أدوات برمجية مهمة للمساعد الإداري

وظيفة المساعد الإداري هي وظيفة تشتمل على مشاغل كثيرة، والتركيز على التقويمات والمواعيد النهائية والمعلومات بشكل عام، هي الطريقة التي يكتسب من خلالها المساعدون التنفيذيون الكثير من المهارات؛ لكن في الوقت الحاضر، يتطلب الأمر بعض المساعدة من الأدوات التكنولوجية أيضاً.

أدوات برمجية مهمة للمساعد الإداري

أدوات برمجية مهمة للمساعد الإداري

إذا كنت مستعداً لتجربة أدوات وبرامج جديدة لمهام ومواقف إدارية مختلفة، من العمل على الملفات بشكل جماعي إلى التنسيق بين أعضاء الفريق أو زيادة الإنتاجية، فإليك قائمة بأفضل البرامج الموصى بها للمساعدين الإداريين التي ستجعل حياتك أسهل بكثير.

  • أساسيات العمل اليومية

مايكروسوفت أوفيس “Microsoft Office”

تعد حزمة مايكروسوفت أوفيس من برامج سطح المكتب الرائدة في العالم، والتي تستخدمها معظم الشركات، ولربما يستخدمها أي مساعد إداري بصورة يومية. تتضمن الحزمة برنامج الوورد لمعالجة النصوص والبوربوينت لتصميم العروض التقديمية المرئي، والإكسل لجداول البيانات التي تتضمن ميزات متقدمة.

جوجل وورك سبيس “Google Workspace”

يشتمل جوجل وورك سبيس “Google Workspace”، على مستندات جوجل، وجوجل شيتس (بديل الإكسل)، والشرائح (بديل البوربوينت)، والجيميل، والتقويم، وجوجل درايف، وجوجل مييت لبث الفيديو، والمزيد من الأدوات التي تحتاجها في عملك اليومي. شيء واحد يجب الانتباه إليه؛ وهو أنَّ مجموعة تطبيقات جوجل وورك سبيس ليست برنامج قائمة بحد ذاتها، إذ يتم الوصول إليها مباشرةً من متصفحك.

والشيء الرائع في جوجل وورك سبيس هو أنَّها خدمة سحابية؛ أي أنَّه يمكن مشاركة جميع الملفات بسهولة بفضل خدمة التخزين السحابي في جوجل درايف. بالإضافة إلى ذلك، هناك خيارات التعاون في الوقت الحقيقي التي تقدمها هذه الحزمة، والتي تعد رائعة للعمل في فرق. 

مايكروسوفت آوتلوك “Microsoft Outlook”

عادة ما يتم تثبيت الآوتلوك المضمن في حزمة مايكروسوفت أوفيس بشكل افتراضي على جميع أجهزة الكمبيوتر العاملة بنظام التشغيل ويندوز. تتمثل بعض الوظائف المفيدة التي يقدمها الآوتلوك – بخلاف إدارة البريد الإلكتروني – في التقويم وإدارة المهام وإدارة جهات الاتصال وتدوين الملاحظات.

يمكن تخصيص واجهة البريد الإلكتروني في آوتلوك لتناسب الاحتياجات المختلفة للشركة، وهي أداة مثالية للشركات التي تضم عدداً كبيراً من الموظفين.

الجيميل “Gmail”

ربما لا توجد حاجة للشرح عندما يتعلق الأمر بالجيميل، فهي خدمة البريد الإلكتروني التي يستخدمها أكثر من 1.8 مليار مستخدم في جميع أنحاء العالم. تتضمن بعض الميزات المفضلة لمستخدمي هذه الخدمة واجهة حديثة وسهلة الاستخدام، وإمكانية جدولة رسائل البريد الإلكتروني، ومترجماً مدمجاً، بالإضافة إلى مدقق إملائي واقتراحات تلقائية تعزز مهارات التواصل الخاصة بك متى ما احتجت لذلك.

الدروبوكس “Dropbox”

إذا كنت أنت وفريقك بحاجة إلى الوصول إلى المجلدات المشتركة، أو تحتاج إلى مشاركة الملفات في كثير من الأحيان كجزء من مهامك، فمن المحتمل أنَّك تعرف أنَّ إرسالها عبر البريد الإلكتروني في كل مرة لن تكون خياراً عملياً. وهنا يأتي دور الدروب بوكس!

