الأسئلة الشائعة حول عملية التوظيف

الأسئلة الشائعة حول عملية التوظيف

وضع منهجية لعملية التوظيف

ما هي الخطوات النموذجية في عملية التوظيف؟

تبدأ عملية التوظيف عندما تقرر الشركة أنَّها بحاجة لملء منصب ما، وتنتهي عندما يقبل المرشح عرض العمل. تختلف الخطوات النموذجية لعملية التوظيف باختلاف الدور الوظيفي والشركة؛ لكنَّ معظم فرق التوظيف تبني عملية التوظيف حول هذه المراحل الأربع:

1. التخطيط: يحتاج المديرون المكلفين بالتعيين في العادة إلى تحديد الوظائف المتاحة كجزء من خطة التوظيف قبل نشر إعلان الوظيفة. ويتعيَّن عليهم أيضاً مناقشة ميزانية التوظيف، وإعداد التوصيف الوظيفي للوظائف وتجميع فريق التوظيف الخاص بهم.
2. جذب المرشحين: تتضمن هذه المرحلة أي إجراء تتخذه فرق التوظيف لملء مسار التوظيف بالمرشحين المؤهلين (مثل تحديد مصادر المرشحين، والإعلان عن الوظائف، وطلب الإحالات).
3. اختيار المرشحين: المقابلات هي أهم جزء في مرحلة فحص المرشحين. تساعد عمليات الفرز ومراجعات طلبات التوظيف واختبارات ما قبل التوظيف في ضمان مقابلة أفضل المرشحين.
4. عرض الوظائف: إذا سارت الأمور على ما يرام، فإنَّ هذه العملية تتضمن صياغة وإرسال بريد إلكتروني لعرض الوظيفة إلى المرشح الذي تريده؛ أي تقديم عرض عمل يقبله المرشح. في بعض الأحيان، قد يختار المرشحون التفاوض على عروض العمل أو يرفضونها جملة وتفصيلاً.

كيف يمكن إدارة مسار عملية التوظيف؟

إنَّ استخدام رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات لإدارة جميع جوانب عملية التوظيف ليس عملية فعالة. 

إذا كنت توظف على نطاق ضيِّق، فإنَّ أدوات إدارة المشاريع تعد خياراً جيداً؛ على سبيل المثال، تساعدك أدوات مثل تريللو “Trello” في تتبع مسار عملية التوظيف كسلسلة من الخطوات، وفي تعيين المهام لفريق التوظيف لديك.

إذا كنت توظف على نطاق واسع وتدير فرق توظيف متعددة، ففكر في الاستثمار في نظام تتبع مقدمي طلبات التوظيف (ATS)؛ إذ يمنحك هذا النظام عرضاً كاملاً لكل خطوة من خطوات عملية التوظيف، ولتعليقات كل عضو في الفريق.

ما هو مخطط تدفق عملية التوظيف؟

مخطط تدفق عملية التوظيف هو تصور لخطوات التوظيف وطريقة ترابطهم. يعد المخطط التدفقي طريقة جيدة لإيصال سياسة التوظيف الخاصة بك بطريقة ملموسة لكل من فرق التوظيف والمرشحين؛ فعلى سبيل المثال، يمكنك استخدام مخطط انسيابي لعرض خطوات التوظيف للقائمين على عملية التوظيف.

قد تصبح مخططات تدفق التوظيف أكثر تعقيداً إذا أضفت المزيد من الإجراءات والقرارات والمراحل، بالإضافة إلى أصحاب المصلحة المختلفين، مثل مسؤولي التوظيف والمرشحين؛ وأساليب التوظيف، مثل التوظيف الداخلي.

هل يجب عليَّ تخصيص عملية التوظيف لأدوار وظيفية محددة؟

تتطلب الأدوار الوظيفية المختلفة مراحل توظيف مختلفة. يجري المرشحون لشغل المناصب العليا مقابلات واختبارات متعددة قبل تعيينهم، في حين يخضع المرشحون لوظائف المبتدئين في العادة إلى عمليات توظيف أبسط بكثير.

