المهارات الخمس لتصبح سكرتيراً

بصفتك سكرتيراً تعمل في وقتنا الحالي، سيتعين عليك تولي واجبات ومسؤوليات عدة؛ فانت لن تتعامل مع المكالمات الواردة ومذكرات مديرك في العمل فحسب؛ وإنَّما قد يُطلب منك أيضاً كتابة الرسائل، وصياغة رسائل البريد الإلكتروني، وإجراء ترتيبات السفر، والمساعدة في التخطيط للاجتماعات والمؤتمرات، وغيرها من مهام.

مهارات السكرتارية

المهارات الخمس لتصبح سكرتيراً

  1. إدارة الوقت:

    ستساعدك مهارات إدارة الوقت على التخطيط لمهامك وأنشطتك بطريقة تمكِّنك من الوفاء بالمواعيد النهائية، مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الإنتاجية.
    على سبيل المثال: إذا طلب منك مديرك المباشر إعداد مستند يحتاجه بحلول الساعة 10:00 من صباح يوم الاثنين، فعليك التأكد من إتمام ذلك، وإلا ستجد نفسك في ورطة. إذا كان لديك مهام هامة أخرى يتعيَّن عليك القيام بها في صباح الاثنين، فأنت بحاجة إلى استخدام مهاراتك في إدارة الوقت لمعرفة كيف ستجدول هذه المهام.

  2. البحث:

    ستساعدك مهارات البحث عندما يتعلق الأمر بإيجاد معلومات هامة. قد تحتاج، على سبيل المثال، إلى إجراء بعض الأبحاث قبل الرد على بريد إلكتروني يطلب التمويل من قسمك، أو قد يُطلب منك البحث عن وجهات السفر قبل إجراء الحجوزات لرحلة العمل التالية لمديرك المباشر. إذا لم تكن تمتلك المهارات البحثية اللازمة، فقد تفوتك تفاصيل هامة، مثل حاجة مديرك إلى تأشيرة عمل، وليس تأشيرة سياحية، لرحلته.

    مهارات الكمبيوتر
    مهارات الكمبيوتر
  3. مهارات الكمبيوتر:

    نظراً لأنَّ معظم عملك سيتم على جهاز كمبيوتر، فمن الضروري أن تتمتع بالمهارات الحاسوبية اللازمة، مثل:
    – الكتابة
    – المسح الضوئي والطباعة
    – استخدام برامج مثل مايكروسوفت أوفيس
    – استخدام متصفحات الإنترنت
    إلى جانب مهارات البحث، فإنَّ مهارات الكمبيوتر الجيدة ستساعدك على أداء مهامك اليومية بسرعة وكفاءة أكبر. قد تلعب مهارات الكمبيوتر المتقدمة أيضاً في صالحك عندما يتعلق الأمر بالتقدم للحصول على وظيفة.

  4. التواصل/ مهارات التعامل مع الآخرين:

    بصفتك سكرتيراً، ستكون على تواصل مستمر مع الآخرين، إما بصورة شخصية، أو عبر قنوات تواصل مثل الهاتف أو البريد الإلكتروني. لذلك يتعيَّن عليك معرفة كيفية التواصل بوضوح ومهنية وبصورة مؤدبة، بغض النظر عما إذا كنت تتعامل مع زائر أو عميل أو زميل أو مديرك أو مزود خدمة.

  5. تدوين الملاحظات:

    غالباً ما يُطلب من العاملين في مجال السكرتارية تسجيل محاضر الاجتماعات؛ لذلك إذا كنت تريد أن تصبح سكرتيراً محترفاً، فأنت بحاجة إلى التأكد من أنَّك قادرٌ وبسهولة على تدوين ملاحظات دقيقة، إما عن طريق استخدام الاختزال، أو عن طريق التسجيلات الصوتية.

المصدر

Shares

مسارات مهنية ذات صلة

ما هي العوامل المؤثرة في المسار المهني؟

خطوات مهمة لتصبح مطور تطبيقات آيفون

7 من أفضل الوظائف البيئية

error: Content is protected !!
We use cookies to improve your experience on our website. By browsing this website, you agree to our use of cookies.

تسجيل الدخول

إنشاء حساب

كلمة سر منسية