كيف تنشئ دليل الموظفين لشركتك الصغيرة؟

لماذا تحتاج إلى دليل الموظفين؟

دليل الموظفين “Employee Handbook” عبارة عن تجميع لكل سياسات وبروتوكولات شركتك، بالإضافة إلى الحقوق والالتزامات القانونية للموظفين (يسمى أيضاً كتاب تعليمات الموظفين أو كتيِّب الموظفين). 

إنَّ وجود مثل هذا الدليل يسهِّل عليك شرح القواعد والمسؤوليات لموظفيك، لذا ليس هنالك شك حول ما هو متوقع منهم أو منك بصفتك مالكاً للشركة الصغيرة. علاوة على ذلك، يساعد دليل الموظفين على حماية عملك بشكل قانوني، وذلك إذا تساءل أي شخص إن كنت قد أبلغت عن سياساتك بوضوح.

فمثلاً: إذا قام أحد الموظفين بمقاضاتك، مدعياً أنَّه تعرض للمضايقة من قبل زميل في العمل، فيمكنك الإشارة إلى كتيب الموظفين كدليل على أنَّك قد أوضحت سياسات مكافحة التحرش المعمول بها في مكان العمل بشكل لا لبس فيه (ضع في الحسبان أنَّ وجود تأمين على العاملين هام لحماية عملك في حالة رفع دعوى قضائية على موظف أو عميل).

ما الذي يدخل في دليل الموظفين؟

مثل كل شركة، يختلف دليل الموظفين باختلاف الشركات؛ لذا لا يمكنك ببساطة نسخ دليل موظفين شركة ما وتوزيعه على موظفيك. يحدد دليل الموظفين القواعد والممارسات الخاصة بمكان عملك، لذا يجب كتابته بلغة خطاب تعكس رؤيتك والثقافة التنظيمية التي قمت – أو ترغب – ببنائها؛ ومع ذلك، فإنَّ معظم كتيبات الموظفين تتضمن موضوعات وأنواعاً متشابهة من المعلومات. 

فيما يلي نظرة على ثمانية أقسام مشتركة في كتيبات الموظفين:

1. قيم الشركة وبيان مهمتها

لكي تكون ناجحاً، يجب أن ينسجم موظفوك مع قيم شركتك ومهامها وأهدافها؛ ولهذا السبب يتعيَّن عليك ذكر هذه الأهداف في بداية دليل الموظفين الخاص بشركتك. كل ما عليك فعله هو تقديم بيان يشتمل على أكثر ما يهمك كشركة؛ على سبيل المثال، قامت شركة زابوس “Zappos” لمتاجر التجزئة على الإنترنت بذكر 10 قيم أساسية تتوقع من الموظفين أن يطمحوا إليها، بما في ذلك “احتضان وقيادة التغيير”، و”الشغف والتصميم”.

اقرأ أيضًا: 9 طرق لتعزيز تطوير الموظفين في بيئة العمل

2. معلومات عامة عن التوظيف

من المكونات الحاسمة في دليل الموظفين المعلومات العامة حول التوظيف في شركتك، بما يشمل الموضوعات التي يهتم الموظفون بها، مثل:

• سياسات التوظيف.
• جدول صرف الرواتب وطرائق الدفع المتاحة.
• ساعات الدوام الكامل في مقابل ساعات العمل بدوام جزئي.
• أجور ساعات العمل الإضافية.
• أوقات الاستراحات واستراحات الغداء.
• إجازات العمل “Leaves of absence”.
• إجراءات مراجعات الأداء.
• إجراءات الأمن والسلامة.
• إجراءات الاستقالة وإنهاء الخدمة.

ضع في الحسبان أنَّ بعض هذه البنود، مثل قواعد أجور العمل الإضافي وتغطية تعويضات العاملين، تمليها إلى حد ما قوانين العمل أو القوانين النقابية.

3. قوانين مناهضة التمييز والتحرش

من الهام سرد جميع القوانين الحالية ذات الصلة بالقوى العاملة لديك؛ بما يشمل تكافؤ فرص العمل، ومناهضة التحرش، وقوانين مناهضة التمييز.