ومع ذلك، لا ينبغي أن يكون تخصيص عملية التوظيف أمراً مرناً بشكل مفرط، نظراً لأنَّ:

• معظم عمليات التوظيف تشترك في بعض العناصر. مطالبة مديري التوظيف بإنشاء عملياتهم الخاصة من الصفر قد تؤدي إلى نتائج عكسية.
• مسؤولي التوظيف الذين يشاركون في عمليات توظيف متعددة قد يواجهون صعوبة في تتبع جميع الخطوات المختلفة إذا لم يكن هناك اتساق بين الأدوار.
• مسؤولي التوظيف يمكن أن يجدوا صعوبة في توحيد مقاييس العديد من عمليات التوظيف المختلفة.

حاول أن تجد شيئاً من التوازن. وامنح فرق التوظيف مجموعة من الخطوات العامة للاختيار من بينها لأنواع معينة من الأدوار الوظيفية (مناصب عليا، وظائف المبتدئين، وغيرها). 

يمكن أن تكون سياسة التوظيف أو مخططات التوظيف مفيدة؛ فإذا كنت تستخدم نظام تتبع مقدمي طلبات التوظيف، فسيكون لديك بالفعل مسار توظيف أساسي يمكن لفرق التوظيف لديك تعديله عند الحاجة.

ما هي خطوات عملية تقديم عروض العمل؟

عندما تجد أفضل مرشح لك، يحين الوقت لتقديم عرض يقبل به؛ لذا اسأل قسم الموارد البشرية عن نطاق رواتب الوظيفة ومزاياها قبل أن تبدأ في الإعلان عن الوظيفة. ولتقديم عرض العمل:

1. اتصل بالمرشح لتقديم عرض عمل شفهي: هذه الخطوة ليست ضرورية دوماً، ولكنَّها تترك انطباعاً إيجابياً لدى المرشحين، وقد توفر لك الوقت لصياغة عرض عمل رسمي، إذا رفضوا عرضك الشفهي. احتفظ بموجز للمكالمة ثم أتبع مكالمتك بتقديم عرض رسمي عبر البريد الإلكتروني.
2. صِغ عرض العمل: يتضمن عرض العمل الراتب والمزايا، ولكنَّه يشتمل أيضاً على عناصر هامة للوظيفة (على سبيل المثال، المسمى الوظيفي الرسمي، وتاريخ البدء، والشخص الذي يشغل هذا المنصب، ومكان تواجده).
3. عالج مخاوف المرشح: إذا كان لدى المرشحين مخاوف بشأن الدور الوظيفي، فأجب عن أسئلتهم. وإذا أراد المرشحون التفاوض، فقم بترتيب اجتماع مع قسم الموارد البشرية وفريق التوظيف الخاص بك لمناقشتهم. وفي حين أنَّه من الأفضل أن تقدم أفضل عرض وظيفي لديك منذ البداية، فقد تمتلك بعض الأريحية لتقديم المزيد لأفضل مرشح لديك.
4. ابدأ عملية ما بعد تقديم عرض العمل: اطلب من المرشحين الذين قبلوا عرض العمل الخاص بك إرسال التفاصيل الشخصية إلى قسم الموارد البشرية، وذلك ليتمكنوا من تجهيز عقد للمرشح. ضع خطة تأهيل للترحيب بالموظف الجديد بشكل صحيح، وإذا كان تاريخ بدء عمله بعد أشهر، فضع خطة للبقاء على تواصل.

كم عدد المرشحين الذين يجب أن أمتلكهم؟

لتحديد عدد المرشحين الذين يجب أن تتعامل معهم، تتبع المرشحين المؤهلين لكل مقياس توظيف. يوضح هذا المقياس عدد المرشحين الذين تجاوزوا المرحلة الأولى من عملية التوظيف.

