كيف تكتب عرض عمل يحبه المرشحون ؟
بعد أسابيع من فحص المرشحين وإجراء مقابلات معهم، اختار فريق التوظيف الخاص بك أخيراً ذلك الشخص الذي تريده في فريقك، وأنت متحمس ومستعد لإرسال عرض توظيف عبر البريد الإلكتروني في أسرع وقت ممكن. إنَّ إيصال الأخبار السارة هو دائماً لحظة تُشعِر المرء بالسعادة!
ولكن مهلاً… هناك الكثير من العمل الذي يتعيَّن عليك القيام به قبل الضغط على زر “الإرسال”؛ فبالنظر إلى أنَّ 28٪ من المرشحين يتراجعون عن عروض العمل بعد أن يقبلوا بها، يكون من الأفضل أن تقوم بالأمر بالشكل الصحيح!
- 14د
- عدد المشاهدات 1٬665
تأكد من دقة التفاصيل المُلزمة قانوناً
عروض العمل المرسلة عبر البريد الإلكتروني هي عقود ملزمة قانوناً، لذا على الرغم من أنَّك تريد أن يكون للبريد الإلكتروني الخاص بعرضك نبرة متفائلة، تأكد من تضمين أدق التفاصيل بصورة صحيحة؛ لذا قم بتضمين الأساسيات التالية في بريدك الإلكتروني الذي سترسله لمرشحك:
- شروط التوظيف.
- توقعات الشركة.
- ما يمكن أن يتوقعه المرشح.
- الراتب والمزايا المقدمة (بالتفصيل).
- تاريخ ووقت بدء العمل.
- ساعات العمل التفصيلية، بما في ذلك أوقات العمل الثابت وأوقات العمل المرنة والإضافية.
- التاريخ الذي تتوقع فيه ردَّاً على عرضك الذي قدمته.
- التاريخ الذي تنتهي فيه صلاحية العرض.
- التنويه إلى أنَّ جميع التفاصيل الأخرى التي تم الإبلاغ عنها مسبقاً ملغاة.
- التأكيد على أنَّ هذا هو عرض التوظيف الرسمي والحصري.
- تقديم تعليمات واضحة حول كيفية قبول العرض.
- تقديم تفاصيل عن آلية التواصل إذا كان لدى المرشح أي أسئلة.
هذه هي الأساسيات، ولكن قد تحتاج إلى توضيحها إذا لزم الأمر. من الأفضل تضمين أي معلومات مطوَّلة بصورة مرفقات، وذلك لأنَّك لا تريد أن يكون بريدك الإلكتروني طويلاً للغاية ويصعب قراءته.
يمكنك في أي وقت إرسال خطاب عرض توظيف يكون أكثر تفصيلاً، بمجرد قبول المرشح عرضك وتحويله إلى موظف جديد.
قدِّم عرضاً شفهياً، ثمَّ صغه في رسالة بريد إلكتروني
بمجرد أن تكون جميع تفاصيل عرضك جاهزة، اتصل بالمرشح وقدم عرضك. هنِّئه واذكر له الأساسيات، مثل الراتب والمزايا الإضافية، بالإضافة إلى تاريخ البدء المتوقع. واسأله صراحة: “هل أنت مهتم؟”. إذا كان مهتماً، فأخبره أنَّك سترسل عرضك عبر البريد الإلكتروني قريباً.
توجد ثلاثة أسباب رئيسية لضرورة تقديم عرض شفهي قبل إرساله عبر البريد الإلكتروني:
- معرفة إن كان مرشحك ما يزال مهتماً؛ إذ من الممكن أن يغير رأيه أو يقبل عرضاً آخر. وحينئذٍ سيؤدي إرسال العرض إلى إهدار وقت ثمين يمكنك استثماره في عرض الوظيفة على الشخص الثاني ضمن القائمة المختصرة للمرشحين.
- إذا كان المرشح لا يزال متاحاً، فسوف يؤخره العرض الشفهي عن قبول أي عرض آخر، لأنَّه من المحتمل أن يتملَّكه الفضول لمعرفة عرضك أولاً.
- سينتظر المرشح منك أن ترسل عرضك عبر البريد الإلكتروني، وبذلك لن تترك له فرصة لتجاهل عرضك.
صغ رسالة البريد الإلكتروني بما يتناسب مع شخصية المرشح
يجب عليك أن تنظر لعرضك المقدم عبر البريد الإلكتروني كأداة مبيعات؛ فأنت في هذه المرحلة، تكون ما زلت تعمل بجد لضمِّ أفضل المرشحين. والصفقة لن تكون قد أغلقت بعد، لذا فإنَّ رسالة عامة عبر البريد الإلكتروني لن تفي بالغرض!
