مهارات الحاسوب

مهارات الحاسوب التي يجب على كل من يعمل في مجال السكرتارية امتلاكها

• الخلفية الدراسية

في السنوات الأخيرة، كان هناك تقدم كبير في مجال العلوم والتكنولوجيا. وهذا التقدم يزداد بوتيرة متسارعة، ويظهر أثره في جميع أنحاء العالم وفي جميع مناحي الحياة؛ فكل يوم نشهد ولادة منظمة جديدة. أدى هذا النمو المستمر في تنظيم الأعمال إلى حدوث تطور هائل في تكنولوجيا المكاتب.

لقد أدى بدوره إلى إدخال أنواع مختلفة من الآلات والأنظمة لتعزيز الكفاءة في مكاتب العمل. أحد هذه الآلات هو الكمبيوتر الذي يقدم العديد من المهارات والموارد والمعرفة مثل مهارات العمل على لوحة المفاتيح. وقد كان تأثير الكمبيوتر على المنظمات والمجتمعات هائلاً، إذ إنَّ الكمبيوتر هو في الأساس جهاز لأداء مهام معالجة المعلومات (أو البيانات).

كما أنَّه جهاز قادر على حل المشكلات المعقدة بسرعة فائقة. يساعد الكمبيوتر على تبسيط المهام المعقدة وتسريع العمل الروتيني وتخزين المعلومات واسترجاعها، وكذلك زيادة كفاءة العمل المكتبي بصورة عام.

هذا هو المكان الذي تتأثر فيه المعرفة الماهرة بإجراءات وممارسات العمل المكتبي بأجهزة الكمبيوتر. الكمبيوتر في معالجة الكلمات – على سبيل المثال لا الحصر – لا يحل محل كفاءة السكرتير، ولكن جاء لتعزيز أدائه الوظيفي من خلال تبسيط الوظائف المعقدة؛ ولا يمكن أداء هذه الوظائف بشكل أكثر فعالية إلا عندما يكون لدى السكرتير المهارة والمعرفة المطلوبة التي ينطوي عليها تشغيل الكمبيوتر.

إنَّ التكنولوجيا المحوسبة أقوى وأكثر تنوعاً ومرونة من التكنولوجيا الميكانيكية التي تخطاها الزمن الآن.

وعلى الرغم من أنَّ المهارات والانضباط سيكونان ضروريين، فإنَّ القدرة على الإلمام بمعالجات النصوص والحواسيب ومعدات النشر المكتبي والتطبيقات الحاسوبية والابتكارات المستقبلية ستكون مطلباً أساسياً.

• تحديد المشكلات

منذ إدخال الكمبيوتر إلى عالم الأعمال، يجد العاملون في مجال السكرتارية صعوبة في مواكبة أحدث التطورات التكنولوجية؛ وذلك بسبب وجود العديد من المشكلات المرتبطة باستخدام الكمبيوتر. وتلك المشكلات المرتبطة بالاستخدام ترتبط ارتباطاً شديداً بتكاليف الصيانة. تكلفة تحديث وصيانة الحواسيب عالية لدرجة أنَّ معظمهم يتم التخلص منه، مما يعوق عمل العاملين في مجال السكرتارية.

وتتمثل النفقات المتكررة في شكل تكاليف ثابتة مثل المحابر، وتدريب الموظفين، ودفع أجور خاصة لهؤﻻء الموظفين. صحيح أنَّ الكمبيوتر يقلل من مشكلات الكفاءة، لكن تظهر مشكلات أخرى مثل التأخير في الإنتاج بسبب تعطل الآلات.

كما يجد العاملون في مجال السكرتارية غير الملمين بالحاسوب صعوبة في التأقلم أو أداء واجباتهم بشكل جيد عند العمل في مكتب حديث. العديد من المكاتب الحديثة الآن لم تعد توظف سكرتيراً دون أن يكون ملماً بالعمل على الحاسوب.

• الغرض من الدراسة

الهدف من هذه الدراسة هو تحديد مهارات الكمبيوتر والمعرفة التي يجب امتلاكها:

1. تحديد مهارات الكمبيوتر والمعرفة التي يجب أن يمتلكها الطالب الذي يدرس السكرتارية.
2. التأكد من المكونات المختلفة للكمبيوتر.
3. معرفة مهارات الكمبيوتر وإتقان العمل على لوحة المفاتيح.
4. التأكد من تصنيف المستندات والعمل مع الملفات.
5. تحديد مهارات الكمبيوتر والمعرفة التي يجب أن يمتلكها الطالب الذي يدرس السكرتارية.
6. التعرف إلى تحديات تدريب العاملين في مجال السكرتارية على مهارات الكمبيوتر.

