المهارات الرئيسية للسكرتارية

تحتاج المكاتب عادة إلى مهنيين إداريين بهدف تنظيم هذه المكاتب والإبقاء على كفاءتها وإنتاجيتها. يعد استخدام مهارات السكرتارية طريقة رئيسية لضمان عمل الشركة بسلاسة. يمكنك استخدام مهارات السكرتارية في يوم العمل لإكمال المهام الإدارية والكتابية وإدارة المهام بفاعلية. في هذه المقالة، نستعرض الأنواع المختلفة من مهارات السكرتارية التي يجب امتلاكها، ونستعرض لماذا هي هامة.

المهارات الرئيسية للسكرتارية

المهارات الرئيسية للسكرتارية

من الهام أن تتمتع بمهارات السكرتارية لأنَّها تساعد المنظمة على العمل بسلاسة من خلال التعامل المهني مع المهام التنظيمية والإدارية الهامة؛ حيث تتيح لك مهارات السكرتارية التعامل مع مجموعة واسعة من المسؤوليات، من جدولة المواعيد إلى تدوين ملاحظات الاجتماعات إلى تنظيم الملفات الأساسية للشركة.

أفضل 10 مهارات للسكرتارية

تشمل أفضل مهارات السكرتارية التي تفيد المهنيين الإداريين ما يلي:

1. التواصل الشفهي والكتابي

غالباً ما يستخدم المحترفون التواصل اللفظي والكتابي في المكاتب لإكمال العديد من المهام، مثل إرسال رسائل إلكترونية إلى العملاء أو الموظفين، والرد على المكالمات الهاتفية وتحية الضيوف إذا كانوا يعملون في قسم الاستقبال. تتيح لك القدرة على التواصل بوضوح مع الآخرين نقل رسائل هامة بين المديرين التنفيذيين والعملاء والموظفين.

2. المهارات الحاسوبية والتقنية

يمكنك إكمال معظم الواجبات الإدارية على جهاز كمبيوتر باستخدام تطبيقات الشركة أو برامج وأنظمة أخرى. يجب أن تعرف أيضاً كيفية استخدام الأجهزة الأساسية الأخرى من المعدات المكتبية، مثل الطابعات أو الماسحات الضوئية لعمل نسخ للمديرين التنفيذيين أو الموظفين، أو لطباعة المواد الأساسية لتكون متاحة للاستخدام، والرجوع إليها لاحقاً.

كما يجب على المهنيين الإداريين استخدام الأجهزة التي توفرها الشركة، والتي يمكن أن تكون أجهزة كمبيوتر مكتبية أو محمولة أو أجهزة لوحية. يفضل العديد من المديرين التنفيذيين أن يستخدم الموظفون منصات برامج الجدولة لضمان أن تكون جميع مواعيدهم ومهامهم في موقع واحد يسهل الوصول إليه. لتحسين مهاراتك التقنية والتميز أمام أرباب العمل، تقدم لك العديد من المنصات والأنظمة برامج تعليمية عبر الإنترنت يمكنك الخضوع إليها وإبرازها في سيرتك الذاتية.

3. الكتابة وتدوين الملاحظات

يجب على العديد من الإداريين تدوين الملاحظات خلال الاجتماعات؛ لذا يتعيَّن عليك أن تتمتع بمهارات رائعة في تدوين الملاحظات من أجل تدوين المعلومات الأساسية بسرعة ونقلها إلى الموظفين والمديرين التنفيذيين. يمكن أن تساعدك مهارات الكتابة السريعة في تدوين الملاحظات بكفاءة في أثناء الاجتماع، وكتابتها بتنسيق بريد إلكتروني واضح ومنظم وبسيط يمكن للآخرين مشاهدته والرجوع إليه. كما يمكن أن تساعدك معرفة الاختزال “Shorthand” على مواكبة المحادثات ومنعك من تفويت أي نقاط رئيسية في أثناء الاجتماعات.

4. التنظيم

بصفتك إدارياً محترفاً، قد تكون المسؤولية الرئيسية هي إبقاء جميع الملفات ومعلومات الشركة والمستندات مرتبة ومنظمة؛ فهذا يتيح لك وللموظفين الآخرين استردادها بسرعة وإبقاء المستندات مخزنة بأمان لمنع تسرب بيانات الشركة الهامة.

قد تكون مسؤولاً عن تخزين أشكال مختلفة من معلومات الشركة، مثل قواعد البيانات الإلكترونية أو الملفات الورقية. فكِّر في بناء نظام تنظيمي ضمن مجلد أو ملف حتى يتمكن الآخرون من استخدامه للعثور بسرعة على الملفات المعينة التي يبحثون عنها.

