كيف تدير فريقك عن بعد؟

قد يستغرق هذا الأمر بعض الوقت؛ لذا يتعيَّن علينا جميعاً التعلم ومشاركة الحلول الناجحة؛ كما سنحتاج إلى التحلي بالصبر والمرونة، إذ لن نتمكن من اعتماد روتين مثالي أو الحصول على جميع الإجابات على الفور.

لذا وفي هذه الفترة الانتقالية، يجب أن ينصب تركيزنا الأولي على دعم صحتنا وعافيتنا، مع الإبقاء على الروح المعنوية والتحفيز؛ إذ يساعد ذلك على ضمان استمرار المهام الهامة للأعمال، وبناء ثقافة الثقة والتواصل داخل الفرق. ومع مرور الوقت، قد نرغب أيضاً في التركيز على ضمان جودة الإنتاجية والأداء.

أهم النصائح لإدارة فرق العمل عن بعد

1. احصل على توافق بشأن طرائق العمل، وتأكد من أنَّ كل عضو في الفريق قد فهم الطريقة التي ستعملون بها معاً عن بُعد، وكيفية مشاركة المعلومات، ومدى تكرار القيام بذلك.   
2. اعرض الصورة الكبيرة، لكن كن مرناً. 
3. ذكِّر فريقك بالصورة الكبيرة وكيف يتناسب عملهم معها، وقم بمراجعة الأهداف قصيرة الأمد بانتظام، وعدِّلها حسب الحاجة. 
4. إذا لم يتمكن بعض أعضاء الفريق من تنفيذ جميع أعمالهم المعتادة، ففكر في المهارات الأخرى التي يمكنهم من خلالها مساعدة بقية أعضاء الفريق بما يساهم في تحقيق أهداف الفريق.
5. ضع التوقعات وثق بقدرة فريقك على العمل دون اللجوء إلى الإدارة التفصيلية، وكن واضحاً بشأن توقعاتك من الفريق، وركِّز على النتائج بدلاً من الطريقة التي ينجزون بها مهام عملهم.
6. تأكد من حصول أعضاء الفريق على الدعم والمعدات التي يحتاجونها؛ بما يتضمن أي تدريب قد يحتاجون إليه لاستخدام أدوات العمل عبر الإنترنت، أو برامج العمل عن بُعد.
7. أبقِ تقويمك ظاهراً لهم، واترك أمامهم بابك مفتوحاً.
8. أجرِ اجتماعات افتراضية منتظمة؛ فهذا الأمر ضروري للبقاء على تواصل كفريق واحد، وذلك للاطمئنان على صحة الجميع، وإبقاء مسار العمل ضمن مساره الصحيح. ليس من الضروري أن تكون هذه الاجتماعات طويلة، ولكنَّ إجراءَها بانتظام هو المفتاح.
9. حافظ على استمرارية اجتماعات الفريق؛ فهذا يحافظ على هيكلية الفريق واستمرار التعاون بين أعضائه.
10. شارك المعلومات وشجِّع فريقك على القيام بالشيء نفسه؛ فبدون التواصل الجسدي، تقلُّ فرص تمرير المعلومات بين أعضاء الفريق؛ لذا شارك آخر المعلومات أو ما تم تعلمه من الاجتماعات والمشروعات الأخرى، وادع فريقك للقيام بالشيء نفسه.
11. كن لطيفاً في طريقة تقديم ملاحظاتك وأسلوب التواصل مع أعضاء الفريق، إذ يمكن أن يكون الناس أكثر حساسية إذا كانوا يشعرون بالعزلة أو القلق، لذا ضع ذلك في الحسبان عند التحدث أو الكتابة إليهم. وتواصل معهم بانتظام، وليس فقط عندما تسوء الأمور، سواء أكان ذلك بخصوص معلومات أو مدح أو نقد.
12. أصغِ جيداً واقرأ ما بين السطور؛ فعدم وجودك في الغرفة نفسها سيعني أنَّك لن تمتلك معلومات إضافية – مثل لغة الجسد أو نبرة الصوت – لفهم مشاعر وطريقة تفكير أعضاء الفريق، واعرف ما لا يُقال واطرح أسئلة توضيحية. 
13. ساعد في تعزيز العلاقات، وخصِّص وقتاً للمحادثات الاجتماعية؛ فهذا يزيد من متانة العلاقات بين أعضاء الفريق الواحد، ويسهِّل التواصل بين الأشخاص الذين قد لا يجتمعون كثيراً، كما أنَّه يقلل من مشاعر العزلة.