الجدول الزمني للتوظيف

ما هو متوسط الوقت المطلوب للقيام بالتوظيف؟

أبلغت جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM) عن متوسط الوقت اللازم لملء الوظائف (الوقت المستغرق لتعيين الموظفين بعد الإعلان عن الوظائف) في 42 يوماً في مختلف الصناعات. توفر أداة “Benchmark” الخاصة بـموقع “Workable” – والتي تجمع البيانات من آلاف العملاء – الوقت لملء المعلومات المصنفة حسب الصناعة والموقع؛ على سبيل المثال، متوسط الوقت العالمي لملء وظائف الهندسة 59 يوماً.

ضع في الحسبان أنَّ الشركات الأخرى قد لا تحسب وقت التوظيف بالطريقة نفسها التي تقوم بها، كما لا يعني وجود وقت أكثر لشغل الوظائف من الشركات الأخرى أنَّ عملية التوظيف الخاصة بهم أكثر فعالية بالضرورة. 

كم من الوقت يجب أن تستغرق عملية التوظيف؟

يبلغ وقت عملية التوظيف 42 يوماً في المتوسط، وفقاً لجمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM)، في حين تشير دراسات أخرى إلى ما معدله 27 يوم عمل. 

يعد متوسط الوقت المطلوب في مجال عملك لشغل المناصب المتاحة معياراً جيداً للجدول الزمني لعملية التوظيف في شركتك. وإذا استغرقت وقتاً أقل من منافسيك لشغل منصب وظيفي متاح، فقد يعني ذلك أنَّك تصل إلى أفضل المرشحين قبلهم. ابذل قصارى جهدك لجعل عملية التوظيف أكثر كفاءة، ولكن لا تتعجل فيها.

ما هي المدة التي يقضيها المرشحون عادة في سوق العمل؟

عادة ما يكون أكثر المرشحين المؤهلين غير متاحين في سوق التوظيف في غضون 10 أيام. في حين قد يكون المرشح التنفيذي – الذي من المرجح أن يتم توظيفه أو أن يتلقى عدة عروض توظيف – متاحاً لمدة تقل عن 10 أيام.

ضع في الحسبان أنَّ بعض المرشحين الذين عادة ما يتم توظيفهم بالفعل، قد يمثلون جزءاً كبيراً من سوق العمل. ومن خلال التواصل وبناء العلاقات معهم، سوف تملأ بعض الوظائف بشكل أسرع. وفقاً لاستطلاع أجرته لينكد إن مؤخراً، فإنَّ معظمهم قد يرغبون في الاستماع إلى عروض عمل جديدة.

فرق التوظيف

من يجب أن يشارك في عملية التوظيف؟

اللاعبون الرئيسيون في عملية التوظيف هم مدير التوظيف والقائمين على التوظيف؛ إذ إنهَّم يتخذون معظم القرارات، ويكون لديهم علاقة عمل جيدة. ولكن، قد يقدم أصحاب المصلحة الآخرون مساهمات قيمة:

• أعضاء الفريق: قد يشارك فريق مدير التوظيف في بعض مراحل العملية (على سبيل المثال كأعضاء في مقابلة التوظيف). ويمكن لأعضاء الفريق تقييم المرشحين الملائمين للثقافة التنظيمية، كما يمكنهم إظهار البيئة التعاونية في شركتك للمرشحين بشكل مباشر.
• فريق استقطاب المواهب: قد يساعدك الاستعانة بمصادر المرشحين أو تعيين المنسقين في جعل عملية التوظيف أكثر كفاءة. هؤلاء المحترفون يوفرون وقت مسؤولي التوظيف ليتمكنوا من استثماره في بناء علاقات مع المرشحين والتواصل مع مديري التوظيف.
• شركات التوظيف الخارجية: في بعض الحالات، قد يكون من المفيد الاستعانة بوكالة توظيف للقيام بمراحل معدودة من عملية التوظيف، أو جلب مرشحين مؤهلين.
• الإدارة العليا: يمكن لكبار المديرين التنفيذيين التحدث إلى المرشحين خلال المقابلة النهائية؛ إذ قد يكتشفون مشكلة استعصى على فريق التوظيف اكتشافها، أو قد يساعدون في اختيار الأفضل من بين المتأهلين للمراحل النهائية.

