كيف تكتب بريداً إلكترونياً بصورة احترافية

كيف تكتب بريداً إلكترونياً بصورة احترافية

إذا كنت تعمل كسكرتير قانوني أو مساعد قانوني، فيجب أن يكون تواصلك على أعلى مستوى مهني. يجب أن تضع في حسبانك أنَّ العملاء سينتظرون دائماً تعاملاً احترافياً بنسبة 100٪ عندما يدفعون لشركات المحاماة في مقابل عملهم. لذا ليس من المقبول أن تكون غير رسمي بعض الشيء عندما يتعلق الأمر بإرسال رسائل بريد إلكتروني احترافي. 

إحدى المشكلات هي أنَّ بعض الأشخاص يصنفون رسائل البريد الإلكتروني في نفس فئة الرسائل النصية، وهو ما ينطبق بشكل خاص على هذا الجيل. فحتى في بيئة العمل، قد يميلون إلى استخدام “لغة الرسائل الهاتفية” والقواعد اللغوية السيئة، ظناً منهم أنَّه من المقبول القيام بذلك في العصر التكنولوجي الحديث. إذا كان هذا ينطبق عليك أنت أيضاً (ولو ضمن الحدود الدنيا)، فمن الضروري أن تراجع عقليتك في هذا الصدد وتتطلع إلى التأكد من أنَّك تتبنى موقفاً وسلوكاً أكثر احترافية في المستقبل.

بصفتك شخصاً احترافياً، من الضروري أن تتبع قالباً وقواعد محددة في كل مرة ترسل فيها بريداً إلكترونياً. فلنتعرف إلى بعض التفاصيل هنا:

استخدم تحية احترافية

في المقام الأول، من الأفضل دائماً استخدام التحية “عزيزي” (Dear) في بريدك الإلكتروني؛ لكن ومع ذلك، أصبح من المقبول تماماً استخدام “مرحباً” (Hi)، متبوعة باسم المستلم. في أثناء عملك في مهنة المحاماة، يكون من الحكمة استخدام “عزيزي” (Dear)، متبوعة بلقب وكنية مستلم البريد الإلكتروني. 

اذكر الغرض من البريد الإلكتروني بوضوح

إذا كنت ترد على البريد الإلكتروني السابق للعميل، فمن الحكمة دائماً بدء بريدك الإلكتروني بسطرٍ تشكر فيه استفساره. إذا كنت تبدأ أول بريد إلكتروني، فأنت بحاجة إلى تحديد الغرض من المراسلات بإيجاز ووضوح شديدَين. تأكد من استخدام الحد الأدنى من الكلمات لتحديد غرضك بالضبط.

دقق الأخطاء الإملائية والنحوية وتراكيب الجمل

عندما تكتب بريداً إلكترونياً احترافياً، فسيتوجب عليك التحقق من الإملاء والقواعد وتراكيب وصياغة جمل البريد الإلكتروني بأكمله، مع عدم إرسال أي شيء قد يحتوي على أخطاء. إيَّاك وأن تشعر أنَّه في مقدورك الاستكانة إلى مهاراتك اللغوية في رسائل البريد إلكتروني، لأنَّ هذا يجعلك تظهر وأنَّك لم تتلقَ تعليماً كافياً، أو أنَّك غير مكترث بأخطائك؛ كما ستؤثر طريقتك في التواصل أيضاً على سمعة الشركة التي تعمل لصالحها. لذا دقق أي شيء تكتبه ملياً، بغض النظر عن مهاراتك اللغوية. حافظ على شعور هائل بالفخر في كل قطعة من المراسلات التي ترسلها إلى الناس ولن تخطئ أبداً. وتأكد من إكمال التدقيق الإملائي في محرر النصوص قبل إرسال بريد إلكتروني، لأنَّ هذا سوف يلتقط بعض الأخطاء الإملائية التي قد تغفل عنها.

اختتم رسالة البريد الإلكتروني

يجب عليك دائماً إنهاء رسالة بريدك الإلكتروني بأدب من خلال شكر المستلم على التفكير في المسألة مسبقاً. كما يجب عليك أيضاً التأكيد على أنَّك ترحب بأي أسئلة قد تكون لديه فيما يتعلق برسالة البريد الإلكتروني، ويمكنك أن تذكر أنَّك تتطلع إلى تلقي رد منه في الوقت المناسب. 

هناك مجموعة كاملة من العبارات الختامية التي يمكنك استخدامها، مثل “مع أطيب التحيات” (Kind regards) أو “مع خالص التقدير” (Yours sincerely). لا تستخدم أبداً عبارات ختامية غير رسمية وغير مهنية مثل “تحياتي” (cheers) أو رمزاً تعبيرية، لأنَّ ذلك لا يعد تصرفاً مهنياً.

المصدر