المعدات المكتبية للسكرتارية

المعدات المكتبية للسكرتارية:

أنظمة الكمبيوتر

سيسمح لك الكمبيوتر الذي تستخدمه في مكتبك بإكمال مجموعة متنوعة من المهام:

• تجهيز الوثائق.
• التواصل عبر البريد الإلكتروني والمراسلات المطبوعة.
• إدارة وإنشاء جداول البيانات.
• إكمال المهام الخاصة بالشركة.

من الناحية المثالية، ستحتاج إلى جهاز كمبيوتر قادر على مساعدتك في جميع المهام التي يتعيَّن عليك إكمالها. قد يكون الكمبيوتر كمبيوتراً مكتبياً أو محمولاً، وذلك اعتماداً على إمكانية التنقل التي تحتاجها.

تتضمن بعض المتطلبات الأساسية لنظام الكمبيوتر الخاص بك ما يلي:

• ذاكرة جيدة الحجم بسعة 8‏ ج ب أو أعلى.
• معالج سريع ثماني الأنوية بسرعة 3.6 جيجا هرتز أو أعلى.
• لوحة مفاتيح مريحة.
• أكثر من محرك أقراص ثابتة لحفظ الملفات.
• نظام فيديو عالي الجودة لمشاهدة الأدوات والبرامج المرئية.

سيتعيَّن عليك التفكير في أنواع البرامج المختلفة التي قد تستخدمها لمهامك الروتينية وغير الروتينية؛ بما يشمل:

• معالجة النصوص.
• تجهيز جداول البيانات.
• تحرير الصور الرقمية.
• التعامل مع أنظمة إدارة المشاريع.
• إدارة أنظمة إدارة العملاء.

في معظم الأحيان، ستدخل إلى المكتب الذي تعمل فيه وسيُقدَّم إليك جهاز كمبيوتر يحتوي على جميع العناصر التي تحتاجها. مع مرور الوقت، سيكون من المفيد تدوين ملاحظات حول أي أنظمة تعمل بشكل جيد، أو الأنظمة التي تحتاج إلى العمل عليها بشكل أكثر كفاءة لتسهيل عملك.

ستكون العديد من حزم البرامج هذه باهظة الثمن، لذلك عندما تكون ميزانية الشركة قليلة، قد يستغرق الأمر بعض الوقت لشراء جميع أنظمة البرامج. ومع ذلك، هناك عدد من الأدوات البرمجية المجانية على الإنترنت التي يمكن أن تكون مفيدة.

قد ترغب أيضاً في التفكير فيما إذا كان الكمبيوتر الشخصي هو الخيار الصحيح للاحتياجات الخاصة بك. في العديد من المؤسسات، سيساعدك وجود جهاز كمبيوتر في أداء المهام التي تحتاج إلى إكمالها، في حين يكون نظام تشغيل الماكنتوش هو الأفضل للشركات التي تحتاج إلى التعامل مع المهام الإبداعية.

عند التفكير فيما إذا كنت بحاجة إلى كمبيوتر محمول أو كمبيوتر مكتبي، قد ترغب في التفكير في:

• ما إذا كان نظام الكمبيوتر بحاجة إلى أن يكون أرخص، وفي هذه الحالة، سيعمل الكمبيوتر المكتبي على تلبية هذه الحاجة.
• ما إذا كان نظام الكمبيوتر بحاجة إلى أن يكون محمولاً، وفي هذه الحالة يكون الكمبيوتر المحمول هو الخيار الأفضل.
• ما إذا كنت ستكون في موقع واحد في جميع الأوقات.
• ما إذا كنت ستعمل في المنزل خلال بعض الأسابيع.

عند التحقق مما إذا كان تكوين الكمبيوتر الحالي قد تم إعداده بشكل جيد لتلبية احتياجاتك، قم بإعداد قائمة بالمهام التي تكملها خلال أسبوع، ثم قم بتقييم المهام الأصعب من غيرها. اعرض هذه المعلومات على فريق الإدارة لمعرفة ما إذا كانت هناك طريقة يمكنك من خلالها الحصول على المزيد من الدعم في هذه المجالات، وذلك من خلال جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

الإنترنت

نظراً لأنَّك ستستخدم الإنترنت على الأرجح في مجموعة متنوعة من المهام، فمن الواضح أنَّك بحاجة إلى الاتصال الصحيح بالإنترنت من أجل إكمال واجباتك كسكرتير. سيكون لدى معظم المكاتب اتصال بالإنترنت عالي السرعة، والذي يساعد المستخدمين على الحصول على أفضل تجربة وأسرع وصول ممكن.