من يجب أن يدير عملية التوظيف؟

يوجه مديرو التوظيف عملية التوظيف لأنَّهم هم من يقوم بما يلي:

• وضع المتطلبات.
• تقييم المرشحين.
• اتخاذ قرار التوظيف النهائي.

مسؤولو التوظيف هم منسقو عملية التوظيف، وهم الذين يقومون بمهام قد لا يتوفر لدى مديري التوظيف الوقت للقيام بها. ولكنَّ الأهم من ذلك، أنَّهم موجودون لتحريك العملية وتقديم المشورة لمديري التوظيف عندما يحتاجون إلى المساعدة في اتخاذ القرار.

ما هي الخطوات التي يديرها القائمون على التوظيف؟

مسؤولو التوظيف:

• مراجعة ونشر إعلانات الوظائف.
• تحديد مصادر المرشحين (مثل التوظيف عن طريق وسائل التواصل الاجتماعي).
• تولي المهام الإدارية (مثل تحديد مواعيد مقابلات التوظيف).
• إجراء فحوصات أولية (مثل فرز المرشحين).
• التقرب من المرشحين (بدء عملية تقديم عروض العمل).

رغم أنَّ هذه هي المسؤوليات النموذجية لمسؤولي التوظيف، إلا أنَّ الجيدين منهم يرفعون دورهم الوظيفي درجةً أعلى. إنَّهم يعملون كمستشارين لمديري التوظيف، ويتتبعون معايير تحسين عملية التوظيف و”عيش” تجربة المرشحين.

ما الخطوات التي يشرف عليها المديرين المكلفين بالتعيين في عملية التوظيف؟

المديرون المكلفين بالتعيين مسؤولون عن كل خطوة مرتبطة مباشرة بالدور الوظيفي؛ إذ إنَّهم:

• يفحصون السير الذاتية للمرشحين: في كثير من الأحيان، لا يمتلك مسؤولو التوظيف المعرفة المتخصصة الكافية لفحص طلبات المرشحين. على سبيل المثال، ربما يكون المسؤول الأول عن التوظيف أقل فاعلية في فحص المطورين من مدير التوظيف الذي يتمتع بخبرة أقل في كتابة الأكواد البرمجية.
• مقابلة المرشحين: يقوم مديرو التوظيف بإجراء المقابلات الرئيسية ويجمعون أعضاء لجنة المقابلة عند الضرورة.
• تحضير ومراجعة المهام: قد يختار المديرين المكلفين بالتعيين إعطاء مهام عمل للمرشحين (مثل تمارين كتابة الأكواد البرمجية)، كما يقومون بمراجعة وتقييم عمل المرشحين.

يجب أن يمتلك مديرو التوظيف رؤية كاملة في كل خطوة من خطوات عملية التوظيف.

ما هي خطوات عملية التوظيف التي يديرها قسم الموارد البشرية؟

• مراجعة وتحديد الوظائف الشاغرة: قد تكون الموافقة على طلبات التوظيف وظيفة مدير تنفيذي أو مدير مالي في الشركات التي ليس لديها أقسام موارد بشرية مخصصة.
• التحقق والتأكد من عروض العمل: تلجأ فرق التوظيف إلى قسم الموارد البشرية للتحقق من التعويضات والمزايا التي يخططون لتقديمها من أجل توظيف مرشحين جدد. يقوم قسم الموارد البشرية أيضاً بتجهيز عقود وسجلات الموظفين الجدد.

ما هي تكلفة الوظائف التي لم يتم شغلها؟

يشتمل المنصب الوظيفي المتاح على كلٍّ من التكاليف الفعلية والإيرادات المفقودة. قد تتراكم التكاليف إذا قمت بتعيين موظف مستقل للقيام بالمهمة، أو إذا دفعت أجراً إضافياً بالساعة للموظفين من أجل القيام بالعمل الإضافي. كل منصب وظيفي يدرُّ إيرادات؛ وإذا ظلت المناصب الوظيفية شاغرة، فإنَّ الشركة تخسر تلك الإيرادات.