تتيح لك خدمة التخزين السحابي هذه مزامنة الملفات والمجلدات عبر جميع الأجهزة، مما يجعل مشاركة الملفات سهلة للغاية وآمنة بفضل خيارات مشاركة الملفات الآمنة. تتضمن خطة دروب بوكس المجانية مساحة تخزين تصل إلى 2 جيجابايت، بينما توفر خططهم المدفوعة ما يصل إلى 2 تيرابايت من مساحة التخزين.

  • برامج وأدوات بث الفيديو

زووم “Zoom”

لقد أصبح هذا التطبيق جزءاً من ثقافتنا الشعبية خلال الجائحة؛ فعندما كان لا بد من عقد جميع اجتماعات العمل افتراضياً، أصبحت خدمة بث الفيديو هذه واحدة من الخيارات المفضلة في السوق.

بسبب سرعته وسهولة استخدام يسمح تطبيق زووم باستضافة مكالمات صوتية ومرئية عالية الجودة لما يصل إلى 100 مشارك مع مجاناً، وما يصل إلى 1000 شخص بشكل مدفوع. يعمل التطبيق على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، من خلال الوصول إلى الاجتماعات باستخدام معرف الاجتماع “Meeting’s ID”. 

جوجل مييت “Google Meet”

جوجل مييت هي أداة لبث الفيديو من جوجل، والتي كانت تُعرف سابقاً باسم جوجل هانج آوتس “Google Hangouts”. الشيء الرائع في جوجل مييت هو أنَّه يمكن الوصول إليه من متصفحك دون الحاجة إلى تنزيل أي تطبيق وتثبيته. وكل ما تحتاجه لبدء استخدام التطبيق هو حساب جوجل.

يمكن استخدامه لمشاركة شاشة الكمبيوتر والعروض التقديمية مع الزملاء والعملاء، أو حتى القيام ببث مباشر لما يصل إلى 100000 مشاهد. والجانب السلبي الوحيد فيه هو أنَّ الحسابات المجانية لها حد أقصى للمكالمات يبلغ 60 دقيقة لكل اجتماع.

  • برمجيات وأدوات للسفر

ترافيل بيرك “TravelPerk”

تجعل منصة ترافيل بيرك لإدارة السفر والنفقات التخطيط لرحلات العمل وحجزها وإدارتها أسهل أكثر من أي وقت مضى. عندما يخطط الموظفون للرحلات ويحجزونها، تتأكد المنصة من الإبلاغ عن جميع المعلومات في مكان واحد، مع دمج عمليات التحكم في النفقات والسياسات وعمليات الموافقة في أداة حجز قوية.

إنَّ المجموعة الواسعة من خيارات الحجز المتاحة، وواجهتها البديهية وسهلة الاستخدام، بالإضافة إلى أدوات الإبلاغ وإنفاذ السياسات التي تقدمها تجعلها الأداة المثالية التي تجمع بين الحرية التي يريدها المسافرون. ومع وجود خطة مجانية وتطبيق للهاتف المحمول، فإنَّ ترافيل بيرك يعد مستقبل السفر الخاص بالأعمال. 

إكسبينسيفاي “Expensify”

يوفر نظام إدارة النفقات هذا كل ما تحتاجه لتتبع جميع النفقات، بما في ذلك نفقات السفر. 

يمكن إعداد الأداة لوضع علامة تلقائياً على النفقات من أجل المراجعة أو الموافقة تلقائياً، كما أنَّها توفر تطبيقاً يتيح للموظفين التقاط صور للإيصالات، والتي يتم تحميلها بعد ذلك إلى قاعدة البيانات.

سمارت ريسيبتز “Smart Receipts”

تسمح لك هذه الأداة بمسح الإيصالات ضوئياً وتتبع أميال السفر وإنشاء التقارير ومراقبة نفقاتك خطوة بخطوة، وكل ذلك باستخدام هذا التطبيق. بعد التقاط جميع صور إيصالات رحلتك، يمكنك إنشاء تقارير “PDF” و”CSV”. انس أمر مسح الإيصالات ضوئياً وإدخال البيانات يدوياً، وابدأ بتوفير الوقت!

تعد هذه الأداة رائعة للمسافرين من رجال الأعمال لأنَّه – لنكن صادقين – ربما لا تريد العودة من رحلة لتضطر إلى قضاء وقت إضافي في تدقيق أمورك المالية.

