كيف تكتب خطاب الاستقالة

خطاب الاستقالة هو مستند قصير يشير إلى نيتَّك بالاستقالة، ويتضمن موعد آخر يوم عمل لك في الشركة، والآلية التي ستسلم من خلالها واجباتك. لذا نقدم لك أدناه دليلاً بسيطاً ونموذجاً عن خطاب الاستقالة.

نموذج لخطاب الاستقالة:

التاريخ:

اسم الشركة:

اسمك ومنصبك:

عزيزي السيد / السيدة [أدرج اسماً]

أود أن أعلمكم أنَّني أستقيل من منصبي كـ [اسم الوظيفة]، بتاريخ [أدخل التاريخ].

أشكركم على كل الدعم والفرص التي قدمتموها لي على مر السنين. لقد استمتعت حقاً بوقتي في العمل في [اسم الشركة]، وأنا ممتن للتشجيع الذي لقيته منكم لمتابعة أهدافي الشخصية والمهنية.

سأفعل كل ما في وسعي لإكمال مشاريعي الحالية وتدريب أعضاء الفريق الآخرين على تولي واجباتي. يرجى إعلامي إذا كان هنالك أي شيء آخر يمكنني القيام به للمساعدة خلال هذه الفترة الانتقالية.

أتمنى لشركتكم استمرار النجاح في المستقبل، وآمل أن نبقى على تواصل.

وتفضلوا بالقبول مع فائق الاحترام والتقدير.

[اسمك]

[توقيع للنسخة الورقية]

كيف تكتب خطاب الاستقالة؟

• إرشادات لكتابة خطاب الاستقالة:

  1 عرِّف عن نفسك

قد يبدو هذا غير ضروري، ولكنَّ خطاب الاستقالة هو وثيقة رسمية يجب أن تتضمن اسمك الكامل ومنصبك في الشركة.

• 2 اذكر نيتك بالاستقالة

يجب أن تتضمن هذه الفقرة من خطاب الاستقالة الخاص بك نيَّتك بالاستقالة، مع تحديد آخر يوم عمل لك. يجب أن يكون الخطاب قصيراً وواضحاً؛ لذا لا تقم بتضمين سبب اتخاذك هذا القرار.

• 3 قدم شكرك

في هذه الفقرة، اشكر ربَّ العمل على الفرص التي أتيحت لك في الوقت الذي قضيته مع الشركة. وصف بعض الأشياء التي استمتعت بها أكثر من غيرها في العمل هناك.

• 4 اعرض المساعدة في تسليم مهام عملك

اذكر رغبتك بجعل عملية الانتقال أسهل بالنسبة للشركة. اعرض إكمال جميع مشاريعك الحالية، أو تدريب زملاء العمل، أو أداء واجبات أخرى إذا لزم الأمر.

• 5 وقِّع على رسالتك

إذا كنت تقوم بتسليم نسخة ورقية من خطاب الاستقالة الخاص بك، فضمنَّه توقيعك في الأسفل.

الغرض من خطاب الاستقالة:

على الرغم من أنَّ هذا الأمر لا يعدُّ مطلباً قانونياً، فإنَّ تزويد ربِّ العمل بخطاب استقالة يسمح للشركة بتسهيل عملية نقل المهام الوظيفية للشخص المستقيل؛ فاعتماداً على وقت تسليم رسالتك، سيكون لدى الشركة وقت كافٍ للعثور على بديل مناسب أو تدريب زميل في العمل لأداء واجباتك.

كما يعمل خطاب الاستقالة عملَ وثيقة رسمية للموارد البشرية وملف التوظيف الخاص بك. وحتى إذا قدمت تأكيداً شفهياً بنيتك في ترك العمل، تطلب العديد من الشركات مستنداً مكتوباً وموقعاً للاتفاق على الاستحقاقات المترتبة عليهم نتيجة تركك العمل.

إشعار الاستقالة المرسل قبل أسبوعين في مقابل خطاب الاستقالة:

بشكل أساسي، إشعار الاستقالة قبل أسبوعين وخطاب الاستقالة هما الشيء نفسه؛ فالغرض منهما إبلاغ ربُّ العمل بأنَّك ستترك وظيفتك في تاريخ محدد.

ومع خطاب إشعار مدته أسبوعين، يكون تاريخ مغادرتك أسبوعين من تاريخ تسليم رسالتك. يختلف خطاب الاستقالة من حيث أنَّه يمكنك الإشارة إلى نيتك للمغادرة في أي تاريخ تريده؛ وهذا عادة ما يكون بين خمسة أيام وأربعة أسابيع.

ما يجب تجنُّبه في هذا الصدد:

• أن تذكر سبب استقالتك.
• أن تتفاخر بعملك الجديد.
• أن تتحدث بالسوء عن مديرك أو زملائك في العمل.
• أن تقلل من احترامك للشركة.

أسئلة شائعة:

هل من الضروري كتابة خطاب استقالة عند ترك العمل؟

لا، فمعظم الوظائف تخضع لرغبة العاملين بالاستمرار بالعمل فيها، مما يعني أنَّه يمكنك ترك وظيفتك في أي وقت. ومع ذلك، فإنَّه من باب المجاملة المهنية تقديم خطاب استقالة يظهر التاريخ الذي ستغادر فيه.

متى يجب عليَّ تسليم خطاب الاستقالة؟

يجب عليك تسليم خطاب استقالتك عندما تريد أن تغادر وظيفتك. سيكون هذا الخطاب بمثابة وثيقة رسمية للموارد البشرية.

هل يجب أن تذكر سبب مغادرتك في خطاب الاستقالة؟

لا، يجب أن يقتصر خطاب الاستقالة على ذكر أنَّك تستقيل، وأن يشير بوضوح إلى آخر يوم عمل لك.

ما الذي يجب أن أدرجه في خطاب الاستقالة الخاص بي؟

• اسمك الكامل ومنصبك في الشركة.
• فقرة تكون عبارة عن مقدمة توضح فيها نيَّتك بالاستقالة.
• التاريخ الذي ستغادر فيه.
• فقرة تشكر فيها ربَّ العمل على الفرص التي أتيحت لك.
• فقرة تشير إلى استعدادك التام للمساعدة في عملية نقل مهام عملك.
• توقيعك.

ما هو الغرض من خطاب الاستقالة؟

الغرض من خطاب الاستقالة هو تقديم إشعار رسمي إلى ربِّ العمل بنيتك في الاستقالة. يجب أن ينص الخطاب على تاريخ مغادرتك، والطريقة التي تنوي من خلالها تسليم مهامك الوظيفية.

ما الفرق بين إشعار الاستقالة المرسل قبل أسبوعين وخطاب الاستقالة؟

في الأساس، كلاهما يخدمان الغرض نفسه؛ فكلاهما يُستخدمان للإشارة إلى نيتك في الاستقالة. يتم تقديم إشعار الاستقالة قبل مغادرتك بمدة 10 أيام عمل، بينما يمكن تقديم خطاب الاستقالة في أي وقت.

هل يمكنني الاستقالة دون تقديم خطاب استقالة؟

نعم، فمعظم الوظائف تخضع لرغبة العاملين في الاستمرار بالعمل، مما يعني أنَّه يمكنك الاستقالة في أي وقت دون تسليم خطاب استقالة. ومع ذلك، تطلب بعض الشركات تأكيداً كتابياً على نيتك بالاستقالة.

المصدر