توجد طرائق لإجراء حسابات معقدة لتكلفة الوظائف الشاغرة، وذلك حسب الدور الوظيفي؛ فإذا كانت لديك بيانات كافية، فاتصل بإدارة الشؤون المالية لمعرفة كيفية حساب تكاليف الوظائف الشاغرة.

ضع في الحسبان أنَّ الوظيفة الشاغرة لها تكاليف كبيرة غير ملموسة أيضاً؛ مثل ضعف الإنتاجية أو انخفاض جودة خدمة العملاء.

ما هي تكلفة عملية التوظيف السيئة؟

وفقاً لاستطلاع أجراه موقع كارير بيلدر “Careerbuilder”، تكلف عملية التوظيف السيئة الشركات 17000 دولار في المتوسط. ولتحديد كيفية تأثير عملية توظيف سيئة على شركتك، انظر إلى:

• تكاليف تعويض عملية التوظيف حتى مغادر الموظفين للشركة.
• تكاليف التوظيف المرتبطة بهذا التعيين (على سبيل المثال: إعلانات التوظيف، عمليات الفرز).
• تكاليف التدريب والتجهيز وتكاليف استبدال هؤلاء الموظفين.
• تكاليف الموارد البشرية (مثل مكافآت نهاية الخدمة).
• الوقت الضائع لتصحيح المشكلات المتعلقة بعمل الموظف.
• ضعف الإنتاجية وانخفاض معنويات الفريق.
• شكاوى العملاء المحتملة.
• الخسائر في الأرباح.

يمكن أن تؤثر عمليات التوظيف السيئة في المناصب التنفيذية على الاستراتيجية العامة لشركتك وعملياتها، مما يؤدي إلى وجود تكاليف طويلة الأجل وخسارة في الإيرادات. ولتجنُّب عمليات التوظيف السيئة، استثمر في تحسين عملية التوظيف الخاصة بك.

رفض المرشحين

ما هي أفضل طريقة لرفض المرشحين؟

يعد إرسال رسالة للتأكيد على استلام طلب المرشح ممارسة جيدة. يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني قصيرة لرفض جميع المتقدمين للوظائف الذين قررت استبعادهم؛ وذلك باستخدام قوالب البريد الإلكتروني المضمَّنة في نظام تتبع المتقدمين.

قبل أن يلتقي المتقدمون بمدير التوظيف لإجراء مقابلة رسمية، يكون تفاعلهم مع فريق التوظيف محدوداً. لذلك، ربما لا تحتاج إلى جعل رسالة الرفض الخاصة بك شخصية أكثر من اللازم. 

أرسل رسالة بريد إلكتروني بسيط تخبرهم فيها بأنَّهم لن يمضوا قدماً، وأخبرهم عن المدة التي ستحتفظ فيها بسيرتهم الذاتية، وشجعهم على التقدم للوظائف الشاغرة في المستقبل. خصص نموذج رفض لتوفير الوقت، أو استخدم رسائل البريد الإلكتروني الافتراضية الخاصة بنظام تتبع مقدمي طلبات التوظيف.

ما هي أفضل طريقة لرفض مرشح لإحدى الوظائف؟

يتوقع المرشحون الذين أجروا مقابلات مع فريق التوظيف والتقوا بك شخصياً رسالة رفض شخصية. ونظراً لأنَّ الأشخاص قد ينزعجوا عند رفضهم عبر الهاتف، فإنَّ البريد الإلكتروني يعد خياراً جيداً. استخدم نموذجاً لتوفير الوقت؛ ولكن تأكد من إنشاء رسالة بريد إلكتروني تراعي مشاعرهم. إليك بعض النصائح:

• كن موجزاً ومباشراً: اكتب جملة واحدة في بداية بريدك الإلكتروني لإعلام المرشحين أنَّك لن تقوم بتوظيفهم. وتأكد من عدم إساءة فهم رسالة بريدك الإلكتروني.
• استخدم لغة خطاب إيجابية: لا تستخدم عبارات سلبية، مثل: “كنت قريباً جداً من النجاح” أو “أنت لست بمرشح مناسب”. وإذا أمكن، أضف جملة أو جملتين تصف ما أعجبك في المرشح بصورة عامة.
• اعرض عليهم تقديم الملاحظات: يرغب معظم المرشحين في معرفة أدائهم في أثناء المقابلة، لذا اعرض عليهم تقديم ملاحظات محددة أكثر. توجد بعض القواعد البسيطة لتقديم ملاحظات بناءة لا تعرِّض العلامة التجارية لربِّ العمل للخطر أو تعرضه لمشكلة قانونية.

أدوات فعالة للتوظيف

ما هي الأدوات التي يمكنني استخدامها لتقييم المرشحين؟

اعتماداً على الوظيفة، إليك مجموعة مختارة من الأدوات لتقييم المرشحين:

• اختبارات ما قبل التوظيف: توجد مجموعة متنوعة من الاختبارات التي يمكنك استخدامها لتقييم المرشحين. لكل منها حالاتها الخاصة، ولكن يمكنك اختيار الأنسب لشركتك لإبلاغ قرارات التوظيف الخاصة بك. 
• استخدم برنامجاً يوفر اختبارات صالحة وموثوقة، مثل:
  • برنامج كريتيريا “Criteria”.
  • برنامج تقييم الموظفين من شركة “Select International”.
  • برنامج إنترفيو موكا “Interview Mocha”.
• تقييمات ما قبل التوظيف: على سبيل المثال، تعد تحديات كتابة الأكواد البرمجية شائعة عند تعيين المطورين. لذا يمكنك إما إنشاء تمرينات باستخدام القوالب، أو استخدام منصات مثل:
  • كوديليتي “Codility”.
  • تيست دوم “TestDome”.
  • هاكر رانك “HackerRank”.
• المقابلات المنظَّمة: يؤدي تنظيم المقابلات إلى زيادة فاعلية التوظيف. يمكنك استخدام بطاقات الأداء لمقابلات التوظيف، والمضمَّنة في نظام تتبع مقدمي طلبات التوظيف (ATS).

ما هي الأدوات التي يمكنني استخدامها لتقييم مقابلات التوظيف؟

استخدم أدوات فعالة عند إجراء مقابلات مع المرشحين لمساعدتك على اتخاذ قرارات توظيف أسرع وأفضل. يمكن أن تتخذ هذه الأدوات شكل برامج أو تقنيات أو موارد مفيدة. إليك بعض الأمثلة:

تحسين عملية التوظيف

ما هي طرائق جعل عملية التوظيف أكثر كفاءة؟

تعمل عملية التوظيف الأكثر كفاءة على نقل المرشحين عبر مسار تنفيذ التوظيف بشكل أسرع. إليك بعض الأفكار لتبسيط عملية التوظيف لديك:

• استخدام البرامج: تساعدك البرامج على تنظيم عملية التوظيف والإشراف عليها بجهد أقل. يحافظ برنامج التوظيف على تحديث قاعدة بيانات المرشحين وتنظيمها، ويجعل المهام الإدارية أسهل ويسهل التعاون ضمن فرق التوظيف. تساعدك البرامج الأخرى، مثل برنامج مقابلات الفيديو مثل “HireVue”، أو منصات الاختبارات مثل “Codility” على تقييم المرشحين.
• بناء فريق التوظيف الخاص بك: إذا كان مسؤول التوظيف الوحيد لشركتك لديه الكثير من المهام، فمن المحتمل أن تستغرق عملية التوظيف الخاصة بك وقتاً طويلاً، وتكون مرهقة أكثر مما ينبغي. فكر في تعيين المزيد من مسؤولي التوظيف أو منسق توظيف، أو الاستعانة بخدمة توظيف خارجية.
• مناقشة التفاصيل قبل الإعلان عن الوظيفة: في كثير من الأحيان، يضيع الوقت في أثناء عملية التوظيف بسبب توضيح التفاصيل الهامة حول الدور الوظيفي. ولتجنُّب ذلك، ناقش واجبات الوظيفة ومتطلباتها ونطاقات الرواتب ومراحل التوظيف منذ البداية.
• إنشاء قاعدة بيانات للمرشحين: قد يؤدي الاعتماد على التطبيقات الجديدة إلى إبطاء عملية التوظيف وإعطاء فرق التوظيف لديك مزيداً من العمل. قبل نشر الإعلان، ضع في حسبانك المرشحين الذين قابلتهم في الماضي، وابحث عنهم في قاعدة بيانات المرشحين الخاصة بك.