في أي مؤسسة كانت – من الشركات الناشئة إلى الشركات متعددة الجنسيات، تتناسب كل وظيفة بشكل جيد مع نمط معين من الشخصيات. لقد حددت للتو الشخصية الحقيقية لمرشحك، وأنت تعتقد أنَّها ستساعد في دفع فريقك إلى الأمام، لذا اكتب عرض توظيفك وفقاً لذلك.
أجرِ عصفاً ذهنياً لعروض العمل الإبداعية، مع وضع شخصية المرشح في الحسبان؛ فمثلاً، لا تستخدم لغة خطاب غاية في الرسمية عند إرسال بريد إلكتروني إلى مرشح مبدع أو متخصص بالمبيعات، واستخدم لغة خطاب رسمية مع مرشح تنفيذي.
لقد سبق وأن قابلت ذلك الشخص وقضيت بعض الوقت معه؛ لذا تخيَّله، وضع نفسك في مكانه، وفكر بالطريقة التي يرغب في أن تخاطبه بها، وما الذي سيجعله متحمساً.
سطر موضوع البريد الإلكتروني الخاص بعرض التوظيف
إنَّه لمن الأهمية بمكانٍ ألا تُعقِّد سطر موضوع البريد الإلكتروني؛ بل اجعله واضحاً ومباشراً؛ حتى يتعرف عليه مرشحك على الفور. اكتب مثلاً:
- عرض توظيف: [اسم الشركة].
- عرض توظيف: [اسم الشركة].
- عرض توظيف: [المسمى الوظيفي / اسم الشركة].
- عرض توظيف: [المسمى الوظيفي / اسم الشركة].
تنسيق البريد الإلكتروني الخاص بعرض التوظيف: قم بتضمين التفاصيل الدقيقة، واعرض العلامة التجارية لربِّ العمل
بمجرد أن تعرف أنَّ مرشحك مهتم، وأنَّك فكرت بجميع الأساسيات، يمكنك كتابة رسالة البريد الإلكتروني الخاص بعرض التوظيف والاستفاضة فيه. يجب أن يكون السطر الافتتاحي متفائل دوماً. ويجب أن يشعر المرشح بالسعادة لأنَّه تم اختياره، ويجب أن يعلم أنَّك تريده كجزء من فريق العمل.
قد ترغب في تضمين المعلومات المتعلقة بالوظيفة والفريق في البريد الإلكتروني، وإخبار المرشح عن الشخص الذي سيقابله عند وصوله. أضف روابط خرائط جوجل إذا تم إجراء جميع المقابلات عبر الهاتف أو مكالمات الفيديو للمرشحين من خارج المدينة، أو إذا تمت دعوة المرشح إلى مكان من خارج الشركة.
أقرأ المزيد: التسويق عبر البريد الالكتروني
أرفق جميع المستندات القانونية كملفات بي دي إف “PDF”
إذا كان العرض مشروطاً بتوقيع المرشح على اتفاقية عدم إفصاح، أو التحقق من الخلفية أو أي شيء مشابه، فاذكر ذلك بوضوح وأرفق وثيقة لتلك الاتفاقية.
يجب أن تكون المستندات القانونية مقفلة، وأن تكون بتنسيق “PDF” منعاً لتغيير أي شيء فيها. وإذا كنت تُرفق عرضك كرسالة بتنسيق “PDF”، فتأكد من تضمين النقاط البارزة في النص الأساسي لبريدك الإلكتروني. وعندما يتم إرفاق عرضك الكامل كملف “PDF”، تأكد من أن يفهم مرشحك أنَّه يجب عليه فتح محتوى الرسالة والرد عليها.
أظهر العلامة التجارية لرب العمل من خلال تذكير المرشح بقيم شركتك ورؤيتها من خلال المبادرات والمشاريع التي تكون قيد التنفيذ حالياً أو المشاريع القادمة.
ما الذي يجب أن تضمِّنه أيضاً؟
يمكنك التأكد من أنَّ الشخص سيكون سعيداً بشأن أخبار العرض. ومع ذلك، إذا لم تكن حذراً، فقد يشعر المرشح ببعض الارتباك؛ لذا اذكر الكثير من التفاصيل في عرض التوظيف هذا، واذكر الوقت الذي تتوقع أن يبدأ موظفك الجديد عمله، بما في ذلك اليوم والوقت الذي يجب أن يعمل فيه في اليوم الأول. اذكر له الشخص الذي سيعمل تحت إمرته، والقسم الذي سيعمل فيه، ومسماه الوظيفي.