يمكنك الاتصال بالإنترنت عبر خط أرضي، والذي يميل إلى أن يكون أكثر أماناً، أو عبر نقطة وصول لاسلكية، أو من خلال الراوتر. الراوتر هو جهاز سيتم تجهيزه في موقع مركزي في مكتبك، مما يساعد جميع أعضاء فريقك على الاتصال بالإنترنت عند الحاجة.

لتجهيز الإنترنت، ستعيَّن عليك اختيار مزود إنترنت محلي في منطقتك. سيسمح لك هذا بتجهيز الإنترنت للعمل وسيتيح لك الفرصة لزيادة سرعة الإنترنت، حسب الحاجة؛ فمع مرور الوقت، قد تجد أنَّك بحاجة إلى زيادة سرعة الإنترنت للتعامل مع التنزيلات الأكبر أو مكالمات الفيديو ومقاطع الفيديو المشتركة.

يمكن لذلك أيضاً أن يساعد في الحصول على أكثر من نوع واحد من الاتصال بالإنترنت، إذا كانت خدمة الإنترنت الخاصة بك معطلة أو بطيئة في الوقت الحالي. يمكن أن يكون إعداد نقاط وصول عبر الماي فاي “MiFi” طريقة جيدة لمعالجة هذه العقبات؛ وهذه هي نقاط أصغر للوصول إلى الإنترنت تكون محمولة وتتصل بالأجهزة الخلوية من أجل أن تصلك بالإنترنت.

الهواتف

نظراً لأنَّ بعض اتصالاتك ستتم عبر الهاتف، فمن الجيد أن يكون لديك نظام اتصالات قوي. اعتماداً على عدد المكالمات التي تحتاج إلى تلقيها، ستحتاج إلى النظر في الخيارات المختلفة التي تقدم هذه الحلول.

• أنظمة هاتف متعددة الخطوط.
• أنظمة هاتف ذات خط واحد.
• الهواتف الخلوية.
• أنظمة هواتف الإنترنت.

عندما تضطر إلى التعامل مع عدد من المكالمات خلال اليوم، يمكن أن يساعدك وجود عدد من الخطوط. قد يكون لكل من هذه الخطوط رقم هاتف مختلف، أو قد تأتي جميع الخطوط من رقم هاتف رئيسي واحد.

ستسمح لك هذه الأنواع من الأنظمة بالانتقال من خط إلى آخر، والرد على المكالمات بالترتيب الذي يتم تلقيها به. بعد الرد على مكالمة واحدة، يمكنك الانتقال إلى المكالمة التالية، أو يمكنك تحويل المكالمات إلى المكاتب التي ستكون قادرة على مساعدة المتصل.

للتعامل مع هذا النوع من أنظمة الهاتف، يمكن أن يساعدك:

• تعلُّم وظائف الهاتف:

عندما تجيب على الهاتف، ستحتاج إلى معرفة وظائف الهاتف للتأكد من أنَّك تستخدمها عند الحاجة إليها. قد تشمل هذه الميزات “تعليق” و”تحويل” و”كتم الصوت” وغيرها من الميزات. جربها بنفسك لمعرفة متى تحتاج إلى الضغط على الأزرار، وكيف يمكنك تحرير هذه الوظائف عند الضرورة.

• التدرُّب في يوم قليل العمل:

من الناحية المثالية، ستتعلم كيفية القيام بالأشياء بشكل صحيح بصورة تدريجية قبل أن تضطر إلى القيام بها بسرعة.

• مشاهدة شخص آخر يتعامل مع خطوط الهاتف:

إذا كنت تعمل في دور وظيفي يوجد فيه حمل مكالمات ثقيل في معظم الوقت، فسيتعيَّن عليك مشاهدة أشخاص آخرين مهرة في العملية قبل تولي المهمة. دوِّن ملاحظات حول ما يفعلونه وكيف يتعاملون مع العملية حتى تكون التوقعات واضحة بالنسبة لك.

• ترميز الخطوط المختلفة:

في بعض الأحيان قد يكون من الصعب تذكر أي خط هو الخط الصحيح، لذلك قد يكون من المفيد إرفاق ملصقات بالخطوط لضمان سهولة التعرف إليها. مع مرور الوقت، لن تحتاج إلى الملصقات، ولكن هذه ستكون مفيدة عندما يتعيَّن على أحدهم أن يعمل عوضاً عنك في يوم ما تكون فيه في إجازة.