ما هي الأدوات التي يمكنني استخدامها لتحسين عملية التوظيف؟

يمكن أن تساعدك الأدوات المناسبة في بناء عملية توظيف أكثر فاعلية. قد توفر لك هذه الأدوات الوقت، وتساعدك على تقييم المرشحين بشكل أفضل وتعزيز تجربة المرشحين. فيما يلي بعض الأمثلة:

• البرامج: تحتفظ أنظمة تتبع مقدمي طلبات التوظيف (ATS) بجميع البيانات وخطوات التوظيف في مكان واحد. بعض الأدوات المفيدة الأخرى هي برامج إدارة المشاريع (مثل تريللو)، ومنصات التقييم (مثل هاكر رانك)، وأدوات إجراء المقابلات (مثل هاير فيو).
• القوالب: يعد تخصيص رسائلك للمرشحين أمراً فعالاً، لكن ليس عليك أن تبدأ من الصفر. قم بتعديل القوالب للوصول إلى المرشحين غير النشطين، ولجدولة المقابلات وإرسال عروض العمل.
• القوائم المرجعية: قوائم المراجعة فعالة ويسهُل إدارتها، وتساعد فريق التوظيف على الاستعداد لعملية التوظيف بأكملها، أو لمرحلة واحدة على الأقل. باستخدام قوائم المراجعة، ستتذكر خطوات هامة كنت قد أغفلتها.
• استطلاعات الرأي: قم بصياغة استطلاعات رأي تطلب من المرشحين وفرق التوظيف إجراء تقييمات حول تجربتهم خلال عملية التوظيف الخاصة بك؛ وبهذه الطريقة يمكنك اكتشاف المواضع التي يجب عليك تحسينها. يمكنك استخدام أداة مثل “SurveyMonkey” لإنشاء استطلاعات فعالة.

كيف يمكنني بناء عملية توظيف أكثر فاعلية؟

استخدم الأدوات والأساليب لجعل العملية أكثر كفاءة وجذابة للمرشحين المؤهلين. فيما يلي بعض طرائق تحسين عملية التوظيف الخاصة بك:

• مراجعة التوصيف الوظيفي الخاص بك: التوصيف الوظيفي هو أول تواصل رسمي لك مع المتقدمين للوظائف. تشجع إعلانات التوظيف البسيطة والملموسة والجذابة المرشحين المؤهلين على التقدم إلى وظائفك.
• صياغة سياسة التوظيف: غالباً ما تترك الشركات آليات عملية التوظيف لكل مدير على حدة؛ وهذا ما يتسبب بهدر الوقت عندما يحاول القائمون على التوظيف والمديرين المكلفين بالتعيين تنظيم عملية التوظيف الخاصة بهم. قم بصياغة سياسة توظيف توضح تفاصيل عملية التوظيف الخاصة بك وتقدم المشورة للمرشحين.
• التحول إلى المقابلات المنظَّمة: المقابلات المنظَّمة أكثر فاعلية من المقابلات غير المنظَّمة؛ إذ إنَّها طريقة جيدة لتجنُّب التحيز والارتباك في عملية التوظيف.
• تتبُّع المقاييس الصحيحة: يمكن أن تساعدك البيانات في جعل عملية التوظيف أكثر كفاءة. استخرج رؤى قابلة للقياس الكمي من عملية التوظيف الخاصة بك (مثل وقت التعيين، ودرجات خبرة المرشحين، وتكلفة كل عملية توظيف)، بغية تحديد نقاط الضعف.
• تدريب فرق التوظيف: حتى المديرين ذوي الخبرة سيستفيدون من التدريب على مقابلات التوظيف. قم بالترتيب لعقد ندوات داخلية أو ورش عمل لبناء مهارات إجراء مقابلات التوظيف لدى المديرين.
• بناء علامة تجارية لنفسك بصفتك ربَّ عمل: تلعب العلامة التجارية لربِّ العمل دوراً كبيراً في استقطاب المرشحين المؤهلين، فمثلاً؛ يمكن لصفحة الوظائف المصممة جيداً إقناع المرشحين بالتقدم لوظائفك الشاغرة.

