المهام الأساسية للعاملين في مجال السكرتارية

يمكن للسكرتير في بعض الأحيان تحمل المزيد من المسؤوليات بما يزيد عن الرد على الهواتف وتلقي الرسائل؛ إذ قد يعتمد هؤلاء على مجموعة متنوعة من المهارات لمساعدتهم على النجاح في وظائفهم. في كثير من الأحيان، قد يكونون السكرتير هو المسؤول عن إدارة المكتب والعمليات بسلاسة.

 

المهام الأساسية للسكرتارية

المهام الأساسية للعاملين في مجال السكرتارية

في هذا المقال، سنشرح الواجبات الرئيسية للسكرتير، بالإضافة إلى بعض المسؤوليات الإضافية التي قد يضطلع بها كجزء من وظيفته.

من هو السكرتير؟

السكرتير هو مهني إداري يلعب دوراً أساسياً في الشركات والبيئات التنظيمية الأخرى. عادة ما يكون من الأفراد الذين يحافظون على المهام المكتبية وينظمونها وينفذون الإجراءات، ويضطلعون بواجبات إدارية إضافية اعتماداً على طبيعة عملهم. على سبيل المثال، يمكن أن تختلف المهام الإدارية التي يكون السكرتير مسؤولاً عنها باختلاف الصناعات مثل القانون وقطاعات الشركات الخاصة والكيانات الحكومية. ومع ذلك، قد يكون السكرتير مسؤولاً عن العديد من الواجبات المشتركة التي يمكن أن تشمل:

  • العمل بصفة موظف استقبال لاستقبال العملاء والزبائن والزوار.
  • الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى أشخاص آخرين.
  • تنظيم المستندات والأوراق وصيانة نظام حفظ الملفات.
  • مساعدة المشرفين والموظفين في مشاريع الشركة ومهامها.

وفي حين أنَّ هذه هي المسؤوليات المطلوبة من أعمال السكرتارية، فإنَّ الواجبات الأساسية التي يمكن أن يؤديها السكرتير في وظيفته قد تشمل المزيد من المهام الإدارية، حسب مكان عمله.

مهام السكرتير ومسؤولياته

يمكن أن تختلف واجبات السكرتير باختلاف مكان عمله، وأحياناً قد يتجاوز السكرتير متطلباته الوظيفي.

  1. الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى أشخاص آخرين.
  2. تنظيم وتوزيع الرسائل.
  3. الاهتمام بجداول عمل الشركة.
  4. تنظيم المستندات والملفات.
  5. الترحيب بعملاء وضيوف الشركة.
  6. توثيق المعلومات المالية.
  7. صيانة اللوازم المكتبية وطلبها.
  8. جدولة الاجتماعات والمؤتمرات.
  9. مساعدة المسؤولين التنفيذيين في مهام المشاريع.
  10. الإشراف على الطواقم والموظفين الجدد.
  11. التنسيق مع المنظمات الأخرى.
  12. تنفيذ الإجراءات الإدارية.

الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها إلى أشخاص آخرين

قد يكون السكرتير مسؤول عن الرد على خطوط هواتف المكاتب وتوجيه كل مكالمة إلى الشخص المناسب. في كثير من الأحيان، يكونن العاملون في مجال السكرتارية هم الأفراد الذين يتعاملون مع المكالمات الهاتفية الترويجية ومكالمات العملاء وتلقي الرسائل منهم. على سبيل المثال، قد يتلقى السكرتير القانوني بانتظام مكالمات من العملاء فيما يتعلق بالقضايا أو أمور أخرى، ويجب أن يكون قادراً على توجيه كل مكالمة من العملاء إلى المحامي المناسب، بالإضافة إلى تلقي وتوزيع الرسائل والمراسلات الأخرى. كما قد يحتاج السكرتير أيضاً إلى خبرة للتمييز بين الاتصالات العاجلة والأقل أهمية.