لا بد وأنَّك قد تحدثت عن هذه المعلومات خلال المقابلتين الأولى والثانية، ولكن يجب عليك أن تسجلها هنا مرة أخرى. وبالطبع، الجزء الأهم من عرض التوظيف هو المعلومات ذات الصلة بالراتب؛ لذا أدرج إجمالي الراتب السنوي الذي ستقدمه لموظفك الجديد. يمكنك أيضاً ذكر بعض المزايا التي سيكون الموظف مؤهلاً للحصول عليها؛ وإذا كان هنالك مزايا أخرى سيحصل عليها الموظف في وقت ما، فتحدث عنها أيضاً.
قبل الانتهاء من الرسالة، هنِّئ الشخص بإيجاز مرة أخرى، واطلب منه أن يرد بقبوله عرض التوظيف. تفهَّم أنَّ المرشح قد يحتاج إلى 24 ساعة للنظر في العرض والتأكد من أنَّه قد اتخذ القرار الصحيح، ولا تنسَ تشجيع المرشح على التواصل معك إذا كان لديه أي أسئلة.
نماذج عن رسائل البريد الإلكتروني لعروض التوظيف، والتي ستثير حماسة المرشحين
إليك مثالان يمكنك التعديل والبناء عليهما، والذين يوفران نقطة انطلاق رائعة لأي عرض توظيف أو بريد إلكتروني ترسله لمرشحك:
1. نموذج بريد إلكتروني لعرض التوظيف: بريد إلكتروني لعرض توظيف رسمي
سطر الموضوع: عرض التوظيف: [اسم الشركة]
عزيزي [اسم المرشح]
إنَّه لمن دواعي سرورنا أن نعرض عليك منصب [المسمى الوظيفي] في [اسم الشركة].
يقدم لك الفريق بأكمله تهنئته، ويتطلع إلى الترحيب بك بصفتك جزءاً من فريق العمل. نحن نتطلع إلى مساهمتك في [المشروع] الذي سيبدأ بـِ [التاريخ] / نتطلع إلى أن تنضم إلينا في [المناسبة] التي ستجري بـِ [التاريخ].
ستحصل على راتب سنوي قدره [المبلغ] {مستثنىً منها مكافآت الأداء أو العمولة أو العمل الإضافي أو التعويضات}. سيتم دفع الرواتب أسبوعياً في [يوم كذا] أو شهرياً في [تاريخ كذا].
تاريخ البدء المتوقع هو [اليوم – التاريخ – الشهر – السنة]. ستقابل [اسم الشخص المسؤول عن عملية تجهيز الموظف] في منطقة الاستقبال في [وقت البدء]. ستكون أوقات عملك [أيام الأسبوع، من الساعة …. صباحاً حتى …. مساءً].
هذا العرض مشروط بالتوقيع / الموافقة على [اذكر الشروط مع ذكر التفاصيل] في الوثيقة المرفقة. يرجى طباعة وتوقيع المستند ومسحه ضوئياً وإرسال نسخة لي في موعد لا يتجاوز [الوقت – التاريخ – الشهر – السنة].
المرفقات: يُرجى أيضاً الاطلاع على [أي شيء آخر تريد تضمينه، مثل المزايا الشاملة وتحليل الرواتب، والتوصيف الوظيفي التفصيلي، وما إلى ذلك].
لقبول هذا العرض، يُرجى إضافة توقيع إلكتروني {إذا كنت تمتلك الوسيلة للقيام بذلك}، أو يُرجى طباعة هذا العرض وتوقيعه ومسحه ضوئياً ثم إعادة إرساله لي.
من خلال التوقيع على عرض التوظيف هذا، فإنَّك توافق على أنَّ هذا هو اتفاق العمل الرسمي الحصري، وأنَّه يحل محل جميع التواصلات السابقة.
إذا كانت لديك أي أسئلة أو كنت بحاجة إلى معرفة المزيد من التفاصيل، فالرجاء عدم التردد في الاتصال بي على [رقم الاتصال الخاص بك] أو [عنوان بريدك الإلكتروني].
ننتظر جميعاً بفارغ الصبر ردك بقبول العرض.
[اسمك وتفاصيل الاتصال الكاملة]
تم القبول بواسطة [الاسم الكامل للمرشح]
التاريخ
[التوقيع]
2. نموذج بريد إلكتروني لعرض التوظيف: بريد إلكتروني أقل رسمية
عزيزي [اسم المرشح]
لقد نلت إعجاب فريق التوظيف في أثناء مقابلة التوظيف. نحن نعتقد أنَّك تمتلك المهارات والخبرة والشخصية المطلوبة للوصول بهذا المنصب إلى آفاق جديدة. ولهذا السبب، نود أن نعرض عليك رسمياً منصب [المسمى الوظيفي] في شركتنا.