التفكير النقدي
التفكير النقدي

5. حل المشكلات والتفكير النقدي

قد يتوقع منك المديرون التنفيذيون أن تقوم بكفاءة باتخاذ قرارات حاسمة للشركة، كما قد تكون هناك أيضاً بعض التحديات التي قد تواجهها المنظمة والتي تتطلب حلولاً سريعة ومنطقية. يجب عليك استخدام قدراتك على حل المشكلات والتفكير النقدي للتوصل إلى استراتيجيات مبتكرة يمكن أن تحسن أداء الشركة وتحل أي مشكلات تتعلق بعملها.

6. الانتباه للتفاصيل

قد يطلب بعض المديرين التنفيذيين من الإداريين مراجعة أو تدقيق المستندات لهم. يجب أن يكون لديك اهتمام كبير ورائع بالتفاصيل لاكتشاف أي أخطاء أو تناقضات في هذه المواد قبل إرسالها إلى العملاء أو أصحاب المصلحة أو غيرهم. قد تكون هناك مهام أخرى من المتوقع أن تنجزها بسرعة طوال اليوم تتطلب منك اكتشاف أي مشكلات أو أخطاء، مثل إجراء ترتيبات السفر أو جدولة المواعيد.

7. مهارات خدمة العملاء

قد يطلب منك المسؤولون التنفيذيون التواصل مع العملاء نيابة عنهم للإجابة عن الأسئلة، أو جدولة الاجتماعات أو نقل المعلومات الهامة. يجب أن تتمتع بعقلية مهنية صبورة ومهذبة عند العمل مع العملاء لضمان تمتعهم بعلاقة إيجابية مع الشركة؛ لذا تذكر أن تبتسم عندما يدخل العملاء إلى المكتب أو يقتربون من مكتبك، وكن إيجابياً عند التحدث معهم، حتى لو كانوا يشكون أو يعبِّرون عن مخاوفهم.

8. المرونة والقدرة على التكيُّف

يمكن أن يشكل المكتب بيئة سريعة الخطى، لذلك ستحتاج إلى أن تظل قادراً على التكيُّف، وعلى العمل بشكل صحيح في أوقات الضغط العالي. قد يكون لدى المديرين التنفيذيين مواعيد أو اجتماعات يجب أن يحضروها، أو مهام مستعجلة في اللحظة الأخيرة يتوقعون منك الانتهاء منها، مما يتسبب بإيقاف مهامك الحالية مؤقتاً للتركيز على مهام جديدة. يجب أن تكون قادراً على التكيُّف مع الأجواء المتغيرة وضبط جدولك الزمني وفقاً لذلك لضمان عدم التخلف عن المواعيد النهائية، أو الالتهاء بالتغييرات غير المتوقعة.

9. إدارة الوقت وتعدد المهام

قد يقوم المديرون التنفيذيون بإسناد العديد من المهام والمشاريع في وقت واحد، والتي من المتوقع أن تنتهي منها ضمن مواعيد نهائية ضيقة. ضع في حسبانك اعتماد نظام إدارة المهام لتنظيم مهامك وتواريخ استحقاقها بشكل فعال لتحديد أولوياتها وفقاً لذلك. يمكن أن يمنعك هذا من نسيان إكمال أي مهام، أو التخلف عن المشاريع الهامة.

قد تكون هناك أيضاً أيام يتم فيها إسناد العديد من المشاريع التي يجب عليك إرسالها في نفس الوقت تقريباً. عند حدوث ذلك، قد يتوقع المسؤولون التنفيذيون منك استخدام مهاراتك في المهام المتعددة لإكمال هذه العناصر في أثناء العمل على مهام أخرى. قد يحدث هذا بشكل خاص إذا كنت تكمل العديد من المسؤوليات للعديد من المديرين التنفيذيين أو الموظفين في وقت واحد.

10. العرض والخطابة

قد تكون مسؤولاً عن بناء العروض التقديمية للمديرين التنفيذيين، مما يتطلب معرفة منصات العروض التقديمية المختلفة والمعلومات الرئيسية للشركة. استخدم مهارات العرض التقديمي ومهارات البحث الخاصة بك لجمع معلومات الشركة وبياناتها وإحصاءاتها لبناء عروض تقديمية قيمة للموظفين أو العملاء أو أصحاب المصلحة.

قد يطلب منك أرباب العمل التحدث إلى الجماهير خلال الاجتماعات أو المناسبات، لذلك يمكن أن تساعدك مهارات الخطابة القوية على تقديم عروض توضيحية مقنعة وجذابة.

المصدر

Shares

مسارات مهنية ذات صلة

الاستراتيجيات التي يقوم عليها التسويق التعاطفي

كل شيء عن مهنة محلل الموارد البشرية

الذكاء الاصطناعي: أفضل 10 أدوات لمصممي الجرافيك

error: Content is protected !!
We use cookies to improve your experience on our website. By browsing this website, you agree to our use of cookies.

تسجيل الدخول

إنشاء حساب

كلمة سر منسية