مجالات محددة يجب النظر فيها

سيكون موقف كل عضو في فريقك مختلفاً وسلساً، حيث نجد جميعاً طرائق لتحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية، والاعتناء بصحتنا. لدى كثير من الناس مسؤوليات كثيرة، ويعانون حالياً في تنظيم مسؤولياتهم المتضاربة؛ لذا يمكنك أن تلعب دوراً رئيسياً في طمأنة أعضاء الفريق بأنَّ هذه المشاعر طبيعية، وفي مناقشة أي صعوبات معينة يواجهونها، كما قد تساعد توقعاتك كمدير في رفع ثقل بعض المسؤوليات التي يشعرون بها.

إذا كنت تعمل من المنزل، فقد تكون لديك مسؤوليات رعاية غير مخطط لها بالنسبة إلى المُعالين خلال هذه الفترة (بسبب إغلاق المدرسة أو الحضانة أو دار رعاية المسنين)؛ وفي هذه الظروف، من المتوقع أن يحتاج الموظفون والمديرون التنفيذيون لممارسة مستوى معين من المرونة من أجل استيعاب هذه الحالة غير الاعتيادية.

ستقوم بعض المدارس بإعداد عمل منظم، لكنَّ هذا سيختلف بشكل كبير باختلاف المدارس والفئات العمرية؛ لذا قد ترغب في مشاركة معلومات هذا المقال مع أعضاء الفريق، ومع الأطفال في المنزل.

“الناس ستنسى ما قلت، الناس ستنسى ما فعلت، لكنَّهم لن ينسوا أبداً كيف جعلتهم يشعرون” – مايا أنجلو.

الصحة والسلامة والعافية

منذ تفشي فيروس كورونا (كوفيد -19)، شعر الكثير منا بقلق عميق بشأن صحتنا الجسدية والعقلية وصحة أحبائنا؛ لذا يمكن أن يؤدي العمل من المنزل – على مدى فترة طويلة – إلى الشعور بالعزلة؛ لذا شجع أعضاء فريقك على تقييم مكان عملهم في المنزل، وذلك باستخدام قائمة مراجعة التقييم الذاتي للوضعيات الصحيحة للجسد في أثناء العمل على الحاسوب، وتحدث معهم حول ترتيبات العمل من المنزل، وذلك للتأكد من أنَّها صحية وآمنة.

من الهام أن تنتبه إلى صحتك وعافيتك وتضع لنفسك حدوداً صحية؛ لذا قد يكون من المفيد أن تخبر فريقك متى تكون قادراً على تلقي مكالماتهم، ومتى لا تكون كذلك؛ فالشيء الرئيسي الذي يُطلب منك القيام به هو الاعتناء بنفسك وأحبائك وزملائك، والتزام الحذر الدائم.

المعنويات والتنشئة الاجتماعية

شجِّع على التواصل بين أعضاء الفريق؛ وذلك باتباع النصائح الآتية:

• شارك مع فريقك صوراً لما يحدث محلياً، أو منشورات ملهمة، وذلك للتواصل معهم.
• احرص على تذكُّر أعياد الميلاد والإنجازات المهنية والشخصية حيثما أمكنك القيام بذلك.

نصيحة هامة: عدم الشعور بالذنب

من المفيد أن تتفق مع فرقك على أنَّك لن تشعر بالذنب عند العمل عن بُعد.

لقد ثبت أنَّ الأشخاص الذين يعملون من المنزل يبلغون عن شعورهم بالذنب إذا ابتعدوا عن شاشاتهم، وذلك بسبب الاستراحة أو تناول وجبة خفيفة؛ وهذه الأمور عبارة عن بضعة تداعيات سببتها ثقافة الحضور في المكتب؛ والتي لا يمكن أن تحدث أبداً في أثناء عملهم المكتبي.

نصيحة هامة: شارك النجاحات عبر مكالمات الفيديو

وذلك للحفاظ على الروح المعنوية وتعزيز الشعور بتقدم العمل.