  • البرمجيات والأدوات اللازمة للإنتاجية وإدارة المشاريع

سلاك

سلاك هي منصة تواصل تجارية تتيح للفرق إرسال رسائل مباشرة وإنشاء غرف دردشة ومشاركة الملفات. هذه المنصة بالتأكيد مفضلة بالنسبة إلى الفرق التي تعمل عن بعد لأنَّها تسهل التعاون عبر جمع الناس حول قنوات مخصصة لمشاريع محددة، سواء كانوا جزءاً من الفريق نفسه أم لا.

يقدم سلاك إصداراً مجانياً، بالإضافة إلى الإصدارات المدفوعة التي توفر خيارات أمان وتسجيل دخول وسير عمل أفضل، وتكاملاً أفضل مع منظمات مختلفة.

asana
asana

أسانا “Asana”

تعد أسانا أداة رائعة لإدارة المشاريع، إذ تسمح لك بمتابعة العمل والتأكد من الالتزام بالمواعيد النهائية وتنسيق العمل وإسناد المهام والمواعيد النهائية ومتابعتها. إذا كنت تتطلع إلى زيادة إنتاجية الفريق، فستحب هذه الأداة.

تستخدم بعض الشركات أسانا؛ مثل دروب بوكس، وأوبر، وبنتريست، وغيرها الكثير. ومع ذلك، أنت لست بحاجة إلى ميزانية كبيرة لاستخدام هذه الأداة؛ بل في الواقع، هناك إصدار مجاني متاح للشركات الصغيرة يمنحها حق الوصول لما يصل إلى 15 شخصاً.

إيفرنوت “Evernote”

اكتسب تطبيق إيفرنوت قاعدة معجبين كبيرة في السنوات القليلة الماضية؛ إذ يسمح للمستخدمين بتنظيم الأفكار والمعلومات، وتدوين الملاحظات، وإدارة المهام، وتدوين الملاحظات بأبسط طريقة ممكنة.

واحدة من أفضل ميزات إيفرنوت هو أنَّه لا يعمل فقط مع النصوص، ولكن أيضاً مع الصور ومقاطع الفيديو والتسجيلات الصوتية. كما يمكن دمجه مع متصفحك وبريدك الإلكتروني، مما يُسهِّل عملية استيراد المعلومات. هذا التطبيق مثالي للاستخدام الفردي وللفرق الأكبر، ويقدم إصدارات مختلفة لتناسب الاحتياجات المختلفة؛ بما في ذلك نسخة مجانية.

مونداي دوت كوم “Monday.com”

هذه عبارة عن منصة سحابية تتيح لك إدارة عمل الفريق ضمن منصة واحدة؛ فمن إنشاء سير العمل “Workflows” والأتمتة إلى إسناد المهام، وتتبع المواعيد النهائية، وجعل التعاون سهلاً؛ تقدم هذه المنصة جميع الأدوات التي يحتاجها فريقك للنجاح.

قد تبدو المنصة معقدة في البداية نظراً للمجموعة الواسعة من الإمكانات التي تقدمها، لكنَّها في الواقع سهلة جداً. تتوفر خطة دفع فردية مجانية، بالإضافة إلى أربع خطط أخرى ذات أسعار وميزات مختلفة تناسب جميع أنواع الشركات.

تريللو “Trello”

أصبحت هذه أداة مفضلة بين الفرق الصغيرة والعاملين لحسابهم الخاص عندما يتعلق الأمر بتنظيم المشاريع ومشاركتها مع أعضاء الفريق أو المتعاونين. تتيح لك هذه الأداة التي تعمل ضمن المتصفحات إعداد قوائم وتنظيم وتحديد الأولويات وإسناد مهام لأعضاء الفريق. 

استلهم تريللو منهجية كانبان “Kanban” التي تستخدمها العديد من الشركات الناجحة، والتي تعتمد على قوائم مرئية من المهام “الواجب القيام بها” و”الجاري العمل عليها” و”التي تمت”. يتوفر إصدار مجاني يوفر جميع الميزات الرئيسية. 

توجل تراك “Toggl Track”

تسمح لك أداة إدارة الوقت وإعداد التقارير هذه بمتابعة الوقت المستغرق في كل مشروع تعمل عليه أنت وفريقك. يتيح لك التبديل بين المسارات تتبع الوقت الذي تم العمل عليه ضمن كتل زمنية مختلفة، والتي يمكن تصنيفها كمهام أو مشاريع أو وسوم. 