• امتلاك قائمة بأرقام التحويل:

إذا وجدت أنَّك بحاجة إلى تحويل المكالمات في أحيان كثيرة، فقد يساعدك وجود أرقامُ أو رموز التحويل بالقرب من هاتفك، وذلك لتتمكن من رؤيتها بسهولة واستخدامها.

السر مع نظام الهاتف متعدد الخطوط هو أنَّك بحاجة إلى التركيز على المكالمات التي تأتي أولاً، حتى لا ينتظر أي متصل أكثر مما يجب؛ في حين توجد أوقات تحتاج فيها إلى قضاء المزيد من الوقت مع متصل أكثر من غيره.

حيلة أخرى يجب تذكرها، وهي أنَّه عندما تكون على تواصل مع متصل صعب المراس، أو شخص ما يحتاج إلى التحدث معك مطولاً، احرص على أن تخبر بقية الخطوط بأنَّك ستتحدث إليهم لاحقاً.

في أنظمة الهاتف ذات الخط الواحد، وهي نادرة الوجود، ستحتاج ببساطة إلى الرد على المكالمات حين وصولها، مما يساعدك على التركيز على كل مكالمة والاهتمام باحتياجات كل متصل على حدة.

يمكن أن تعمل تقنية الهاتف الخلوي المتاحة الآن مثل أنظمة الهاتف التقليدية. قد تحتاج إلى عدة خطوط، وقد تحتاج إلى أن يوجه هذا الهاتف مكالمات معينة إلى خطوط معينة، إن أمكن ذلك.

بالإضافة إلى ذلك، ستحتاج إلى استخدام التكنولوجيا الخلوية فقط عند الضرورة. نظراً لأنَّك ستكون عادةً في مكتب لمعظم فترات يومك، فقد لا تحتاج إلى استخدام ذلك بشكل منتظم.

يمكنك أيضاً استخدام أنظمة الاتصال بالإنترنت مثل سكايب أو جوجل فويس. تسمح لك هذه الأنظمة باستخدام الإنترنت كوسيلة للتحدث إلى الآخرين في مواقع بعيدة، وكذلك رؤية أشخاص آخرين باستخدام محادثات الفيديو.

هناك خيارات لوجود أكثر من متصل واحد على شبكة الإنترنت، ولكن هذه الخيارات تتطلب في كثير من الأحيان حساباً مدفوعاً.

آلات تصوير الوثائق

في حين أنَّ النسخ الورقية أصبحت أقل ضرورة في عصرنا الرقمي، ستظل بحاجة إلى معرفة كيفية استخدام آلة التصوير عندما تعمل في وظيفة في مجال السكرتارية. ستوفر لك هذه المعرفة عدداً من الوظائف، بما في ذلك:

• النسخ.
• التغليف.
• النسخ المتعدد.
• خدمات التصميم.

إذا كنت في شركة تحتاج إلى توزيع المواد المطبوعة بشكل متكرر، فيمكن أن تساعدك آلة التصوير على إنشاء هذه المستندات داخل الشركة بدلاً من أن تتسبب في اضطرارك إلى التعاقد على هذه الخدمات مع شركة طباعة.

سيكون التعرف إلى تفاصيل آلة النسخ التي لديك طريقة مفيدة لتحديد كيف يمكن أن تدعمك، وكيف يمكن أن تحسن كفاءتك كسكرتير. ستحتاج أيضاً إلى معرفة كيفية استبدال خراطيش مسحوق الحبر، واستبدال الورق بحيث تتمكن من الاستمرار في استخدام آلة النسخ في أثناء المشاريع الكبيرة.

يعد النظر إلى دليل الاستخدام نقطة انطلاق جيدة، كما هو الحال مع وجود شخص من الشركة المصنعة لآلة النسخ يأتي إلى مكتبك ليوضح لك أفضل طريقة لاستخدامها لإكمال المهام التي يتعيَّن عليك إكمالها. وكلما كنت معرفة بآلة النسخ، كان من الأسهل تجهيز مشروعك للطباعة.

الماسحات الضوئية

في كثير من الأحيان، يتم استخدام الماسحات الضوئية لإنشاء المستندات والنُّسخ التي تحتاج إلى إنشائها. يقوم الماسح الضوئي بإنشاء نسخة رقمية من الملفات التي تحتاج إلى نسخها، ويمكنه في كثير من الأحيان أن يحل محل آلة نسخ تقليدية.