تنظيم وتوزيع الرسائل

قد يؤدي السكرتير مهاماً أساسية أخرى مثل إعادة تنظيم وتوزيع المذكرات والرسائل، وغيرها من المراسلات المكتوبة. بالإضافة إلى ذلك، قد يتمتع بمهارات تواصل وتحليل استثنائية لتولي مثل هذه المهام. على سبيل المثال، قد يُتوقع من السكرتير التنفيذي الذي يعمل لدى الرئيس التنفيذي لشركة تقنية كبيرة أن ينظم وينشر رسائل أو مذكرات مختلفة لتحويل الاتصالات الأكثر إلحاحاً فقط إلى الرئيس التنفيذي. قد تتعلق الرسالة العاجلة بتغيير في عقد العميل، ويجب أن يكون السكرتير التنفيذي قادراً على التواصل السريع والفعال في أثناء نقل الرسائل.

الاهتمام بجداول عمل الشركة

عادة ما يكون السكرتير مسؤولاً أيضا عن الحفاظ على الجداول الزمنية وجداول أعمال العاملين في الشركة. على سبيل المثال، قد ينظم سكرتير لشركة تسويق كبيرة جداول زمنية للفريق لكل قسم من أقسام الشركة، بالإضافة إلى جداول أعمال المديرين التنفيذيين من خلال تحديد المواعيد مع العملاء والبائعين والمساهمين. وقد يكون هو من يُبقي الموظفين على المسار الصحيح عن طريق رسائل التذكير وتنبيهات المؤتمرات أو الاجتماعات القادمة.

تنظيم المستندات والملفات

يعد تنظيم الوثائق والسجلات والملفات مهمة هامة أخرى يتوقع من السكرتير القيام بها. على سبيل المثال، قد يتولى السكرتير الطبي مسؤولية نظام حفظ السجلات الطبية للمرضى، وتقارير النفقات الخاصة باللوازم والأدوية الطبية، والوثائق الإجرائية؛ وغيرها من الوثائق الهامة. في كثير من الأحيان، تخزن وثائق الشركة وملفاتها وسجلاتها الأخرى في قاعدة بيانات حاسوبية، وكثيرا ما يتوقع من السكرتير أن يمتلك المهارات التقنية اللازمة لاستخدام هذه الأنواع من أنظمة الملفات.

الترحيب بعملاء وضيوف الشركة

يجوز للسكرتير أيضاً أن يضطلع بواجبات موظفي الاستقبال، بالإضافة إلى مسؤولياتهم الإدارية. على سبيل المثال، قد يعمل المساعد التنفيذي كموظف استقبال لتحية العملاء الذين يصلون للمؤتمرات أو الاجتماعات، وقد يكون هو الشخص الذي يساعد الزوار على الجلوس والاسترخاء، ويحضر المرطبات له، ويسجل الملاحظات خلال الاجتماعات مع العملاء، ويعمل للحفاظ على المهنية وصورة العلامة التجارية الشاملة للشركة عند تحية الزوار وتوجيههم.

توثيق المعلومات المالية
توثيق المعلومات المالية

توثيق المعلومات المالية

ثمة مهمة أخرى بالغة الأهمية يمكن أن يضطلع بها السكرتير، وهي توثيق النفقات والأرباح والمعلومات المالية الأخرى. على سبيل المثال، قد يكون سكرتير في شركة مبيعات مسؤولاً عن توثيق أرقام الإيرادات والمبيعات من تقارير فريق المبيعات، وكذلك نفقات الشركة وتكاليف التشغيل. كما قد يستخدم السكرتير بعد ذلك برنامج جداول البيانات لتنظيم البيانات المالية ضمن تقارير مالية محددة، ليقوم الرئيس التنفيذي للشركة بتحليلها والموافقة عليها.

صيانة اللوازم المكتبية وطلبها

قد يكون السكرتير أيضا هو المسؤول عن حفظ سجلات اللوازم المكتبية، بالإضافة إلى تقديم طلبات اللوازم المكتبية التي نفدت. إذ قد يقوم بعمل جدول بيانات شهري للاحتفاظ بسجل جاري لعدد المستلزمات؛ مثل ورق النسخ ومسحوق الحبر والأقلام ومجلدات الملفات، وغيرها من المستلزمات؛ وذلك لتتبع أي من المستلزمات هي المطلوبة، وأيُّها متوفرة بما فيه الكفاية.

