كيف تكتب وصف وظيفي يجذب المرشحين المناسبين؟

ما هو الوصف الوظيفي؟

الوصف الوظيفي (بالإنجليزية: Job Description)؛ هو وثيقة مطبوعة أو إلكترونية تُقدم موجزًا للمسؤوليات والمؤهلات والمهارات اللازمة للوظيفة المطلوبة المعلن عنها، إذ إنّه إعلان مفصل عن وظيفة شاغرة، والغرض منه هو جذب المرشحين المؤهلين إلى الشركة، وعليه يجب أن يتضمن تفاصيل مهمة عن الشركة وثقافتها والمزايا التي تُقدمها للموظفين، إلى جانب نطاق الراتب.

كما أنّ كتابة وصف وظيفي هو نموذج يفهم من خلاله كل موظف طبيعة مهامه وحدود منصبه والمهام التي تقع على عاتقه، إذ يُدرك الصلاحيات الممنوحة له، وتكمن أهمية هذه الوثيقة أو النموذج في أنّها نقطة بداية لتخطيط القوى العاملة، إلى جانب عمليات تحديد الأجر وتقييم الأداء العام والتعيين والترقية والتدريب.

إنّ التوصيف الوظيفي أيضًا طريقة فعالة لتوضيح توقعات الشركة اتجاه العاملين، ويُسهم ذلك في فهم أفضل لتوزيع العمل والتنظيم وخلق بيئة عمل إيجابية وسعيدة ومحفزة، تكون الرؤية والأهداف والرسالة فيها واضحة، بالإضافة إلى تناسب ظروف العمل مع العاملين وقدرتهم على التعبير عن أنفسهم بشكل أفضل.

بطاقة الوصف الوظيفي لمدير تنفيذي

حمّل الآن أفضل بطاقة التوصيف الوظيفي باللغة العربية من إعداد منصة موارد

مكونات الوصف الوظيفي

إنّ كتابة وصف وظيفي يتكون بشكل رئيس مما يأتي:

المسمى الوظيفي

المسمى الوظيفي هو وصف موجز يتكون من 1-4 كلمات، يعكس محتوى الوظيفة والغرض منها ونطاقها، ومن الأمثلة عليه: مدير الخدمات، محاسب، محلل، مسوق إلكتروني، كاتب محتوى، طبيب، مساعد مدير، مدير العمليات، معلم، مدير موارد بشرية، مصمم جرافيك وغيره.

تعتبر المسميات الوظيفية المستهدفة أكثر فاعلية من المسميات العامة، لذا يُنصح بالدقة وتضمين العبارات الرئيسية التي تصف الدور، إذ وجد استطلاع تم في عام 2020 أنّ 36% من الباحثين عن عمل يبحثون عن وظيفة باستخدام المسمى الوظيفي، وجدير بالذكر أنّه من الأفضل تجنب المصطلحات الداخلية التي قد تُربك الباحث عن عمل، إذ يجب أن تكون لغة الوصف الوظيفي شاملةً قدر الإمكان، تُعبر عن الدور الرئيس الذي تبحث عنه الشركة.

اقرأ أيضًا: أهم اتجاهات الموارد البشرية لعام 2023

الغرض من الوظيفة

يُوفر الغرض من الوظيفة نظرةً عامةً عن الدور والمستوى ونطاق المسؤولية، بحيث يتكون من ثلاث أو أربع جمل تُوفر فهمًا أساسيًا للدور الوظيفي، وبهذا فإنّه وسيلة لتوضيح الغرض والهدف العام للدور الوظيفي، وكيفية إسهام المهام والمسؤوليات المحددة في تحقيق أهداف الشركة.

الواجبات والمسؤوليات

وفيها يتم تحديد ما يأتي:

• المسؤوليات الأساسية للوظيفة

وذلك من خلال التفصيل بقائمة المسؤوليات، فعلى سبيل المثال، إذا كنت تقوم بالتوظيف لوظيفة ما وكان المنصب يتطلب خبرة في وسائل التواصل الاجتماعي للترويج، فقُم بتضمين هذه التفاصيل للتأكد من أنّ المرشحين يفهمون المتطلبات، ويُمكنهم تحديد ما إذا كانوا مؤهلين أم لا.

• الأنشطة اليومية للوظيفة

يُساعد هذا المرشحين على فهم بيئة العمل والأنشطة التي سيقومون بها بشكل يومي، وهذا يُسهم في توضيح مدى تناسب قدراتهم مع هذه الأنشطة، مما يساعدك على جذب المرشحين للمنصب.

المهارات والمؤهلات المطلوبة

في هذا القسم يتم ذكر التفاصيل المرتبطة بالمؤهلات والمهارات، مثل: التعليم والخبرة والمعرفة والقدرات المطلوبة للقيام بالوظيفة، إذ يُنصح في هذا القسم ما يأتي:

• تضمين قائمة بالمهارات الصعبة والضرورية

يجب أن يحدد الوصف الوظيفي التعليم والخبرة الوظيفية السابقة والشهادات والمهارات الفنية المطلوبة للوظيفة، ويُمكن أيضًا تضمين المهارات الشخصية، مثل: الاتصال وحل المشكلات، بالإضافة إلى السمات الشخصية.

