كيف تضع مخطط هيكل تنظيمي لشركتك؟

🔊 Play

كيف تضع مخطط هيكل تنظيمي لشركتك؟ هل تريد وضع مخطط هيكلٍ تنظيمي (Org Chart) لشركتك، ولكنَّك لا تعرف من أين تبدأ؟ إليك إذاً كل ما عليك معرفته لإنشاء مخططٍ يصور الهيكل التنظيمي لشركتك بدقة، مع بعض الأمثلة التي تشرح كيفية القيام بذلك.

ما هو مخطط الهيكل التنظيمي؟

هو عبارة عن تمثيل رسومي لهيكلية – بنية – شركتك، والذي يهدف إلى توضيح العلاقات النسبية بين المناصب الوظيفية داخلها.

تندرج معظم مخططات الهيكل التنظيمي التقليدية ضمن واحدة من أربعة فئات رئيسة هي:

• الهيكل التنظيمي المسطح (Flat Structure)
• الهيكل التنظيمي الوظيفي (Functional Structure)
• الهيكل التنظيمي التقسيمي (Divisional Structure)
• الهيكل التنظيمي على شكل مصفوفة (Matrix Structure)

1.   الهيكل التنظيمي المسطح

يدلُّ الهيكل التنظيمي المسطح على نوع محدد جداً من التنظيم المؤسسي، والذي يكثر استخدامه في الشركات الناشئة والمنظمات الصغيرة؛ وذلك لأنَّه لا يحتوي على مستويات هرمية لا داعي لها، بغية توضيح المسؤوليات والسُّلطَات عبر المنظمة.

على عكس التسلسل الهرمي التقليدي الذي يظهر تواصلاً أحادي الاتجاه، ويمنح ذوي المناصب العليا كل المعلومات والسُّلطات اللازمة؛ يسعى الهيكل التنظيمي “المسطح” إلى فتح خطوط التواصل والتعاون داخل المنظمة.

2.   الهيكل التنظيمي الوظيفي

يشير الهيكل التنظيمي الوظيفي – والذي يعرف أيضاً باسم الهيكل التنظيمي البيروقراطي (bureaucratic organizational structure) – إلى الهيكل التنظيمي الذي يتضمن تخصُّصات مثل الإشراف والإدارة والتوجيه وتوزيع المسؤوليات.

يقسِّم هذا الهيكل التنظيمي الشركة على أساس التخصص، مثل الأعمال التجارية وقسم المبيعات وقسم التسويق وقسم خدمة العملاء. ما يميِّز الهيكل التنظيمي الوظيفي هي اضطلاعُ كلُّ موظف في المنظمة بوظيفة واحدة، إذ تقلل هذه الأدوار المحددة أي ارتباك حاصل؛ لكن من سلبياته صعوبة التواصل بين الإدارات والأقسام المختلفة.

3.   الهيكل التنظيمي التقسيمي

يفيد الهيكل التقسيمي في ترتيب العمل الذي ينقسم إلى مجموعات وظيفية منفصلة وذاتية التوجُّه تركِّز على منتجات أو مشاريع مختلفة. ومن الأمثلة على الشركات ذات الهيكل التقسيمي مجموعة شركات جاب (Gap)، والتي تضم أكثر من شركة تجزئة مختلفة تعمل تحت مظلة الشركة، مثل جاب (Gap) وأولد نايفي (Old Navy) وبانانا ريبابليك (Banana Republic)، والتي تعمل كلها كشركات مستقلة، بيد أنَّ كل واحدة منها جزءٌ من علامة تجارية واحدة.

4.   الهيكل التنظيمي على شكل مصفوفة

يشير هيكل المصفوفة إلى بنية أكثر تعقيداً تربط الموظفين من خلال الوظيفة والمنتج. هيكل المصفوفة أكثر تشعباً من حيث أنَّ الموظفين لديهم العديد من الرؤساء الذين يرفعون تقاريرهم إليهم، لذا فهم لا يرفعون التقارير إلى مديري الأقسام فحسب، بل وإلى أشخاص مثل مديري المشاريع أيضاً.

ما هو الغرض من مخططات الهياكل التنظيمي؟

يهدف مخطط الهيكل التنظيمي إلى تصوير هيكلية مؤسستك، حتى تتمكن إدارات الموارد البشرية والموظفون وأصحاب المصلحة (stakeholders) من فهم طبيعة العمل على أرض الواقع بصورة أفضل. وبالنسبة لقسم الموارد البشرية، تساعد مخططات الهياكل التنظيمية ممثلي الموارد البشرية في المتابعة الحثيثة لموظفي الشركة، ويتعيَّن عليهم تحديثها عند تعيين موظفين جدد، أو مغادرة موظفين قدامى؛ مما يمكِّنهم من تبرير إضافة أو تقليل عدد الموظفين، وكذلك العمل مع الموظفين الذين يبحثون عن فرص لتغيير أدوارهم الوظيفية.

