيما من المرجح أن يبحث عنه مرشحك المثالي، وقم بتضمين هذه الكلمات الرئيسية الشائعة في توصيفك للحصول على أقصى قدر من الوضوح. وقم بتضمين توصيفات دقيقة لمسؤوليات الوظيفة ومتطلباتها ومكافآتها؛ وذلك لتشجيع المرشحين المناسبين على التقدم إليها، مع الحفاظ على نبرة المحادثة ودية وتعطي المعلومات اللازمة.

4. راجع السير الذاتية لمقدمي الطلبات

عندما يكون لديك العديد من المتقدمين، يحين وقت البدء في تضييق نطاق مجموعة المرشحين بناءً على سيرهم الذاتية. قم بتصفية المتقدمين الذين لا يتطابقون مع متطلبات الوظيفة الرئيسية عن طريق إرسال بريد إلكتروني يعلمهم بأنَّك قد رفضتهم. 

ولتحديد السير الذاتية التي يجب إضافتها إلى الطلبات “المقبولة” أو “الممكن قبولها”، ابحث عن الدلالات الآتية التي تُظهر دوافع المرشحين وخبراتهم وأساليب عملهم:

• دليل على إنجازات المرشحين السابقة.
• مدة العمل في الأدوار الوظيفية السابقة (يمكن أن تكون فجوات التوظيف علامة لا تبشر بالخير).
• التقدم الوظيفي الجيد.
• القدرة على الانتباه إلى التفاصيل (هل السيرة الذاتية مليئة بالأخطاء النحوية والإملائية؟).
• المهارات والخبرات التي تناسب التوصيف الوظيفي.

بعد مراجعة السير الذاتية، تواصل مع أفضل المرشحين لمعرفة المزيد عن مؤهلاتهم. سيساعدك هذا في إنشاء قائمة مختصرة لأفضل المرشحين، وتحديد من يجب عليه المضي قدماً في عملية التوظيف. يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني لمعرفة المزيد عن تجربة المرشحين، أو البدء في جدولة مواعيد لإجراء مقابلات توظيف. 

5. قابل أفضل المرشحين

عند إجراء مقابلات مع المرشحين، ابدأ باتصال مرئي سريع مدته من 15 إلى 30 دقيقة لمعرفة ما إذا كانوا يستوفون معايير التوصيف الوظيفي الأساسي، ولتحديد ما إذا كان هناك توافق متبادل بينكم. 

بعد ذلك، قم بدعوة ثلاثة – على الأقل – من أكثر المرشحين الواعدين إلى إجراء مقابلة شخصية، واطرح أسئلة استراتيجية تكشف عن مهاراتهم ومؤهلاتهم وسماتهم الشخصية ومستوى حماستهم تجاه الوظيفة والشركة.

فيما يلي بعض الأسئلة العامة التي من الممكن طرحها:

• أخبرني عن نفسك.
• لماذا أنت مهتم بهذا المنصب / الشركة؟
• ما هي نقاط قوتك وضعفك؟
• ما هو أكثر إنجاز مهني تفتخر به؟
• صِف بيئة عملك المثالية.

نصيحة خبراء: قم بتدوين الملاحظات فوراً بعد كل مقابلة حتى تتذكر نقاط القوة والضعف لكل مرشح بشكل أوضح عندما يحين وقت اتخاذ قرار التوظيف النهائي.

6. تحقق من قائمة الإحالات

يعد التحقق من قائمة الإحالات طريقة رائعة لاكتساب رؤى إضافية والتحقق من المهارات والتأكد من أنَّك توظف موظفين صادقين بشأن خبرتهم ومؤهلاتهم الوظيفية. اطلب ثلاث جهات تواصل على الأقل من أفضل المرشحين، واتصل بهم بسرعة.