خبرة المرشحين

كيف تؤثر عملية التوظيف في تجربة المرشحين؟

تعد عملية التوظيف هامة في تشكيل انطباعات المرشحين عن شركتك. تتضمن تجربة المرشحين عناصر مختلفة:

• التواصل مع المرشحين: إحدى شكاوى المرشحين الشائعة هي أنَّهم لم يتلقوا أي رد من الشركات التي تقدموا إليها أو أجروا مقابلات معها؛ إذ يرغب المرشحون في البقاء على علم بحالة طلباتهم وبوضعهم في عملية التوظيف.
• وضع توصيف وظيفي دقيق: في كثير من الأحيان، يتقدم المرشحون خلال عملية التوظيف فقط ليكتشفوا أنَّ الوظيفة تختلف عما تم الإعلان عنه. يجب أن توضح الشركات تفاصيل الوظيفة بدقة في إعلان التوظيف؛ مثل الموقع والمسمى الوظيفي.
• معاملة المرشحين معاملةً حسنة: يقدِّر المرشحون التفاصيل الصغيرة؛ مثل أوقات الانتظار القصيرة، واتجاهات الوصول الواضحة إلى المبنى، وتقديم كوب من الماء قبل بدء المقابلة.
• تقديم لمحة عن الحياة في شركتك: في أثناء عملية التوظيف، يقوم المرشحون بتقييم شركتك. إنَّهم يريدون مقابلة مديري التوظيف والمديرين المكلفين بالتعيين الذين يتمتعون بالخبرة والمعرفة الكافية، ويقدمون صورة إيجابية عن مكان عملهم. قم بمعالجة كل هذه العناصر للتأكد من أنَّ المرشحين سعداء بتجربتهم في التقدم إلى شركتك.

ما هو المعيار الجيد لطول عملية التقديم للوظائف؟

الطلبات التي يمكن ملؤها في أقل من خمس دقائق تجذب المزيد من المتقدمين. سيتخلى ستون بالمئة من المرشحين عن الطلبات الطويلة، ولن يقضي ثلاثون بالمئة منهم أكثر من 15 دقيقة في ملء طلبات التوظيف. اسمح للمرشحين بتحميل سيرتهم الذاتية وخطاب التقديم، واطلب منهم الإجابة فقط على بعض الأسئلة التي تثبت أحقيتهم بالوظيفة.

ما هو المعيار الجيد لمتوسط طول عملية إجراء مقابلات التوظيف؟

قد تستغرق المقابلات من 15 دقيقة إلى عدة ساعات، وذلك تبعاً للتنسيق والدور الوظيفي. تستغرق المقابلة النموذجية من 45 إلى 60 دقيقة؛ لكن تؤثر عدة عوامل على طول المقابلة. على سبيل المثال، قد يختلف طول المقابلات غير المنظمة، وذلك لأنَّ المحاورين قد يسألون كل مرشح عدداً مختلفاً من الأسئلة.

حاول إبقاء المقابلة في حدود الساعة تقريباً، وإذا كنت تقوم بالتوظيف لمنصب من المناصب العليا؛ فقد يكون من المفيد تجاوز هذا الحد لمناقشة المسائل الهامة. لكن، وبغض النظر عن طول المقابلة؛ احرص على طرح أسئلة فعالة تجعل المرشحين يشعرون بالراحة.

المصدر