التواصل

ضع في الحسبان وجود خطة تواصل “رسمية” و”غير رسمية”، واستخدم الأدوات التي تناسب كل منها. على سبيل المثال، بالإضافة إلى عقد اجتماعات فردية وجماعية رسمية، ضع في الحسبان إنشاء مساحة عبر الإنترنت تقوم من خلالها باستنساخ تجربة الدردشة وطرح الأسئلة التي تعود الموظفون القيام بها في مكاتبهم.

تعد مكالمات الفيديو في برنامج مايكروسوفت تيمز خدمة جيدة للتواصل رسمياً مع أعضاء الفريق، بينما تعد خدمة الدردشة فيه رائعة لإجراء المزيد من المحادثات غير الرسمية؛ كما يمكنك أيضاً إنشاء مجموعة على تطبيق يامر “Yammer”.

قد يكون من المفيد لجميع أعضاء الفريق مشاركة أوقات عملهم مع بقية الأعضاء، وذلك ليتمكن زملاء العمل من معرفة متى يكونوا متاحين. لا يتوقع أعضاء الفريق أن تكون متاحاً طوال الوقت، ولن ينتظروا منك أن ترد على رسائلهم خارج ساعات العمل المخطط لها.

نصيحة هامة: ابنِ محادثات هادفة

هنا بعض الأسئلة التي يمكن للمديرين استخدامها للخوض في محادثات هادفة:

• كيف يمكنني مساعدتك؟
• ما الذي تحتاج إلى مساعدة فيه لتكون ناجحاً خلال هذه الأوقات العصيبة؟
• هل يوجد أي أمر تعاني فيه؟

الأدوات والتكنولوجيا

تستخدم العديد من المنظمات تطبيق مايكروسوفت تيمز للتواصل بين أعضاء فريق العمل الواحد؛ إذ يتيح هذا التطبيق إجراء مكالمات واجتماعات بالصوت والفيديو، ومشاركة الموارد. 

ملحوظة: للوصول إلى تطبيق مايكروسوفت تيمز من خلال المتصفح، فأنت بحاجة إلى استخدام متصفِّحي مايكروسوفت إيدج أو جوجل كروم؛ إذ لا تعمل المتصفحات الأخرى مثل فايرفوكس.

نصيحة هامة: اعتمد على دعم الموظفين

إذا كان لديك أعضاء في فريقك يتقنون استخدام هذه الأدوات؛ فاطلب منهم مساعدة الآخرين عند الحاجة. 

التعليم والتطوير

قد يكون لديك أعضاء في الفريق مطالبون بأداء مهام تختلف عن عملهم اليومي المعتاد (بسبب العمل عوضاً عن زميل مريض، أو لأنَّ مهامهم الاعتيادية لا يمكن القيام بها عن بُعد)؛ لذا فعندما يتطلب عملك وجود مهارات جديدة أو استخدام أنظمة وتقنيات مختلفة، يرجى تقديم الدعم لفريقك ليتمكنوا من الحصول على التدريب المناسب، حيثما أمكن ذلك. وقد ترغب أيضاً في الجمع بين أعضاء الفريق مع مرشد لديه خبرة في مجال معين، أو مهارة يحتاج المتدربون لاكتسابها.

الإنتاجية والمخرجات

هل يؤثر العمل عن بعد في الإنتاجية؟ قد يكون لديك مخاوف بشأن هذا، وهو ما يمكن تفهُّمه؛ ومع ذلك، تُظهر الدراسات أنَّه بالنسبة إلى العديد من الأشخاص، يؤدي العمل عن بُعد إلى زيادة الإنتاجية؛ لذا وبصفتك مديراً، ضع مجموعة واضحة من التوقعات، وكن واضحاً بشأن المواعيد النهائية، خاصة بالنسبة للمهام الحرجة.

قم بالتركيز على المخرجات بدلاً من ساعات العمل الفعلية كمقياس للالتزام والمشاركة، أي ضع في الحسبان ما إذا كان قد تم تحقيق النتائج المرجوة، بدلاً التركيز على المستويات العالية من العمل عن بعد أو الرد على الرسائل بسرعة؛ مما يساعد بدوره في بناء الثقة.

تحدث بصراحة مع فريقك حول أي مشكلات يواجهونها من حيث إنتاجيتهم أو دافعهم في أثناء العمل عن بُعد. ستمكِّنك ثقافة الانفتاح والثقة من المساعدة في إيجاد حلول بناءة، مثل إسناد مهام مختلفة.