4. معايير السلوك

بالإضافة إلى المتطلبات القانونية، من المحتمل أن يكون لديك توقعاتك الخاصة حول تصرفات الموظفين في شركتك؛ وبالتالي ستحتاج إلى سياسات تستهدف سلوكاً معيناً في أثناء العمل. 

تشمل هذه السياسات ما يلي:

• قواعد اللباس.
• السياسات الأخلاقية.
• استخدام التكنولوجيا لأهداف شخصية.
• سياسة استخدام وسائل التواصل الاجتماعي.
• البيانات وخصوصية العملاء.
• قواعد قبول الهدايا من العملاء.
• سياسة حل النزاعات.

5. استحقاقات الموظفين

إنَّ قسم استحقاقات الموظفين هو أحد الأقسام الأكثر شيوعاً في دليل الموظفين الخاص بشركتك. من المحتمل ألا يصف دليلك جميع تفاصيل خطة التأمين الصحي الخاصة بك، إذ يمكن أن تكون مفصَّلة بحيث يمكن تقديم هذه المعلومات بصورة منفصلة، لكنَّك ربما تريد إعطاء الأساسيات، مثل: متى يكون الموظف مؤهلاً للتسجيل في الخطة الصحية للشركة، وعدد الخيارات التي تقدمها، مثل أنواع الخطط والتغطية العائلية. وبالمثل، سترغب في تحديد المزايا الأخرى التي تقدمها بإيجاز، مثل:

• الإجازات المدفوعة الأجر (PTO).
• خطط التقاعد التي تقدمها والأشخاص المؤهلين لها.
• التأمينات التي تقدمها، بما في ذلك التأمين على الحياة والإعاقة قصيرة أو طويلة الأمد.
• مزايا التدريب، بما في ذلك سداد الرسوم الدراسية.
• أي مزايا “بسيطة” قد تقدمها، سواء كان ذلك جدولاً زمنياً مرناً أم غداءً مجانياً في أحد أيام العمل.

نظراً لأنَّ موظفيك سيشيرون غالباً إلى هذا القسم – فمن منا لا يحب معرفة الامتيازات الممنوحة إليه في العمل؟ – استخدم ذلك لصالحك وساعدهم على فهم كل ما يحصلون عليه كجزء من العمل في شركتك.

اقرأ أيضًا: لكل موظف: 11 طريقة لتطوير ذاتك في العمل

6. اتفاقية السرية وعدم الإفشاء وتضارب المصالح

لا تتضمن كل شركة هذا القسم، ولكنَّ الشركات التي تعمل في صناعات شديدة التنافسية، والتي تمتلك أسرار تجارية ومخاوف بشأن عمل الموظفين لمصلحة منافس معين قد ترغب في جعل الموظفين يوقعون على اتفاقية عدم إفشاء، أو على الأقل تضمين سياسة تضارب المصالح في دليل الموظفين لديها.

7. السياسات التأديبية

من الهام أن يفهم موظفوك مخاطر عدم اتباع السياسات والقوانين والإجراءات التي تحددها في دليل الموظفين؛ لذا ضع في حسبانك أن يكون لديك قسم يوضح أنَّهم سيكونون مسؤولين عن أفعالهم وسلوكياتهم؛ فمن مصلحتك أن يرى موظفوك أنَّهم يتلقون معاملة عادلة، وأنَّهم يخضعون جميعاً إلى العملية التأديبية نفسها.

8. إخلاء المسؤولية

من الهام ألا يتعامل موظفوك مع دليل الموظفين الخاص بك بكونه اتفاقية تعاقدية بينك وبينهم؛ مما يعني أنَّهم قد يقاضوك إذا لم يتم دعم السياسات والإجراءات الواردة في الدليل. وبالتالي، احرص على تضمين إخلاء بالمسؤولية ينص على أنَّ دليل الموظفين لا يمثل عقداً، وذلك لحمايتك من مثل هذه المخاوف.