تنظيم الاجتماعات وإجرائها

إلى جانب جدولة الاجتماعات والمؤتمرات، يمكن للسكرتير تولي مسؤولية تنظيم الاجتماعات وإدارتها. على سبيل المثال، قد ينظم السكرتير التنفيذي للرئيس التنفيذي لشركة بيع بالتجزئة اجتماعاً مع مصممي الملابس أو العلامات التجارية، أو غيرهم من المهنيين في هذه الصناعة. بعد ذلك، يجوز للسكرتير عقد اجتماع لمناقشة النقاط الهامة، وتدوين الملاحظات للرئيس التنفيذي وصنَّاع القرار الآخرين في الشركة. يمكن أن يكون السكرتير عضواً حيوياً في الفريق في أداء هذه الأنواع من المهام، إذ قد لا يكون المديرون التنفيذيون والمشرفون وغيرهم من المهنيين رفيعي المستوى متاحين في بعض الأحيان في ظروف مماثلة.

مساعدة المسؤولين التنفيذيين في مهام المشاريع

في بعض الأحيان، يمكن أن يكون السكرتير شخصاً لا يقدر بثمن لمساعدة المشرفين في إكمال المهام الصغيرة كجزء من مشاريع أكبر. على سبيل المثال، قد يساعد سكرتير المدير الرئيسي لقسم التسويق من خلال تنظيم التقارير أو طباعة الوثائق أو تجهيز عرض تقديمي. نظراً لنطاق المهام التي قد يؤديها السكرتير، يجب أن يمتلك هذا النوع من المهنيين مجموعة واسعة من المهارات الصلبة والناعمة للنجاح في هذا الدور الوظيفي.

الإشراف على الطواقم والموظفين الجدد

قد يكون السكرتير هو المرشد الذي يعمل مع الموظفين عند تنفيذ الإجراءات، وعند تدريب موظفين جدد. ونظراً لمعرفته وخبراته مع الشركة، قد يساعد في قيادة الطواقم والموظفين الجدد في تطوير مهاراتهم، واتباع بروتوكول الشركة والتعرف إلى بيئة عملها بشكل عام. على سبيل المثال، قد يتولى السكرتير القانوني توجيه مساعد قانوني تم تعيينه حديثاً، ويوضح له كيفية استخدام أنظمة الكمبيوتر والملفات الخاصة بالشركة، وكيفية تنظيم القضايا والوثائق وفقاً للسياسة والأساليب التي يستخدمها الموظفون لإكمال المهام والتعامل مع العملاء.

التنسيق مع المنظمات الأخرى

يعمل السكرتير على تنسيق وتشكيل العلاقات مع الشركات والمنظمات الأخرى. إذ قد يكون سكرتير شركة هندسية هو جهة الاتصال التي ترتبط بالمتعاقدين والمصممين والمنظمات الهندسية الأخرى لإنشاء المؤتمرات أو شراء الموارد أو تكوين شراكات تجارية.

تنفيذ الإجراءات الإدارية

يمكن أن يؤدي السكرتير دوراً في وضع وتنفيذ سياسات الشركات ومختلف الإجراءات الإدارية. على سبيل المثال، قد يقوم السكرتير الطبي بتطوير إجراء لتوثيق خطط علاج المرضى يتضمن اتباع مجموعة من الخطوات لتوثيق المعلومات الطبية ضمن قاعدة بيانات. ويمكن للسكرتير بعد ذلك تنفيذ هذا الإجراء الجديد عن طريق تدريب الممرضات والموظفين على كيفية تنفيذ توجيهات السياسة التنظيمية في الشركة.

نظراً لأنَّ السكرتير يمكنه تولي مجموعة متنوعة من المهام والمسؤوليات المختلفة، فقد يكون من الضروري أن يمتلك مجموعة واسعة من المهارات مثل المهارات الإدارية ومهارات التواصل ومهارات خدمة العملاء والمهارات التقنية والمهارات التحليلية ومهارات حل المشكلات؛ كما قد يعتمد على المهارات القيادية لتنظيم وتوجيه موظفي المكتب.

المصدر

Shares

مسارات مهنية ذات صلة

خطوات لإختيار مسار وظيفي لنفسك

المسار المهني لمطوري الواجهة الأمامية

كيف تبني لنفسك مساراً مهنياً في 3 خطوات؟

error: Content is protected !!
We use cookies to improve your experience on our website. By browsing this website, you agree to our use of cookies.

تسجيل الدخول

إنشاء حساب

كلمة سر منسية