كيف تصبح مسؤول رواتب؟

كيف تصبح مسؤول رواتب؟

أساسيات العمل في كشوف الرواتب

يجب أن يكون مديرو كشوف الرواتب قادرين على التعامل مع أساسيات دورهم الوظيفي، والتي تتعلق بالشخصية بقدر ما تتعلق بالموهبة:

• مهارات الكتابة والحساب:

  إنَّ موظفي كشوف الرواتب أكثر من مجرد مهووسين بالأرقام؛ ففي حين أنَّ الكفاءة الحسابية هامة، يواجه المسؤولون مجموعة متنوعة من التحديات المهنية ويتعيَّن عليهم أداء العديد من الواجبات التقنية، بالإضافة إلى حسابات الضرائب والرواتب. ومعرفة أساسيات التواصل الكتابي هامة بالقدر نفسه، حيث يجب على المسؤولين التواصل كتابياً مع زملائهم في جميع الأقسام، أو مخاطبة موظفي الإدارة.

• طرائق عمل منظمة ومنطقية ومنهجية:

  قد يتعين على مديري كشوف الرواتب التعامل مع مهام وواجبات متعددة في أي وقت كان؛ لذا فالنهج المنظم والمنطقي لعملهم ضروري. 

• المرونة:

  يعمل مسؤولو الرواتب كجزء من فريق، بما يتعدى توصيفهم الوظيفي؛ ويجب أن يكونوا مرنين ومفكرين مبدعين من أجل معالجة المشكلات غير المتوقعة بسرعة وفاعلية.

• العمل تحت الضغط:

  نظراً لأنَّ عملية إصدار كشوف الرواتب قد تكون مرهقة – وتتضمن متطلبات امتثال صارمة – يجب أن يكون المسؤولون قادرين على العمل تحت الضغط، دون الإخلال بمعايير الأداء.

• القدرة على الالتزام بالمواعيد النهائية الصارمة:

  يتمثل جوهر العمل في كشوف الرواتب في تسليم الرواتب والأجور للموظفين في الوقت المحدد. من الناحية العملية، يعني هذا القدرة على تحديد الأولويات والتفويض الفعال لضمان إكمال العمل في الوقت المحدد.

• الدقة ومراعاة التفاصيل:

  إنَّ احتساب الأجور والإبلاغ عن الضرائب عملية معقدة. ومع المتطلبات القانونية التي تؤثر في جميع جوانب هذا الدور الوظيفي، يتعيَّن على المسؤولين أن يكونوا قادرين على تنفيذ واجباتهم بثقة ودقة.

تشمل الواجبات القياسية اليومية لمدير كشوف الرواتب ما يلي:

1. تسجيل ساعات عمل الموظفين.
2. احتساب الأجور والضرائب على أساس بيانات ساعات العمل.
3. تضمين المتغيرات، مثل العمل الإضافي، والإجازات المرضية، والإجازات العادية والنفقات في بيانات الأجور.
4. احتساب ودفع الرواتب والأجور؛ نقداً أو من خلال شيك أو حوالة.
5. إصدار كشوف الرواتب للموظفين.
6. معالجة المشاكل والرد على الاستفسارات.

كيف تبدأ حياتك المهنية في هذا المجال؟

قد يمنح المسؤولون المبتدئون – وحتى المتخصصين المعتمدين – أنفسهم ميزة عند التقدم لوظائف كشوف الرواتب، من خلال:

• التعليم:

يتم اختيار مديري كشوف الرواتب من خلفيات تعليمية متنوعة؛ لكن ومع ذلك، فللمؤهلات الجامعية مزايا كبيرة، إذ سيبحث معظم أرباب العمل عن مسؤولي رواتب حاصلين على درجات جامعية في:

1. الرياضيات / المحاسبة.
2. دراسات الأعمال / الإدارة.
3. تكنولوجيا المعلومات.
4. الاتصالات.
5. الموارد البشريَّة.

وفي حين أنَّ هذه التخصصات تمثل معرفة ذات صلة بإدارة الرواتب، إلا أنَّها ليست بأي حال من الأحوال قائمة نهائية. ففي نهاية المطاف، يبحث أرباب العمل عن خريجين يتمتعون بقدرة على التعامل مع تحديات كشوف الرواتب بفاعلية؛ والتي هي عبارة عن مهارات يمكن تطويرها في مجموعة من المجالات التعليمية.

