تقنيات ناجحة لإدارة الوقت

تقنيات ناجحة لإدارة الوقت

• تقنية البومودورو

تم اختراع طريقة إدارة الوقت هذه في إيطاليا، واستخدمت كمؤقت للمطبخ على شكل طماطم (ومن هنا جاء الاسم بومودورو، والذي يعني طماطم باللغة الإيطالية). تُقسِّم هذه التقنية جزءاً كبيراً من الوقت إلى أقسام يمكن التحكم بها، وتتيح لك زيادة تركيزك وإنتاجيتك، مع أخذ فترات من الراحة وتجنُّب الإنهاك. 

هذه الطريقة هي الأفضل إذا كنت معتاداً على التسويف، أو إذا كنت ستعمل على مشروع كبير ولست واثقاً من أين تبدأ.

كيف تُستخدم؟

• اختر مهمة تستغرق وقتاً طويلاً، مثل مقال أو مشروع ضخم.
• اضبط المؤقت لمدة 25 دقيقة.
• خلال تلك الدقائق الـ 25، اعمل على مهمة وحيدة دون توقف ودون أي تشتيت للانتباه.
• بعد رنين المؤقت، خذ استراحة لمدة 5 دقائق (من الأفضل أن تتجول أو تتمدد أو تتناول بعض المرطبات في هذا الوقت).
• كرر دورة “العمل لمدة 25 دقيقة، والراحة لمدة 5 دقائق” 4 مرات.
• بعد الدورة الرابعة، خذ استراحة أطول؛ من 15 إلى 20 دقيقة.
• كرر هذه الخطوات حسب حاجتك.

• تقسيم الوقت

تجعلك هذه الاستراتيجية تحجز فترات زمنية محددة لأنشطة محددة في التقويم خاصتك؛ حيث تقترح عليك تقسيم يومك إلى “كتل” – بلوكات – كل ساعة، ثم تخصيص كل “كتلة” لمهمة فردية واحدة. 

هذا مفيد إذا كان لديك وظيفة ثابتة، مع مهام أسبوعية متكررة. كما تتيح لك العمل على مهمة واحدة دون تشتيت الانتباه، ويكون لديك في المقابل خطة عمل للأسبوع المقبل. وهي توفر الوقت أيضاً، لأنَّه عندما تخصص ساعة في الصباح – على سبيل المثال – للرد على رسائل البريد الإلكتروني، فلا داعي للقلق بشأن ذلك لاحقاً.

كيف تُستخدم؟

1. من الأفضل العمل عليها في المساء الذي يسبق – أو الصباح الذي يلي – يوم عملك.
2. قم أولاً بحجز أي مواعيد أو أحداث ثابتة في تقويمك الخاص.
3. لخِّص المهام التي سيتعين عليك إنجازها في ذلك الأسبوع أو اليوم.
4. قم بتقدير المدة التي تستغرقها كل مهمة.
5. أنشئ كتلاً زمنية تتراوح من 30 إلى 90 دقيقة في تقويمك، وقم بتخصيص مهمة (أو جزء من مهمة) لكل كتلة منها.
6. بمجرد انتهاء الأسبوع أو اليوم، انظر فيما إذا كنت قد خصصت وقتاً كافياً لجميع المهام، وفيما إذا كانت التوقيتات تناسبك.

• ترتيب الأولويات

ربما لا يكون يوم عملك بسيطاً، أو أنَّك لا تعمل من التاسعة صباحاً إلى الخامسة مساءً؛ لذا قد يكون من الصعب التخطيط لأسبوعك مسبقاً إذا كنت لا تعرف المهام التي ستؤديها بعد! وهنا يكون من المفيد ترتيب الأولويات. 

هذا المبدأ مرن للغاية، ويمكن قولبته ليناسبك وضعك. وسيكون بمثابة الخيار الأفضل إذا كنت تعمل في بيئة متغيرة أو غير منتظمة، أو إذا كان لديك العديد من المهام التي يتوجب عليك العمل عليها في وقت واحد.

كيف تُستخدم؟

• ابدأ بكتابة جميع المهام التي تعرفها، والتي يتعيَّن عليك إكمالها (ومواعيدها النهائية إذا كانت معروفة).
• اكتشف مقدار الوقت الذي يجب أن تقضيه في العمل على هذه المهام.
• اختر 3 مهام هامة أو عاجلة للقيام بها اليوم (أو غداً، إذا كنت تجدول مهامك ليوم غد).
• ركز فقط على إكمال تلك المهام الثلاث في ذلك اليوم.
• إذا لم يكتمل أي شيء، فقم بإعادة جدولته للعمل عليه في اليوم التالي.
• وإذا وجدت نفسك مشتتاً في أثناء العمل، فاكتب كل ما يشتتك على ورقة.

أثبتت جميع تقنيات إدارة الوقت هذه أنَّها لا تجعلك أكثر إنتاجية فحسب، بل وتعمل أيضاً على تقليل توترك حول عملية التخطيط والمواعيد النهائية. وفي حين قد لا يناسب كل منها الجميع، قد تنجح إحداها معك. أو قد تجدها جميعاً مفيدة، ولكنَّ إحداها قد تلائمك في مواقف معينة أكثر من الأخرى. 

في كلتا الحالتين، اختر أفضل ما يناسبك واستمتع بيوم عمل خالٍ من الإجهاد ومليء بالإنتاجية.