مهارات هامة للوظائف الكتابية

مهارات هامة للوظائف الكتابية مفيدة لأي شخص يعمل في مكتب تقريباً؛ إذ يتعيَّن على معظم الموظفين القيام ببعض الأعمال الكتابية على الأقل. لذا فإنَّ هذه المهارات هامة بغض النظر عن المسمى الوظيفي الرسمي. يجب أن يتمتع كتبة المكاتب والعاملون في مجال السكرتارية بصورة خاصة بمهارات كتابية قوية، ويؤدي الموظفون في هذه الوظائف معظم المهام اليومية للمكتب.

أنواع الوظائف الكتابية

في حين يستخدم بعض الأشخاص هذه الألقاب الوظيفية ترادفياً، يختلف كتبة المكاتب والعاملون في مجال السكرتارية عن المساعدين الإداريين. غالباً ما يحتاج المساعدون الإداريون “Administrative assistants” إلى شهادة جامعية، ويتم منحهم المزيد من المسؤوليات، بما في ذلك قيادة المشاريع، وأحياناً إدارة الفرق.

وعلى النقيض من ذلك، لا يحتاج الكتبة والسكرتيرات عادة إلى تعليم مكثف يتجاوز شهادة المدرسة الثانوية؛ على الرغم من وجود برامج للتعليم العالي تركز على أعمال السكرتارية والأعمال الكتابية. يدير الكتبة والعاملون في مجال السكرتارية العمليات اليومية للمكتب، ولكنَّهم لا يضطلعون عموما بمسؤوليات إدارية.

ويعملون في مجموعة متنوعة من الصناعات، بما في ذلك المالية والأعمال والطب والحكومية والقانونية.تتطلب بعض هذه الوظائف مهارات محددة؛ ومع ذلك، توجد مهارات أساسية ضرورية لكل كاتب ومساعد إداري.

أفضل المهارات الكتابية

تصف القائمة أدناه المهارات الكتابية التي يبحث عنها أرباب العمل في المرشحين للوظائف، وترد في هذا التقرير قائمة مفصلة بأهم خمس مهارات كتابية، وقوائم تكميلية بالمهارات الإدارية ذات الصلة.

الانتباه للتفاصيل

يتضمن العمل الكتابي الانتباه إلى التفاصيل اليومية لأمور مكتبية قد يتغاضى عنها الآخرون؛ مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني وتتبعها وتتبع المواعيد ومراجعة المستندات. بصفتك كاتباً أو سكرتيراً، من الهام التركيز على هذه التفاصيل وعدم ترك أي شيء يُفلت منهم. على سبيل المثال، من المتوقع أن يقوم الكتبة بمراجعة المستندات بحثاً عن أي أخطاء مطبعية أو أخطاء من نوع آخر قبل إرسالها إلى أصحاب المصلحة.

• الإصغاء الفعَّال.
• المهارات التحليلية.
• الاجتهاد.
• تحديد المخاطر.
• إجراء ترتيبات السفر.
• المراقبة والرصد.
• المهارات التنظيمية.
• التخطيط.
• تحديد الأولويات.
• مهارة حل المشكلات.
• الاستدلال المنطقي.
• حفظ السجلات.
• جدولة المواعيد.
• إدارة الوقت.
• الطباعة.

الاتصالات

يحتاج العاملون في المجال الكتابي إلى مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية مع الرؤساء والزملاء والعملاء؛ فهم عادة ما يجيبون على الهواتف، ويكتبون المذكرات، ويرسلون رسائل البريد الإلكتروني، ويحيون العملاء والزبائن.يجب أن يكونوا قادرين على الحديث والكتابة بوضوح وفاعلية، وبطريقة يسهل فهمها. يتواصل الكتبة والعاملون في مجال السكرتارية مع العديد من الشخصيات المختلفة بصورة يومية، لذا فإنَّ معرفة كيفية التواصل بفاعلية مع زملاء العمل سيعني الفارق بين مهنة طويلة الأجل ومهنة قصيرة الأجل. 

• الرد على الهواتف.
• الاتصالات.
• المراسلات.
• خدمة العملاء.
• التفويض.
• إرسال واستقبال البريد الالكتروني.
• إرسال رسائل بالفاكس.
• المهارات اللغوية.
• الإصغاء.
• التواصل الشفهي.
• التدقيق اللغوي.
• العمل ضمن فريق.
• التواصل الكتابي.

مهارات الكمبيوتر

في هذا اليوم وهذا العصر، تعد مهارات الكمبيوتر أمراً بالغ الأهمية لأي وظيفة كتابية. يجب أن يطبع الكتبة والعاملون في مجال السكرتارية طباعة سريعة ودقيقة. كما أنَّهم عادة ما يتعيَّن عليهم القيام بإدخال البيانات، لذا يجب أن تكون على دراية بمايكروسوفت إكسل وبرامج إدخال البيانات الأخرى. كما يجب أن يكونوا على دراية ببرامج الأوفيس الأخرى، مثل الوورد والباوربوينت؛ وأي مهارات حاسوبية إضافية مثل القدرة على تصميم صفحات على الشبكة أو تحريرها، ستُعدُّ إضافة كبيرة.

• إدخال البيانات.
• إدارة البيانات.
• تصوير البيانات.
• إجادة قواعد البيانات.
• النشر المكتبي.
• التقويمات الرقمية (آوتلوك وجوجل، وغيرها).
• التواصل عبر البريد الإلكتروني.
• مايكروسوفت أوفيس.
• العمل على الأجهزة المكتبية.
• العمل على جداول البيانات.
• الطباعة.
• معالجة النصوص.