• جعل القائمة موجزة

وفقًا لمسح أجرته منصة indeed عام 2018، قال 63% من المرشحين إنّهم اختاروا عدم التقدم لوظيفة لأنّهم شعروا بعدم معرفة الأدوات أو المهارات المحددة المدرجة في الوصف، بينما قال 47% إنّهم لم يتقدموا لأنّهم لم يكن لديهم سنوات الخبرة المحددة المدرجة في الوصف، لذلك يُنصح بأن تكون القائمة الخاصة بالمهارات مختصرة وليست تفصيلة عند الإعلان، حتى يتم ضمان جذب المرشحين المناسبين.

اقرأ أيضًا: أكثر الأخطاء شيوعاً في مقابلات التوظيف

الراتب والمزايا

يُفضل تضمين نطاق الراتب، إذ يبحث المرشحون المتميزون عن الفرص التي تُلبي احتياجاتهم المادية فوفقًا لاستطلاع أجرته منصة indeed عام 2019، قال ما يُقارب 70% من المرشحين إنّهم لم يروا الكثير من الأوصاف الوظيفية التي تتضمن معلومات عن الرواتب، وبالتالي هذا الأمر قد لا يُشجعهم على التقدم للوظيفة المعلن عنها.

بطاقة الوصف الوظيفي لمدير المبيعات

خطوات كتابة وصف وظيفي

تتلخص خطوات كتابة وصف وظيفي فيما يأتي:

• مسمى وظيفي

إذ تم ذكره سابقًا، فهو أمر ضروري وكلمة مفتاحية يبحث عنها الباحثون عن عمل، لذلك يجب استخدام تسميات عامة لتسهيل جذب المرشحين.

• وصف الشركة

إذ يرغب المرشحون في معرفة الكثير عن المكان الذي سيعملون فيه بقدر معرفة كيفية عملهم، إذ يتم ذكر إطار عمل الشركة وحجمها وما الذي يجعلها فريدة من نوعها.

• فقرة تلخيصية

هذه الفقرة هي مجرد نظرة عامة على الوظيفة، بحيث يتم تضمين فقرة موجزة حول المسؤوليات اليومية، وكيف يتناسب الدور مع الشركة، وفرص النمو.

• قائمة المسؤوليات

بحيث يتم ذكر المسؤوليات الرئيسة للمنصب المعلن عنه، وذلك بترتيب المسؤولية من الأكثر أهمية إلى الأقل.

• قائمة المؤهلات الوظيفية

ويتم في هذه القائمة ذكر المؤهلات التي يجب أن يتمتع بها المرشح المناسب، ويتم ذكر المستوى الأكاديمي المطلوب والخبرات.

• الحوافز

هذا القسم مهم، لتشجيع أكبر عدد ممكن من التقدم للوظيفة، بحيث يتم ذكر نطاق الراتب والحوافز المادية والمعنوية وأهم الامتيازات التي يتم تقديمها للموظفين.

• معلومات إضافية

يُمكن تضمين معلومات إضافية أو ملاحظات في نهاية الوصف الوظيفي بإيجاز، فمثلًا قد يرغب المشرف على كتابة الوصف ذكر طبيعة بيئة العمل أو نسبة المخاطر أو متطلبات الجهد البدني أو توضيح نظام العمل وعدد الساعات.

• تحرير الوصف

وفي هذه الخطوة يتم تحرير وتصحيح الوصف قبل نشره، وذلك بالتحقق من الأخطاء النحوية والأخطاء الإملائية، وتبسيط الجمل قدر الإمكان، والتأكد من تضمين جميع العناصر الضرورية.

بطاقة الوصف الوظيفي لمدير الحسابات المالية

ما هي الأمور التي يجب تجنبها في أثناء كتابة وصف وظيفي؟

من الأمور التي يجب تجنبها في أثناء كتابة وصف وظيفي ما يأتي:

• ذكر الكثير من المعلومات بكثافة دون مراعاة تنسيق الوصف، إذ يجب الاهتمام بفهم المرشح للأمور الرئيسة وذكر المهام الأساسية دون التفصيل والتكثيف.
• الابتعاد عن استخدام مصطلحات غامضة وغير مفهومة أو جمل غير مكتملة المعنى، فبدلًا من كتابة “يُساعد مدير التسويق”، يُفضل كتابة يساعد مدير التسويق على تخطيط المحتوى من خلال البحث عن الكلمات الرئيسية ومراقبة أداء المدونة وجدولة الموضوعات”.
• تجنب التكرار، لكي لا يتسبب ذلك بالإطالة.
• تجنب استخدام العبارات العنصرية وخطاب الكراهية الذي يُشير إلى العمر أو الجنس أو الدين أو الحالة الاجتماعية.

اقرأ أيضًا: الأسئلة الشائعة حول عملية التوظيف

اطلع على أفضل التوصيفات الوظيفية باللغة العربية من إعداد منصة موارد

الخاتمة

إنّ كتابة وصف وظيفي والعمل على الاهتمام بإعداده يُساهم في توضيح التوقعات الخاصة بالدور الوظيفي ومتطلباته الأساسية، وعليه يجب أن يعي قسم الموارد البشرية وأصحاب العمل أهمية الوصف الوظيفي في جذب المرشحين وعكس صورة الشركة وثقافتها والتسويق لها وتطويرها.

المراجع

1. A Guide to Writing a Job Description
2. Writing an Effective Job Description
3. How to Write a Job Description