هذه الأداة هي الحل المثالي إذا كنت تتطلع إلى تحسين الوقت، وإلى أن تكون قادراً على إنشاء تقارير ذات رؤى مفيدة حول مقدار الوقت الذي تقضيه أنت وفريقك في العمل على المهام. إذا كنت تتطلع إلى التحكم في وقتك، فيجب عليك بالتأكيد تجربة هذه الأداة.

  • برمجيات وأدوات للجدولة وتخطيط المناسبات

كاليندي “Calendly”

كاليندي هي أداة جدولة المواعيد عبر الإنترنت التي تلغي حالة التردد التي تقع فيها عادةً لتحديد وقت لمواعيدك. عند مشاركة رابط كاليندي الخاص بك، يمكن للمستَقبِل رؤية أوقاتك المتاحة على الفور. يمكن للشخص بعد ذلك حجز موعد في التاريخ والوقت المفضل له.

الشيء الرائع في هذه الأداة أنَّها يمكن مزامنتها مع تقويمك للتحقق من مواعيدك المتاحة، بالإضافة إلى إنشاء مناسبة بمجرد حجز الاجتماع. هذه الأداة مجانية، ولكنَّها توفر إصداراً مدفوعاً يتضمن المزيد من الميزات.

تقويم جوجل “Google Calendar”

تقويم جوجل هو الأداة الأكثر استخداماً لجدولة الاجتماعات والمناسبات، ومشاركتها مع الآخرين، مع تذكيرك بالنشاطات القادمة. هذه الأداة البسيطة والقوية للغاية مجانية بالكامل، ويمكن الوصول إليها من متصفحك بالإضافة إلى التطبيق المخصص لها على كل من آبل وآندرويد.

إنَّ إمكانات إدارة وقتك لا حدود لها، حيث يمكن مزامنتها مع مجموعة واسعة من التطبيقات والأدوات لجعل حياتك العملية أسهل بكثير. يجعل خيار تقويم جوجل المتعدد من هذا التطبيق الخيار الأمثل للفرق من أجل التنسيق، وذلك من خلال عرض تقويمات مختلفة في الوقت نفسه.

تايم زوون نينجا “Time Zone Ninja”

هل تربكك اختلافات المناطق الزمنية عند محاولة تنسيق الاجتماعات العالمية؟ تعد هذه الأداة مثالية للفرق العاملة عن بعد والموجودة عبر مناطق زمنية مختلفة، حيث تتيح لك العثور على تاريخ ووقت يناسب جميع المعنيين.

إليك كيف تعمل هذه الأداة: بمجرد إدخال تاريخ الاجتماع وموقع جميع المشاركين، ستقترح الأداة أفضل الأوقات للاجتماع وفقاً للتوقيت المحلي للجميع. حتى أنَّها تنظم الأوقات الممكنة في “ساعات العمل” و”الساعات القابلة للإنجاز” و”ساعات الجنون – Insanity hours”، والتي يمكن أن تكون مفيدة عندما تحتاج إلى حل وسط. 

دودل “Doodle”

هل سبق لك أن أصابك الجنون وأنت تحاول العثور على تاريخ ووقت يمكن لعدد كبير من أعضاء فريقك حضوره؟ معظمنا مرَّ بهذه المحنة، ونحن نعرف ماذا تعني؛ وهنا يأتي دور دودل لحل هذه المشكلة.

تتيح لك هذه الأداة البسيطة اقتراح تواريخ وأوقات مختلفة وإنشاء استطلاعات للرأي، والتي يمكنك مشاركتها مع جميع المشاركين. ويمكنهم بعد ذلك اختيار التواريخ والأوقات التي يمكنهم الحضور فيها، لذلك بمجرد تصويت الجميع، يمكنك معرفة متى سيتمكن جميع المشاركين – أو على الأقل معظمهم – من الحضور.

المصدر

Shares

مسارات مهنية ذات صلة

ما هو نظام معلومات الموارد البشرية HRIS؟

أهم اتجاهات تحسين محركات البحث SEO لعام 2023

ماذا تفعل عندما يكون مسارك الوظيفي غير واضح؟

error: Content is protected !!
We use cookies to improve your experience on our website. By browsing this website, you agree to our use of cookies.

تسجيل الدخول

إنشاء حساب

كلمة سر منسية