إذا قبلت هذا العرض، يسعدنا أن تنضم إلينا في [التاريخ] في [المكان] لإطلاق [منتج / خدمة / شراكة جديدة] {عدِّل هذا كما يناسبك}.
ستحصل على راتب سنوي قدره [المبلغ] {مستثنىً منها مكافآت الأداء أو العمولة أو العمل الإضافي أو التعويضات}. سيتم دفع الرواتب أسبوعياً في [يوم كذا] أو شهرياً في [تاريخ كذا].
تاريخ البدء هو [اليوم – التاريخ – الشهر – السنة]. سيتم الترحيب بك في [وقت البدء] من قبل [اسم الشخص المسؤول عن تجهيز الموظف] في الطابق الثاني من [اسم القسم]. ستكون أوقات عملك [أيام الأسبوع، من الساعة …. صباحاً حتى …. مساءً].
المرفقات: يُرجى أيضاً الاطلاع على [أي شيء آخر تريد تضمينه، مثل المزايا وتحليل الرواتب، والتوصيف الوظيفي التفصيلي، وما إلى ذلك].
لقبول هذا العرض، يُرجى إضافة توقيع إلكتروني {إذا كنت تمتلك الوسيلة للقيام بذلك}، أو يُرجى طباعة هذا العرض وتوقيعه ومسحه ضوئياً ثم إعادة إرساله لي.
من خلال التوقيع على عرض التوظيف هذا، فإنَّك توافق على أنَّ هذا هو اتفاق العمل الرسمي الحصري، وأنَّه يحل محل جميع التواصلات السابقة.
إذا كانت لديك أي أسئلة أو كنت بحاجة إلى معرفة المزيد من التفاصيل، فالرجاء عدم التردد في الاتصال بي على [رقم الاتصال الخاص بك] أو [عنوان بريدك الإلكتروني].
يقدم لك الفريق بأكمله أحرَّ التهاني، ويتطلع إلى الترحيب بك بصفتك جزءاً من فريق العمل.
[اسمك وتفاصيل الاتصال الكاملة]
تم القبول بواسطة [الاسم الكامل للمرشح]
التاريخ
[التوقيع]
رسالة الرفض
في حين يكون إرسال عرض توظيف مناسبة مثيرة للمرشح ولك شخصياً، إلا أنَّ إرسال خطاب رفض بعد المقابلة الثانية قد يكون أمراً صعباً. ورغم أنَّ هذا البريد الإلكتروني أو المكالمة الهاتفية قد تشكل تحدياً، إلا أنَّك مدين للمرشحين الآخرين بإبلاغهم أنَّك لن تمضي معهم قدماً في عملية التوظيف.
يجب عليك التواصل بشكل فردي مع جميع المرشحين الذين لم تقبلهم في الجولة الثانية من المقابلات. احرص على إرسال خطابات الرفض بعد إرسال عرض التوظيف؛ إذ إنَّك إذا رفضت المرشحين أولاً، ولم يقبل الشخص الذي تريده بالوظيفة، فقد تضطر إلى تغيير رأيك بشكل محرج تجاه أحد المرشحين الذين رفضتهم.
يجب أن يكون خطاب الرفض لطيفاً ومتعاطفاً. اشكر المرشح على الوقت الذي استثمره في التواصل معك، وعلى السماح لك بالتعرف إليه. اذكر بعض السمات التي أعجبتك في هذا الشخص، وتمنَّى له التوفيق في إيجاد وظيفة أحلامه وتحقيق أهدافه المهنية. يجب أن تفكر أيضاً في إخباره أنَّك ستحتفظ بسيرته الذاتية، وأنَّك ستبلغه عن أي فرص مستقبلية تتاح في الشركة.
في الختام:
إنَّ إرسال عرض توظيف عبر البريد الإلكتروني إلى المرشحين ما هو إلا بداية لعملية التوظيف الرسمية – لذلك لا تبالغ في كمية المحتوى الذي تضمنه فيه، وركز على الأخبار السارة، وأبق البداية والنهاية متفائلة ومرحبة ومهنِّئة. وغطِّ فقط الجوانب القانونية الأساسية في نص البريد الإلكتروني.
أنت تريد أن يكون المرشح قادراً على أن يفهم بسهولة العرض الذي قدمته، وأن يكون متحمساً لقبول العلامة التجارية لربِّ العمل، وحريصاً على الانضمام إليه.
في بعض المنظمات (وفي مناصب معينة)، يمكن أن يكون هنالك العديد من الجوانب التي يجب تغطيتها، والاتفاقيات التي يجب توقيعها؛ لكن لا ينبغي تضمين كل هذا في أول عملية تواصلك، حيث يمكن تسوية جميع الأمور الإلزامية لاحقاً، أو حتى في تاريخ بدء العمل الفعلي.
مقالات ذات صلة