ما هي قواعد العمل داخل الشركات؟
تهدف الشركات إلى تطوير العمل ضمن منظومة محددة الأهداف، بعيدًا عن الفوضوية التي تتسبب في العديد من المشكلات داخل بيئة العمل وتُؤثر على المخرجات، ومن هنا تنبع أهمية قواعد العمل داخل الشركات، إذ لها تأثير فعال وإيجابي على منظومة التشغيل والهيكلة الداخلية.
- 8د
- عدد المشاهدات 2٬019
ما هي قواعد العمل؟
قواعد العمل (بالإنجليزية: Business Rules)؛ هي مجموعة من التعليمات والإرشادات واللوائح التي تُوجه الشركة في كيفية أداء عملها، وتهدف إلى تطوير العمل، إذ يُمكن استخدامها لتحديد الإجراءات التي يجب اتخاذها في الظروف المختلفة، ويُمكن أيضًا استخدامها لمنع حدوث إجراءات معينة، فهي تهدف إلى توجيه السلوك وتحديد أين؟ ومتى؟ ولماذا؟ وكيف يتم تنفيذ مهام العمل؟
كما يُمكن للشركات إدارة هذه القواعد بشكل رسمي أو غير رسمي، إذ لا يُوجد دليل محدد لتطبيق قواعد الأعمال، وإنما قد تختلف من شركة إلى أخرى حسب ظروفها وإمكانياتها ومجال عملها، والغرض الرئيس منها يكون بالمحافظة على التوازن وتبسيط العمليات ما بين الأقسام، وقد تكون على شكل تشريعات أو سياسات أو لوائح أو وصف أو غير ذلك.
في ضوء ما سبق، هناك عدة أنواع لقواعد الأعمال، يمكن تعدادها كالآتي:
أنواع قواعد العمل:
- القواعد الضمنية
هي القواعد التي لا يتم تضمينها أو كتابتها، إذ تكون مفهومةً ضمنيًا من قبل جميع الأطراف، مثل: حسن السلوك.
- القواعد الصريحة
هي القواعد التي تتطلب نموذجًا مكتوبًا، مثل: التعليمات والإرشادات.
- القواعد الإجرائية
هي القواعد التي تتطلب القيام بإجراءات معينة من قبل الموظفين والشركة، مثل: نقديم أوراق رسمية معينة أو إثباتات.
إليك أهمية قواعد العمل
تتلخص أهمية وضع قواعد في العمل فيما يأتي:
- تعزيز كفاءة الموظفين
يعمل دمج القواعد في مكان العمل على زيادة كفاءة الموظفين داخل الشركة، من خلال توفير الوقت الخاص بانتظار التعليمات حول أمر معين، بالإضافة إلى ضمان التزام الموظف ومعرفته لكيفية أداء عمله، مما يُسهم في زيادة الإنتاجية ورفع الأداء العام.
- تحسين الامتثال
إذ تتداخل قواعد العمل مع المعايير والسياسات العامة التنظيمية الخاصة بالشركة وتنفيذها على جميع المستويات، مما يُقلل من العقوبات القانونية، ويضمن عمل الشركة وفق قواعد محكمة وضوابط معينة.
- تبسيط العمليات التجارية
حيث يعرف الموظفون ما يجب القيام به على مستوى الأفراد أو الأفرقة، الأمر الذي يسهم في التقليل من ضغط الملفات، ويساعد على الاهتمام بالعمليات التنسيقية أكثر، مما يعمل على تطوير العمل وبيئته.
- تنفيذ الخطط الاستراتيجية
إذ يُسهم ذلك في تمكين الشركة من تنفيذ خططها الاستراتيجية التي تستند على أداء الموظفين وتجربة المستخدمين تجاه سياسات الشركة وأهدافها، مما يُساعدها في مراجعة وتحسين مواردها.
اقرأ أيضًا: نصائح تقنية هامة لإدارة المديرين.
تعرّف على طريقة كتابة قواعد العمل
قبل كتابة القواعد هناك أربعة جوانب من المهم فهمها ومراعاتها، وهي كالآتي:
- تحديد النطاق
إذ تنطوي هذه الخطوة على تحديد الأنشطة التجارية التي يجب تضمينها في القواعد الخاصة بالشركة، والتغييرات التي يجب إجراؤها، وكيفية مراقبتها وتنفيذها.
- تحديد التوقعات
وتشمل التأكد من أنّ الموظفين قادرون على أداء وتطوير العمل الخاص بهم، مع وجود فهم متبادل فيما بينهم، ومناقشة ما يتوقعونه من العمل.
- إيصال التوقعات
وتعني شرح التوقعات وكيفية عملها، بالإضافة إلى إنشاء نظام لإعداد التقارير لتتبع التقدم.
- قياس التقدم
ويتضمن تحديد الأهداف وقياس ما إذا كانت الشركة قادرةً على تنفيذها، باستخدام مقاييس معينة، مثل: الوقت أو التكلفة.
أما فيما يخص الخطوات العامة لكتابة القواعد، فهي كالآتي:
- تسمية القواعد
بحيث يتم تعيين عنوان لكل قاعدة، والتأكد من صياغتها بطريقة مفهومة.