تمثِّل مخططات الهياكل التنظيمية شريان حياة يساعد الموظفين الجدد – عند تعيينهم – على معرفة أسماء وألقاب زملائهم القدامى، وعلى معرفة موقعهم المناسب في الهيكل التنظيمي العام للشركة. وفي الوقت نفسه، يمكِّن مخطط الهيكل التنظيمي الموظفين – في جميع المراحل – من اشتشراف مستقبلهم في الشركة بصورة أفضل، كما يمكِّن المستثمرين وأصحاب المصلحة الآخرين من اكتساب فهمٍ أفضل لكيفية تحقيق رؤية الشركة على أرض الواقع من خلال إلقاء نظرة على جميع العناصر الفاعلة فيها.

وبالتالي، فإنَّ مخطط الهيكل التنظيمي يشبه خطط اللعب (playbook) لفريق كرة القدم؛ إنَّه تمثيل مرئي للمكان الذي يقف فيه جميع لاعبي الفريق، وكيفية عملهم معاً لتحقيق الرؤية المشتركة والأهداف النهائية للشركة.

ما هي سلبيات مخططات الهياكل التنظيمية؟

يقول بعض منتقدي مخططات الهياكل التنظيمية أنَّها قد ترسم صوراً مضللة لهيكلية الشركة في بعض الأحيان؛ فمثلاً، قد تعطي صورةً مغلوطة عن أهمية وتأثير المناصب المختلفة داخل المنظمة، فتخلق بالتالي تسلسلاً هرمياً لا داعي له.

وبالمثل، يجادل آخرون بأنَّ مخططات الهياكل التنظيمية تدفع الموظفين إلى النظر إلى  أدوارهم الوظيفية من زاوية ضيقة للغاية؛ فنظراً لأنَّهم يرون أنفسهم ملائمين لموقعٍ وظيفيٍّ واحد في الهيكل التنظيمي للشركة، يمكن أن يؤدي ذلك إلى قيامهم بحصر أنفسهم ضمنه (pigeon-holing).

وأخيراً، يشير بعض المنتقدين إلى أنَّ مخططات الهياكل التنظيمية تفشل في التعرُّف على خطوط التواصل والتأثير غير الرسمية، والتي غالباً ما تكون بذات الأهمية في بيئات العمل. وهو ما يحصل إذا ما بدأ الموظفون في قطع خطوط التواصل تلك بسبب عدم اشتمال توصيفاتهم الوظيفية عليها.

كيف تنشئ مخطط هيكلٍ تنظيمي؟

لعلَّكَ قد تتساءل: كيف يمكنني إنشاء مخطط هيكلٍ تنظيمي باستخدام برنامج الإكسل (Excel) مثلاً؟

يعدُّ إنشاء مخطط هيكل تنظيمي أمراً بسيطاً، رغم أنَّه قد يستغرق وقتاً طويلاً تبعاً لحجم شركتك، أو مدى تشعُّب هيكلها التنظيمي. إذا أردت إنشاء مخطط هيكلٍ تنظيمي باستخدام برنامج الإكسل (Excel)، فيمكنك إدراج رسم (SmartArt) واختيار شكل مخطط الهيكل التنظيمي الذي تريده، أو يمكنك استخدام برنامج مايكروسوفت فيزيو (Microsoft Visio).

فيما يلي الخطوات الأساسية للقيام بذلك:

1. انقر فوق تبويبة “إدراج – Insert” في القائمة المنسدلة، ثمَّ رسم (SmartArt) من مجموعة الرسومات التوضيحية (Illustrations group).
2. انقر فوق “هيكلي – Hierarchy”، ثمَّ “مخطط هيكلي – organization chart layout”، ثم انقر فوق موافق.

3. لإدخال النص خاصتك، قم بإحدى الإجراءات الآتية:
   • اختر إحدى المستطيلات الفارغة، ثمَّ اكتب ما تريد.
   • أو انقر فوق [نص] في مربع النص، ثمَّ اكتب ما تريد.
   • أو انسخ النص من موقع أو برنامج آخر، وانقر على [نص] في مربع النص، ثم الصقه هناك.