خطوات كتابة دليل الموظفين

عندما تبدأ التفكير والتخطيط لدليل الموظفين الخاص بك، ستدرك أنَّك لم تقم بإضفاء الطابع الرسمي على العديد من سياساتك، أو أنَّك لا تزال بحاجة إلى التفكير بشكل أكثر تمعناً فيما يجب أن تكون عليه بعض سياساتك؛ لكن لا تقلق، فهذا الأمر طبيعي تماماً؛ إذ لا تفكر العديد من الشركات الصغيرة بتمعُّن في سياساتها إلى أن يتعين عليها شرحها كتابياً.

اقرأ أيضًا: قواعد العمل التي تدفع الموظفين لترك وظائفهم

فيما يلي أربع خطوات يمكنك اتخاذها لبدء عملية إنشاء دليل الموظفين الخاص بك:

1. البدء بثقافتك وقيمك

أفضل ما تبدأ به عند التفكير في سياسات الموظفين – سواء كانت خاصة بقواعد الحضور أم قواعد اللباس أم عملية مراجعة الأداء، هو التفكير في ثقافة شركتك وقيمها.

وبصفتك ربَّ عمل صغير، فكِّر في قيمك الشخصية وما تريد التأكيد عليه، وضع في الحسبان كيفية إنشاء نظام قيم وثقافة تنظيمية تحفِّز موظفيك على بذل قصارى جهدهم، والبقاء مع شركتك على الأمد الطويل.

يجب أن توجِّه الثقافة التنظيمية التي ترغب في إنشائها سياساتك وإجراءاتك؛ لذلك من المنطقي على الأقل صياغة بيان المهمة الأساسي قبل تصميم سياسات وإجراءات الموظفين الخاصة بشركتك.

2. تطوير السياسات الخاصة بك

بعد تحديد قيمك بوضوح، فكِّر في وضع سياسات يتبناها موظفوك. على سبيل المثال، غالباً ما لا ترغب الشركات التي تتطلع إلى جذب العاملين الأصغر سناً في إعطاء الانطباع بأنَّها صارمة للغاية أو متعجرفة؛ وذلك لأنَّها قد تفشل في استقطاب العاملين الشباب الذين يبحثون عن أماكن عمل تعزز المرونة والانفتاح.

ومع ذلك، قد يتعين عليك – بدافع الضرورة – أن تكون صارماً بشأن سياسات معينة؛ فإذا كنت تدير نشاطاً تجارياً مثل متجر بيع بالتجزئة يكون فيه الحضور إلى العمل في الوقت المحدد أهمية قصوى، فستحتاج بالطبع إلى تحديد قواعد الحضور الخاصة بك، وربما قواعد اللباس.

قد تكون قادراً بعد ذلك على أن تكون أكثر استيعاباً أو كرماً في أجزاء أخرى من الممارسات المتبعة في مكان العمل، مثل تزويد موظفيك بمزيد من وقت الإجازة.

3. تعرف إلى القوانين المعمول بها

على الرغم من أنَّ دليل الموظفين لا يمثل عقداً بينك وبين موظفيك، إلا أنَّه يحدد توقعاتهم؛ لذلك يجب عليك اتباع القوانين المعمول بها عند كتابة أجزاء معينة من دليل الموظفين الخاص بك.

4. انظر إلى دليل الموظفين في الشركات الأخرى

بينما لا يجب عليك نسخ سياسات الشركات الأخرى وكتيبات الموظفين حرفياً، فإنَّ الأمر يستأهل أن تخصص وقتك للبحث في بعضها بحثاً عن الإلهام أو الأفكار.

قد يكون لديك بالفعل وصول إلى كتيبات الشركة الأخرى من خلال الأصدقاء أو الأقارب؛ لذا استفد من الفرص للتحقق من بعض الكتيبات الأخرى في أثناء تخطيطك لسياساتك وإجراءاتك (يمكنك أيضاً العثور على عينة من كتيبات الموظفين من خلال البحث في جوجل).