أساسيات القيادة عن بعد

• وضوح التوقعات والأهداف وطرائق العمل.  
• التواصل بصورة رسمية وغير رسمية، وذلك باستخدام الأدوات المناسبة.  
• الاتصال بأعضاء الفريق للحفاظ على روحهم المعنوية والعلاقات فيما بينهم والشعور بالهدف وتقليل مشاعر العزلة.

السلوك المناسب في بيئة العمل الافتراضية

يمكن لبيئة العمل الافتراضية، مع افتقارها إلى الإشارات غير اللفظية، أن تخلق حاجزاً أمام فهم كيفية تأثير سلوكك كمدير على زملاء عملك. كما يمكن أن تشجع بعض الأفراد على أن يكونوا أقل تحفُّظاً بشأن الطريقة التي يعبِّرون بها عن أنفسهم، في الوقت الذي قد يشعر فيه آخرون بالعزلة. 

في هذه الفترة الانتقالية، لا بدَّ أن تكون هنالك لحظات تكون فيها إدارة فريق عن بُعد أمراً محبطاً أو صعباً؛ إذ يمكن أن يكون سلوكنا وسلوك زملائنا في العمل عن بُعد أقل مما هو متوقع في المكتب الفعلي.

بضعة أمور هامة:

• يجب أن يكون لكل فرد الحق في التوقف عن العمل، وأن يكون قادراً على وضع حد فاصل بين العمل والحياة الشخصية. 
• عند العمل عن بعد، يمكن أن يطال السلوك غير اللائق حياة الزملاء الشخصية أكثر منه في مكان العمل الفعلي.

• من العلامات التي تدل على أنَّ أحد أعضاء فريقك يتعرض لمثل هذا السلوك كثرة الانسحاب من اجتماعات المجموعة عبر الإنترنت، أو التذمر وإظهار الضيق في أثناء المكالمات عبر الإنترنت.
• التعامل مع هذه المخاوف على الفور هام لضمان التصدي لأي مشكلة حساسة.

بصفتك مديراً، يجب عليك التأكد من أن يظل سلوكك مناسباً. وعلى وجه الخصوص، لا ينبغي لك توقع تواجد أعضاء الفريق في جميع الأوقات؛ كما يجب عليك إدراك أنَّ بعض أعضاء الفريق سيستغرقون وقتاً أطول من غيرهم للتكيف مع ترتيبات العمل المختلفة هذه.

إنشاء ميثاق الفريق

إنَّ نصيحتنا لكَ هي قضاء بعض الوقت في إنشاء ميثاق للفريق، وذلك لتتمكن من أن تتخطى بثقة هذه الفترة غير الاعتيادية. ميثاق فريق العمل المرن هو مستند يساهم فيه كل عضو في الفريق ويساعد في تشكيله ويلتزم به، ويمكن أن يشمل كل نقطة سبق الحديث عنها في هذا المقال.

يجب أن يغطي ميثاق الفريق في حالة العمل عن بعد في حالات الطوارئ ما يلي:

1. الحدود والتوقعات لتسليم المهام وأداء العمل (من منظور المدير والموظف).
2. كيف ومتى ستتواصل مع جميع أعضاء الفريق (معاً أو كل على حدة).
3. قنوات التواصل التي تفضلها، وكيفية وتوقيت استخدامها.
4. كيف ستشارك وتتلقى المعلومات مع الفريق عندما تكون ويكونون متاحين.
5. الالتزامات المشتركة التي ستلتزم بها أنت وأعضاء الفريق لإنجاح العمل في هذه الظروف (مثل الثقة المتبادلة، وعدم الشعور بالذنب، وطلب المساعدة عند الحاجة إليها، وما إلى ذلك).
6. كيف سيدعم أعضاء الفريق ويشجعون بعضهم بعضاً، وكيف ستوزِّع المسؤوليات في الفريق.
7. الأمور التي ستقوم بها إذا ما احتجت إلى مساعدة، أو إذا حدث خطأ ما.
8. كيف ستتأكد من مشاركة الجميع ومن شعورهم بالألفة، وأن يبقى الدافع لديهم مرتفعاً عند العمل عن بُعد.

المصدر