دليل المدير التنفيذي لتحسين الإنتاجية في العمل

كيفية تحسين الإنتاجية في العمل للمدير التنفيذي

من أهم الأمور التي يعمل عليها المدير التنفيذي بدافع تحسين الإنتاجية ورفعها في بيئة العمل ما يأتي:

جدولة أولوياتك وليس قائمة المهام الخاصة بك

مع وجود مطالب لا تعد ولا تحصى تأتي من جميع الاتجاهات، يجب على المديرين التنفيذيين تحديد أولوياتهم الحيوية من بين العديد من الأنشطة التي تملأ جداولهم الزمنية، وذلك من خلال تقسيم الأولوبات على 4 أنواع، وهي كالآتي:

• هام/عاجل

الأزمات، ومشكلات اللحظة الأخيرة، والمشاريع التي تعتمد على المواعيد النهائية. هذه تتطلب اهتمامك الفوري.

• هام/غير عاجل

تشمل المسؤوليات الهامة التخطيط الاستراتيجي وخطط تطوير الموظفين وإعداد المقترحات. جدولة وقت التركيز لهذه.

• غير مهم/عاجل

الانقطاعات ورسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات التي يُمكن تفويضها أو التعامل معها من قبل الآخرين أو حذفها.

• غير مهم/غير عاجل

العمل المنشغل، بعض المكالمات، المهام ذات المستوى المنخفض. تفويض أو إسقاط هذه.

بمجرد تحديد نطاق مسؤولياتك، يُمكنك أن تُقرر بشكل موضوعي أين تضع اهتمامك ومواردك وجهدك، لذلك استخدم قاعدة 80/20: 80% من نتائجك غالبًا ما تأتي من 20% فقط من الأنشطة، وعليه ركّز على الـ 20% الحيوية. تفويض أو الاستعانة بمصادر خارجية أو إلغاء المهام التي لا تغذي الأولويات الإستراتيجية أو نمو الأعمال بشكل مباشر.

تجميع المهام والأنشطة المماثلة معًا

يسمح العديد من المديرين التنفيذيين بأن تُصبح أيامهم مجزأة، حيث يتم حظر كل ساعة أو نصف ساعة لأنواع مختلفة من الاجتماعات والمراسلات والمسؤوليات. هذا التبديل المستمر للسياق يُمكن أن يستنزف الطاقة العقلية مع مرور الوقت، ويكون تجميع المهام والأنشطة المماثلة معًا على النحو الآتي:

• التحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها في الأوقات المحددة، ولكن أغلق صندوق الوارد الخاص بك بقية اليوم.
• مجموعة اجتماعات التقدم المتكررة مع فرقك في نفس اليوم.
• تخصيص نصف يوم كل أسبوع لإجراء مكالمات المبيعات وبناء العلاقات الخارجية بدلاً من الضغط عليها.

كشفت دراسة أجرتها جامعة إلينوي أنّ الموظفين الذين أخذوا فترات راحة قصيرة كل 75 دقيقة شهدوا زيادة بنسبة 30% في إنجاز المهام وتحسنًا بنسبة 22% في الدقة.

اقرأ أيضًا: المدير النرجسي: تعريفه وكيفية التعامل معه

جدولة كتل التركيز دون انقطاع

تتضمن أفضل ممارسات الإنتاجية الأخرى جدولة كتل التركيز غير المنقطعة فعليًا في التقويم الخاص بك، ويُنصح بأن يكون اليوم مقسم إلى أجزاء مركزة للتركيز على الجهود الحيوية، وخلالها، يتم التعمق في عناصر الصورة الكبيرة مثل التخطيط عالي المستوى، ورسم العروض التقديمية، واستكشاف الشراكات، وتطوير المفاهيم، والبحث في اتجاهات الصناعة، بالإضافة إلى اتباع ما يأتي:

• تقصير جميع الاجتماعات على فترات الصباح أو بعد الظهر فقط، وتجنب الجدولة على الغداء لإعطاء عقلك إعادة ضبط.
• إبلاغ فريقك عن نقاط التركيز حتى يعلموا أنّهم لا يتوقعون استجابة فورية.
• إيقاف تشغيل جميع الإشعارات على جهاز الكمبيوتر والجهاز اللوحي والهاتف أثناء هذه المقاطع.

الاستفادة من أدوات الإنتاجية

من خلال تحديد أولوياتك وتنظيم التقويم الخاص بك بشكل متعمد، يُمكن أن يُوفر تحديد أدوات الإنتاجية دعمًا إضافيًا لتحسين مخرجاتك وكفاءتك، ويتم كل ذلك عن طريق ما يأتي:

• مصفوفات تحديد الأولويات

تُتيح لك أدوات مثل Asana وTrello وClickUp إنشاء لوحات معلومات لتخطيط المشاريع والمسؤوليات الرئيسية عبر فريقك.

• التشغيل الآلي

تعمل أدوات التشغيل الآلي مثل Zapier على ربط تطبيقات الإنتاجية المختلفة معًا حتى تتمكن من نسخ الملفات احتياطيًا تلقائيًا، وتشغيل الإجراءات عبر البرامج، وسحب التقارير بانتظام.

• اختصارات لوحة المفاتيح

إنّ تعلم واستخدام اختصارات لوحة المفاتيح للبرامج شائعة الاستخدام، مثل: Microsoft Excel أو Google Docs يُمكن أن يُقلل دقائق من المهام (فهذا يضيف الكثير!).