• المهارات الرقمية:

أصبحت إدارة كشوف الرواتب تخصصاً رقمياً يتضمن مجموعة من التقنيات المبتكرة؛ إذ باتت حسابات الضرائب الرقمية الآن تتكامل مع أنظمة تقنية تتيح مجموعة من الخيارات والأساليب الجديدة لمسؤولي كشوف الرواتب. كما تم أيضاً تغيير العمليات اليومية لمعالجة كشوف الرواتب؛ حيث أصبحت معظم المهام الآن مدمجة مع العديد من الأنظمة الأساسية للبرامج، بما في ذلك الأدوات المكتبية الأساسية مثل حزمة تطبيقات مايكروسوفت وجوجل؛ لذا أصبح لزاماً على المسؤولين المحتملين إعداد أنفسهم لمكان العمل الرقمي، وللمهارات الجديدة التي قد يحتاجون إليها للتكيف والنجاح في هذا الدور الوظيفي.

• التدريب والشهادات:

في حين أنَّ المؤهلات التعليمية هي ما ينظر إليها مسؤولو التوظيف في عملية التوظيف، فقد يعزز مسؤولو الرواتب المحتملون فرصهم في النجاح من خلال الحصول على تدريب مخصص ومعتمد في هذا المجال.

وفي حين تم تصميم العديد من الاعتمادات المهنية للمهنيين المعروفين، إلا أنَّه توجد الكثير من الفرص للمسؤولين المحتملين من أجل التدريب على مستوى المبتدئين؛ فعلى سبيل المثال، تغطي قائمة الدورات التدريبية مجموعة متنوعة من مستويات الخبرة؛ من الكفاءات المهنية للمسؤولين المبتدئين إلى التطوير المهني لمسؤولي الرواتب من ذوي الخبرة، وتشمل ما يلي:

1. شهادة في ممارسة المهنة.
2. شهادة في إدارة المعاشات التقاعدية.
3. شهادة في إدارة الرواتب العالمية.
4. شهادة في التطوير المهني في إدارة الفرق.

• الاستعانة بمصادر خارجية:

في حين أنَّ العديد من الشركات الكبيرة تخدم موظفيها من خلال إدارات الرواتب المتكاملة، فقد لا تمتلك الشركات الصغيرة إلى المتوسطة الحجم القدرة اللوجستية أو الخبرة اللازمة لتسيير أمور الرواتب داخلياً. وفي هذه الحالة، يمثل الاستعانة بمصادر خارجية حلاً للشركات لتقديم مستوى عالٍ من أداء معالجة كشوف الرواتب لموظفيها، مع الاستفادة من الخبرات المتخصصة.

الاستعانة بمصادر خارجية هي استراتيجية مشتركة بين الشركات متعددة الجنسيات، حيث يصاحب العمل في بلد أجنبي العديد من المشكلات القانونية، مما يجعل من الأسهل الاستعانة بمصادر خارجية للإدارات الحيوية مثل الموارد البشرية وإدارة كشوف الرواتب. 

قد يجد أي شخص يبدأ حياته المهنية في إدارة كشوف الرواتب فرصاً مع منظمات متخصصة في تقديم مصادر خارجية، وقد يبرز من خلال تقديم مستوى من الخبرة العملية أو الكفاءة اللغوية في السوق المستهدفة.

• التنقل الوظيفي:

الفرص في إدارة كشوف الرواتب ليست فقط للموظفين المبتدئين؛ حيث تتقاطع المهارات والمواهب التي تعدُّ هامة لكشوف الرواتب مع العديد من المجالات المهنية، بما في ذلك المحاسبة وتكنولوجيا المعلومات والموارد البشرية؛ مما يعني أنَّ الانتقال إلى إدارة الرواتب من دور وظيفي آخر يعد خياراً مهنياً شائعاً.

لذا يُعد الانتقال إلى العمل في كشوف الرواتب من السياقات المهنية الأخرى أسهل للموظفين الذين يمكنهم تطبيق مهاراتهم الحالية بشكل خلاق؛ ليس فقط كمسؤولين، ولكن كتقنيين ومشرفين ومديرين متخصصين في خدمة العملاء. وأي خبرة يتم اكتسابها كجزء من قسم إصدار الرواتب تفتح الفرص في الأدوار الإدارية العليا، وتوسع الاحتمالات الوظيفية على الأمد الطويل.

المصدر