ضع في حسبانك أن تسأل هؤلاء ثلاثة إلى خمسة من الأسئلة التالية:

• هل يمكنك تأكيد دقة المسمى الوظيفي للمرشح والمسؤوليات وتواريخ البدء والانتهاء؟
• منذ متى وأنت تعرف أو عملت مع المرشح؟
• أخبرني عن طبيعة العمل مع المرشح.
• لماذا ترك عمله؟
• ما هي نقاط قوته وضعفه؟
• لماذا يجب عليَّ توظيف هذا المرشح؟

7. أبقِ جهود التوظيف خاصتك منظمة

عندما تقوم بالتوظيف لعدة أدوار وظيفية، أو يتقدم إليك عشرات المتقدمين لشغل وظيفة واحدة في شركتك؛ يمكن أن تصبح الأمور مربكة بسرعة. لذا قم بتنظيم جهود التوظيف خاصتك وتتبع المرشحين المثيرين للاهتمام في أثناء تقدمهم خلال عملية التوظيف باستخدام حالات المرشح (جديد – تمت مراجعته – تم فحصه عبر الهاتف – مرفوض، إلخ)، وذلك مع تسجيل ملاحظات دقيقة ومفصلة لكل من نقاط القوة والضعف لدى المرشح. 

8. اختر المرشح المثالي

عندما يكون لديك عدة مرشحين تعتقد أنَّهم سيكونون مرشحين مناسبين، فقد يكون اختيار الشخص المناسب أمراً صعباً. ولاتخاذ قرار مناسب، فكر فيما تعلمته عن مهارات المرشحين وشخصيتهم وخبراتهم من سيرهم الذاتية ومقابلاتهم ومراجعهم. 

ضع في حسبانك مدى ملاءمة مرشحيك لفريقك وثقافة شركتك، وقارن الملاحظات مع أي شخص آخر شارك في عملية التوظيف. من الهام التفكير فيما يحتاجه عملك، واختيار المرشح الذي سيساعدك على تحقيق أهدافك.

9. قدم عرض عمل

عندما تختار أفضل مرشح لديك، يحين وقت تقديم عرض عمل. 

قبل إرسال خطاب العرض الرسمي، أرسل بريداً إلكترونياً إلى المرشح لتحديد موعد لإجراء مكالمة هاتفية. وفي أثناء المكالمة، عبر عن حماستك بشأن دعوته للانضمام إلى فريقك وتقديم عرضك، بما في ذلك الراتب والمزايا وتاريخ البدء وغيره؛ وإذا قبل المرشح عرضك الشفهي، فأرسل خطاباً رسمياً مكتوباً. 

يجب أن يغطي عرضك الكتابي كل ما تحدثت عنه في المكالمة الهاتفية.

10. أخطِر المرشحين المرفوضين في أقرب وقت

أظهر استطلاع أجراه موقع إنديد في عام 2019، أنَّ 77٪ من المرشحين يكونون تصوراً سلبياً عن الشركة إذا لم يتلقوا رداً بعد تقدمهم إليها؛ لذا قم بإخطار المرشحين المرفوضين بمجرد أن تعرف أنَّهم لا يناسبون الوظيفة المعروضة. 

وبالنسبة للمرشحين الذين وصلوا إلى هذا الحد في عملية التوظيف، فقم بتقديم رفض سريع وشخصي عبر الهاتف. كن صريحاً ولكن داعماً؛ وذلك من خلال تقديم ملاحظات بنَّاءة تساعدهم على فهم سبب رفضهم، وتمنَّ لهم التوفيق في البحث عن عمل.

11. تولَّ أمر التزاماتك القانونية

عند تعيين موظف جديد، توجد مجموعة متنوعة من المتطلبات القانونية التي يجب أن تفي بها للامتثال لقوانين العمل، خاصةً إذا كان هذا هو أول تعيين لك. يبقى من الأفضل دوماً الاتصال بخبير قانوني للحصول على مساعدة أفضل في تولي زمام أمور الجوانب القانونية لعملية التوظيف.

12. راجع عملية تجهيز موظفيك الجدد

تجعل عملية تجهيز الموظفين الرائعة موظفكَ الجديد يشعر بالترحيب، وتساعد في جعله موظفاً مخلصاً ومنتجاً، وتهيئه للنجاح في دوره الجديد. في اليوم الأول لموظفك، تجول معه في المبنى، وأرهِ مساحة العمل المخصصة له، وزوده بتفاصيل حول طريقة الوصول إلى المبنى، ومعلومات تسجيل الدخول إلى البريد الإلكتروني، والأدوات التي سيحتاجها.

13. قس مدى نجاحك

تتبع نتائجك لتقييم أدوات التوظيف خاصتك، وتأكد من أنَّ استثماراتك في عملية التوظيف قد أتت أُكُلها.

المصدر