تذكر بأنّ الهدف من جميع الأدوات يجب أن يكون مضاعفة التأثير التنفيذي والكفاءة، وليس مجرد الاستعانة بمصادر خارجية لكل مهمة.

تجديد الطاقة

كل من يشغل منصب المدير التنفيذي هو بالضرورة تحت ضغط هائل ومسؤولية كبيرة، لذلك العقلية المطلوبة للعمل على أعلى مستوى تعتمد على تجديد الطاقة العقلية بجد، وفيما يلي بعض الاستراتيجيات الرئيسة:

• ممارسة الرياضة

من خلال إعطاء الأولوية للحركة لمدة 30 دقيقة يوميًا لتعزيز الطاقة والمزاج والتركيز.

• إلهام الإبداع

خصص وقتًا لإلهام الكتب والفنون والبودكاست.

• افصل الكهرباء

افصل الكهرباء يومًا أو يومين في الأسبوع، خاصة في عطلات نهاية الأسبوع، لإعادة الشحن بالكامل.

• التواصل

أحط نفسك بعلاقات شخصية ومهنية إيجابية تجدد نشاطك.

• تنمية الامتنان

احتفظ بمذكرة يومية عن الامتنان، وهذا يُمكن أن يُساعد في إعادة صياغة التحديات بشكل إيجابي.

إنّ الحفاظ على لياقتك العقلية يُمكن أن يُساعد في منع الإرهاق وضمان التحفيز والمرونة على المدى الطويل اللازم للنجاح كمدير تنفيذي، ويجب أن يكون التجديد غير قابل للتفاوض.

اقرأ أيضًا: المدير الفوضوي: نصائح فعالة للتعامل معه

الإنتاجية تدور حول الإيقاعات وليس التوازن

لا تُخطئ، فإتقان الإنتاجية يتطلب إجراء تقييم شجاع لكيفية قضاء وقتك المحدود واحترام الأولويات، لكن يجب الالتزام بالتحولات العقلية والتغييرات الهيكلية والعادات المتجددة الموضحة، مع الثقة من أنّ قدرتك على القيادة بقوة يُمكن أن ترتفع بشكل كبير.

باعتبارك مديرًا تنفيذيًا، فإن الفرصة المتاحة لك لتحقيق التأثير هائلة، يُؤدي إتقان الإنتاجية في نهاية المطاف إلى تغذية العقلية والطاقة التي يحتاجها القادة لتعظيم نفوذهم.

الأسئلة الشائعة حول تحسين الإنتاجية في العمل للمدير التنفيذي

من الأسئلة الشائعة حول ذلك ما يأتي:

كيف يمكن للمدير التنفيذي تعزيز التفاعل والتعاون بين أعضاء الفريق؟

• تعزيز الاتصال: قُم بتحسين سياسات الاتصال داخل الشركة لتسهيل التواصل بين الأقسام والمستويات المختلفة.
• تعزيز ثقافة العمل الجماعي: حث فريق العمل على التفاعل والتعاون من خلال تعزيز روح الفريق والمشاركة المشتركة.
• إقامة فعاليات تكاملية: نظم فعاليات وورش عمل تعزز التواصل وتقوية الروابط بين أعضاء الفريق.
• استخدام وسائل التواصل الحديثة: قم بتوظيف وسائل التواصل الاجتماعي الداخلية والأدوات التكنولوجية لتسهيل التفاعل وتبادل المعلومات.
• تحديد أهداف مشتركة: حدد أهدافًا مشتركة للفريق وضع خطط لتحقيقها بالتعاون.

كيف يمكن للمدير التنفيذي تحسين فعالية اجتماعات الفريق؟

• تحديد الأهداف: حدد أهدافًا واضحة لكل اجتماع وضمن وقت محدد لكل نقاش.
• دعوة المشاركين الصحيحين: تأكد من دعوة الأشخاص الذين لديهم صلة بالمواضيع المطروحة لضمان فعالية الاجتماع.
• تحضير مسبق: طلب من المشاركين التحضير للاجتماع وتوفير المعلومات الضرورية مسبقًا لتسريع اتخاذ القرارات.
• تحديد الأدوار: حدد أدوارًا واضحة للمشاركين في الاجتماع لتعزيز التركيز والتفاعل الإيجابي.
• الحفاظ على الوقت: قم بإدارة الوقت بفعالية وتجنب الانحراف عن جدول الأعمال المحدد.
• توفير فرص للمشاركة: قدم فرصًا للجميع للمشاركة والتعبير عن آرائهم واستفساراتهم.
• متابعة الإجراءات: قم بتوثيق القرارات والإجراءات المتفق عليها ومتابعتها بشكل منتظم.

اقرأ أيضًا: ما دور المدير في تطوير الموظفين في بيئة العمل؟

الخاتمة

في ختام المقال، يظهر المدير التنفيذي كشخص أساسي في تعزيز الإنتاجية في العمل، وبفضل رؤيته الاستراتيجية وقيادته الفعّالة، يتسنى تحقيق تحسين مستدام في العمليات وزيادة الإنتاجية. يعزز دوره التفاعل والابتكار، مما يعكس تأثيرًا إيجابيًا على أداء الفريق وتحقيق الأهداف المؤسسية بكفاءة.

المراجع

1. The Executive’s Guide To Optimized Productivity