• نطاق الدراسة 

يركز هذا البحث على مهارات الكمبيوتر والمعرفة التي يجب أن يمتلكها العاملون في مجال السكرتارية.

• أسئلة البحث

لتحقيق الأهداف المذكورة أعلاه، تمت صياغة خمسة أسئلة بحثية، وسيوفر البحث إجابة عن هذه الأسئلة.

1. ما هي المهارات ذات الصلة بالكمبيوتر والعمل في مجال السكرتارية التي يجب أن تمتلكها؟
2. ما هي مكونات الكمبيوتر التي يجب أن يعرفها السكرتير؟
3. هل يمتلك العاملون في مجال السكرتارية مهارات الكمبيوتر والمعرفة بلوحات المفاتيح؟
4. هل تُسهِّل معرفة تجهيز المستندات وتصنيف الملفات عمل العاملين في مجال السكرتارية؟
5. ما هي تحديات تدريب العاملين في مجال السكرتارية على مهارات الكمبيوتر؟

• أهمية الدراسة

ستحدد هذه الدراسة مهارات الكمبيوتر والمعرفة التي يجب أن يمتلكها العاملون في مجال السكرتارية في المكاتب الحديثة، وتوصي بحلول لرفع مستوى الجميع في مجال الأعمال.

السكرتارية:

هذه الدراسة هامة لأنَّها ستساعد العاملين في مجال السكرتارية على معرفة ما إذا كانت مهارات الكمبيوتر هامة في أداء وظائفهم؛ وهذا لتقليل الجهل بالحاسوب إلى الحد الأدنى، وحيثما أمكن. كما سيساعد على توضيح الحجة بشأن ما إذا كان إدخال الكمبيوتر سيجعل العاملين في مجال السكرتارية عاطلين عن العمل أم لا.

أرباب العمل

من جانب أرباب العمل، سيساعدهم هذا البحث على معرفة العاملين المؤهلين في مجال السكرتارية في منظمتهم، أو في اختيارهم وتوظيفهم.

أخيراً، ستكون هذه الدراسة مفيدة لأولئك الذين يحتاجون إلى المعلومات؛ مثل المشرفين والمديرين والعاملين في مجال السكرتارية، وأولئك المهتمين بمعلومات السكرتارية.

• ملخص النتائج والاستنتاجات والتوصيات

يقدم هذا الفصل ملخصاً للنتائج والاستنتاجات والتوصيات، واقتراحاً لمزيد من البحث:

• ملخص النتائج:

1. تشمل مهارات الكمبيوتر والمعرفة التي يمتلكها العاملون في مجال السكرتارية مهارة التأقلم مع الوظائف الجديدة، ومهارة ملئ وتصنيف المستندات، والقدرة على البرمجة بلغات الكمبيوتر واستخدام لوحة المفاتيح.
2. من المتوقع أن يكون لدى العاملين في مجال السكرتارية معرفة بكيفية تشغيل البريد الإلكتروني.
3. سيتم تحقيق سرعة ودقة عالية في العمل المكتبي إذا كان العاملون في مجال السكرتارية أكفاء في معالجة الكلمات.
4. معرفة الحاسب الآلي وكفاءاته.

• الخاتمة

من تحليل البيانات المجمعة ومناقشة الملخص، تم التوصل إلى استنتاج بعيد الأمد فيما يتعلق بالمهارات والمعارف الحاسوبية المطلوبة من العاملين في مجال السكرتارية.

1. وهي أنَّ مهارة الكمبيوتر ذات الصلة يجب أن تساعد على تعيين سكرتير دون أدنى صعوبة.
2. مع المهارات الأكثر شعبية مثل القدرة على البرمجة، سيتم دفع أجور عالية للسكرتير لأنَّه من الصعب العثور على هكذا مرشحين لهذه الوظائف.

• التوصيات

ومن الاستنتاج الذي تم التوصل إليه، تم تقديم التوصية الآتية من أجل زيادة جودة العمل في مجال السكرتارية من خلال تزويد الأشخاص بالمهارات والمعرفة الحاسوبية المناسبة، وكذلك التحقق من الآثار المترتبة على عدم تحسينها.

1. يجب تضمين مهارات الكمبيوتر في المناهج الدراسية لطلاب السكرتارية طيلة فترة الدراسة.
2. ينبغي بذل المزيد من الجهود بحيث لا تقتصر المعرفة على النظريات فحسب.
3. ينبغي إرسال العاملين في مجال السكرتارية إلى التدريب على الحاسوب لاكتساب المهارات والمعارف.

المصدر