- وصف الأهداف
بحيث يتم تضمين الهدف المباشر من قاعدة العمل.
- تقديم أمثلة
تُوضح كيفية تطبيق القاعدة.
- مشاركة القواعد مع الفريق
بحيث تتم مناقشة توقعاتهم وفهم رؤيتهم.
- القيام بإجراء تعديلات
بحيث تتم إجراء آخر التعديلات بعد سماع ملاحظات الفريق.
أمثلة على قواعد العمل
قد تُطبق الشركات قواعد الأعمال على مجموعة واسعة من الأعمال، وذلك بهدف تطوير العمل ورفع الإنتاجية، وبعض الأمثلة على المواقف التي قد تُستخدم فيها القواعد ما يأتي:
طلب الإجازة
أحد الأمثلة على قواعد الأعمال الأكثر شيوعًا هو ما يتعلق بإجازات الشركة، وذلك من خلال نظام تضعه الشركة نفسها، فمثلًا إذا طلب الموظف إجازة سيتحقق النظام أو فريق الموارد البشرية من رصيد طلب الإجازات المسموح به؛ للتأكد من تطبيق القواعد وتقليل الأخطاء المتعلقة بذلك.
الترقيات
للحصول على ترقية داخل الشركة تكون هناك مجموعة من الشروط التي يجب أن تُطبق لضمان حصول الموظف على ما يستحقه، مثل: سنوات الخبرة، المهارات المكتسبة، تقييم الأداء، وما يتصل بذلك.
اقرأ أيضًا: خطوات لتنمية الشركات بطرق ذكية.
المكافآت
تُطبق مجموعة من القواعد على هذا النظام، إذ تعتمد على عوامل متنوعة في أداء الموظف، مثل: مستوى الأداء العام، صافي أرباح الشركة، أهداف المبيعات، وغيره.
الامتثال
إذ يُمكن أن تُساعد هذه القواعد الشركة فيما يخص خضوع الموظفين للإرشادات العامة، مثل: وصول مكان العمل على الموعد وتجنب التأخير، وذلك من خلال تحديد أقصى موعد للوصول أو البدء في العمل.
الموافقة على الطلبات
قد تقوم بعض الشركات بوضع مجموعة من القواعد الخاصة بإجراءات الموافقة على طلبات معينة، فمثلًا قد يكون لدى الشركات المصرفية وشركات العقار قاعدة عمل تنص على أنّه إذا كانت الدرجة الائتمانية لمقدم الطلب دون المستوى المطلوب لا يُوافق على طلبه.
خدمات الاشتراك
يُمكن للشركة استخدام قاعدة عمل خاصة في تذكير العميل لتحديث خدمته إذا لم يدفع خلال فترة زمنية معينة، ذلك يُساعد الشركة في الاحتفاظ بالعملاء وتقليل التكاليف.
أوامر الشراء والمرتجعات
يُمكن للشركة تطبيق قواعد الأعمال في قطاع البيئة بالتجزئة، فمثلًا تُحدد الشركة إطارًا زمنيًا لإرجاع المنتج الذي تم شراؤه.
كيف تدعم قواعد العمل أتمتة العمليات أو التحول الرقمي؟
نظرًا لأنّ العديد من الشركات تخضع للتحول الرقمي، يُمكن أن يُساعدها تحديد قواعد الأعمال وأتمتتها على تحقيق أهدافها بشكل فعال، مما يُساهم في زيادة قدرة الشركة على إجراء التحديثات بسرعة؛ وذلك بسبب احتمالية تغير طبيعة العمل مع مرور الوقت، خاصةً إذا كانت العمليات متعددةً وليست منظمةً، لذلك من المهم توظيف خبراء في مجال تكنولوجيا المعلومات والأعمال.
إنّ البرامج الخاصة بأتمتة قواعد العمل، من شأنها تطوير الأعمال ومساعدة الشركة في التعرف على آخر المستجدات الخاصة بعالم الأعمال، و مع مرور الوقت لا يحتاج الموظفون إلى تعديل الأنظمة يدويًا، ومن المهم مراعاة توفير القواعد بتنسيقات سهلة لمن يُدير أعمال الشركة، ممن قد لا يمتلك مهارات البرمجة، مما يسمح لهم بإجراء تعديلات في المستقبل دون تدخل من المبرمجين أو المطورين، وذلك يُساعد في توفير ما يأتي:
- المرونة في بيئة العمل.
- توفير الوقت والجهد.
- تحديث السياسات التنظيمية بسهولة.
اقرأ أيضًا: الأسئلة الشائعة حول عملية التوظيف.
الخاتمة
إنّ قواعد الأعمال من الاستراتيجيات المهمة التي تُساعد في تطوير العمل، من خلال رفع الإنتاجية والكفاءة، وسهولة تطبيق الاستراتيجيات وتبسيط العمليات التجارية، وأهم الأمور التي تدعمها هي أتمتة العمليات والتحول الرقمي الذي تسعى إليه العديد من الشركات، ومن الأمثلة على هذه القواعد: القواعد الخاصة بالترقيات أو طلب الإجازات أو المكافآت أو الموافقة على الطلبات.
المراجع
مقالات ذات صلة