مثل أي آلة مكتبية تتعامل معها، تعتمد وظائف الماسح الضوئي التي ستكون لديك على النظام الذي اشتريته أو تستخدمه؛ والعديد من الماسحات الضوئية سوف:

• تحتوي على مسطح كبير لمشاريع المسح الضوئي الكبيرة.
• تقوم بمسح صفحة واحدة في كل مرة.
• تمتلك وحدة تغذية تسمح بالمسح الضوئي لمجموعات أكبر من المستندات.

يمكنك استخدام الماسح الضوئي بطرائق عدة، وغالباً ما يستبدل آلة الفاكس التي كانت تعمل في العديد من هذه الوظائف؛ فمثلاً، بدلاً من إرسال مستند بالفاكس، يمكنك مسح المستند ضوئياً ثم إرسال الملف بالبريد الإلكتروني إلى المستلم.

بعض الأمور التي يجب وضعها في الحسبان حول المسح الضوئي:

• اضغط على المستند بإحكام على سرير الماسحة الضوئية.
• تحقق من المعاينة قبل قبول المسح الضوئي.
• قم بزيادة جودة المسح الضوئي إذا كنت تريد نسخة أكثر وضوحاً.
• حدد ما إذا كان المسح الضوئي بالأبيض والأسود، أو الألوان هو الأفضل للمستند المحدد.

قد يساعد الماسح الضوئي في تذكر أنظمة إدارة المستندات والملفات. في أثناء إنشاء عمليات المسح الضوئي، احرص على تسمية الملفات بشكل صحيح حتى تتمكن من العثور عليها واستردادها بسهولة. كما يمكنك أيضاً استخدام الماسح الضوئي للمساعدة في إنشاء نظام رقمي لإدارة الملفات. 

من خلال مسح الإيصالات والمستندات القديمة ضوئياً، يمكنك الحصول على نسخ رقمية من هذه المستندات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، بدلاً من وجود خزائن ملفات كبيرة. أو قد تجد أنَّه من الجيد الحصول على نسخ ورقية وكذلك نسخ رقمية بغض النظر عن الوقت الذي تحتاج فيه إلى الملف.

الطابعات

تعد الطابعة – في العديد من المكاتب – أكثر من مجرد آلة تأخذ المعلومات من جهاز كمبيوتر ثم تضعها على الورق. العديد من الطابعات الآن متعددة الوظائف، مما يعني أنَّه لا يمكنك الطباعة فحسب، ولكن يمكنك أيضاً النسخ والمسح الضوئي.

هذه الأنظمة أكثر فاعلية من حيث التكلفة، ويمكن أن تكون أكثر كفاءة لاحتياجات العاملين في مجال السكرتارية.

باستخدام طابعة تقليدية، ستتمكن من طباعة المستندات المراد إرسالها بالبريد أو للاجتماعات، وطباعة جداول أعمال الاجتماعات ونسخ من رسائل البريد الإلكتروني، وغيرها من الاستخدامات.

سيسمح لك التعرف قدر الإمكان إلى الطابعة الموجودة في المكتب باستخدامها لتحقيق أقصى استفادة لك، وفي إصلاح النظام عند الضرورة. تتضمن المشكلات الأكثر شيوعاً التي يجب التعامل معها تبديل الأحبار وإضافة الورق، تماماً كما تحتاج إلى القيام بذلك مع آلة النسخ.

من الناحية المثالية، عندما تقوم بطباعة كمية كبيرة من الملفات، قد يساعدك الحصول على طابعة ليزر بدلاً من طابعة نافثة للحبر. تتميز هذه الطابعات بجودة أعلى ويمكنها الطباعة بسرعة أكبر.

تم تصميم طابعة نفث الحبر للاستخدام الأقل كثافة، على الرغم من أنَّه في المكاتب التقليدية، قد يخدم ذلك احتياجاتك الحالية والمستقبلية.

الخلاصة

عندما تعمل في مجال السكرتارية، كلما زادت معرفتك بآلات المكتب والأنظمة التي ستستخدمها، زادت سهولة استخدامها لصالحك. في حين أنَّ التدريب العملي والخبرة هما الأفضل، فإنَّ قراءة وثائق المستخدم يمكن أن توفر لك الوقت وتوفر عليك الإحباط.

المصدر