المهارات الرياضية

يتضمن العمل الكتابي الحساب، والذي يتطلب مهارات رياضية أساسية لفهم المعلومات العددية. بعض الكتبة مسؤولون بدرجة معينة عن مسك الدفاتر أو عن بعض عمليات المحاسبة للشركة، من بين واجبات حسابية أخرى. سوف ينجح الكتبة القادرون على القيام بهذه الوظائف بسرعة وكفاءة في هذه الأدوار الوظيفية. إذا لم تكن عالم رياضيات، فلا تقلق؛ فقط تأكد من امتلاك مهارات أساسية بالرياضيات والتفكير التحليلي. 

• المحاسبة.
• الدقة.
• العمليات الحسابية.
• تجهيز الفواتير.
• مسك الدفاتر.
• وضع الميزانيات.
• تحليل البيانات.
• حساب النفقات.
• التفكير المنطقي.
• تنظيم المعلومات.
• العمل على جداول البيانات.
• فهم التوجهات.
• الموازنة بين الخيارات المختلفة.

المهارات التنظيمية

يجب أن يكون الكتبة منظمين لأنَّهم مسؤولون عن التأكد من أنَّ المكتب يعمل بسلاسة، وستشمل مهامهم تتبع الجدول الزمني لرب العمل، والرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية، وتنظيم الملفات.

إنَّ امتلاك مهارات تنظيمية قوية سيسمح لك بتنفيذ هذه المهام بفاعلية، فمثلاً؛ تدوين المهام والأشياء التي يجب تذكرها على ملاحظات لاصقة هي طريقة لضمان عدم نسيان أي شيء.

• التقييم.
• التعاون.
• اتخاذ القرارات.
• التفويض.
• تسليم البريد.
• التوثيق.
• الفاعلية.
• حفظ الملفات.
• المهارات الإدارية.
• تعدد المهام.
• إدارة المكاتب.
• الرقابة.
• التصوير الفوتوغرافي.
• التخطيط.
• تحديد أولويات المهام.
• حفظ السجلات.
• الفرز.
• إدارة الوقت.

حل المشكلات

أن تكون حلالاً قوياً للمشكلات هو مفتاح إنجاز المهام والقضايا الكتابية بفاعلية حال ظهورها. اعتماداً على نطاق دورك الوظيفي، سيتعيَّن عليك حل المشكلات مع العملاء أو بين الزملاء أو تلافي الأخطاء التقنية. إنَّ القيام بذلك في الوقت المناسب مع الحفاظ على الهدوء تحت الضغط سيضمن أفضل نتيجة في كل مرة.

• الإنصات.
• القدرة على التكيُّف.
• المهارات التحليلية.
• الاتصالات.
• التفكير الإبداعي.
• التفكير النقدي.
• التعامل مع شكاوى الزبائن.
• اتخاذ القرارات.
• التفويض.
• المهارات العاطفية.
• مهارات التعامل مع الآخرين.
• الحصافة.
• المرونة.
• إدارة المخاطر.
• اكتشاف الأخطاء التقنية.

حُسن التدبير

بصفتك كاتباً، ستساعدك القدرة على التكيف على الازدهار في بيئة سريعة الخطى. من المتوقع أن تنجز المهام خلال أوقات التغيير، وأن تكون مصدراً موثوقاً لزملائك. سيتطلب القيام بذلك مجموعة من المهارات، من تعدد المهام والتفكير النقدي إلى الانفتاح على الآخرين. قد تكون هناك بعض الحالات التي يكون فيها رئيسك أو مديرك غير قادر على مساعدتك في اكتشاف الأخطاء وإصلاحها. إذا كانت لديك القدرة على العمل بشكل مستقل تحت الضغط، فستكون موظفاً بارزاً.

• الفطنة الإدارية.
• التفكير الإبداعي.
• المرونة.
• التعامل مع الاستفسارات.
• الاستقلالية.
• مراقبة موجودات المكتب.
• تعدد المهام.
• الانفتاح الذهني.
• الثبات والاستمرارية.
• التصوير والمسح الضوئي.
• التفكير الاستباقي.
• مهارة حل المشكلات. 
• الانضباط الذاتي.

المهارات الناعمة الهامة

بالإضافة إلى هذه المهارات الكتابية الخمس الأولى، يمتلك أفضل العاملين في المكاتب مهارات ناعمة “Soft skills” غالباً ما تكون سمات شخصية فطرية وليس مهارات مكتسبة.

تشمل المهارات الشخصية والعمل الجماعي، والمرونة والاستقلالية والقدرة على التكيف والإبداع؛ وهي خصال رئيسية لمديري المكاتب وموظفي الاستقبال والمساعدين الشخصيين والمساعدين المكتبيين والمساعدين التنفيذيين. 

في الختام

اقرأ التوصيف الوظيفي بعناية: 

ستتطلب كل وظيفة مهارات وخبرات مختلفة، لذلك ركز على المهارات التي يذكرها رب العمل.

استخدم الكلمات المفتاحية في سيرتك الذاتية: 

يستخدم أرباب العمل أنظمة تتبع للبحث عن كلمات مفتاحية محددة، لذلك من المرجح أن يتم اختيار السير الذاتية التي تتضمن هذه الكلمات.

أضف كلمات مفتاحية إلى خطاب التقديم الخاص بك: 

في نص رسالة التقديم، حاول ذكر واحدة أو اثنتين من هذه المهارات، وقدم مثالاً محدداً على وقت قمت فيه بإظهارها في العمل.

اذكر أمثلة عن مهاراتك في مقابلة التوظيف: 

في مقابلة التوظيف، تأكد من أنَّ لديك مثالاً واحداً على الأقل على وقت أظهرت فيه كل من أفضل خمس مهارات مدرجة في سيرتك الذاتية.

المصدر