أفضل الممارسات في عملية توجيه الموظفين الجدد

ما هو توجيه الموظفين الجدد؟ 

توجيه الموظفين الجدد عبارة عن عملية تعريف الموظفين الجدد بوظائفهم وزملائهم والمنظمة. يتعلق الأمر بهويتك كشركة، ومدى ملاءمة الموظفين الجدد لها. 

عملية تجهيز الموظفين في مقابل توجيه الموظفين الجدد 

بالكاد يكون الفرق بين تجهيز وتوجيه الموظفين الجدد ملحوظاً؛ لذا يمكن بسهولة الخلط بين أحدهما والآخر. 

تبدأ فترة التجهيز بمجرد توقيع المرشح على عرض عمل – فيصبح بالتالي موظفاً مستقبلياً، وتنتهي عندما يكون الموظف قادراً على القيام بالوظيفة التي تم تعيينه للقيام بها بشكل مستقل. 

من ناحية أخرى، تركِّز عملية التوجيه على الوافدين الجدد خلال يومهم أو أسبوعهم الأول. وعلى هذا النحو، فإنَّ عملية توجيه الموظفين الجدد هي جزء لا يتجزأ من عملية تجهيز الموظفين. 

بعبارة أخرى، عندما يتعلق الأمر بالتجهيز في مقابل التوجيه، فإنَّ الأولى تنطوي على عملية أطول (بكثير) من الثانية؛ لكن كلاهما مع ذلك، لهما الهدف نفسه؛ وهو تعريف الموظفين الجدد بالمنظمة والأشخاص والوظيفة. 

فوائد توجيه الموظفين الجدد

تشتمل مزايا عملية توجيه الموظفين على ما يلي: 

• تقليل التوتر والقلق: ربما تكون هذه هي الميزة الأولى لتوجيه الموظفين الجدد. بغض النظر عن مدى جودة تجهيزك للمرشحين في أثناء عملية التوظيف، فسيظلون متوترين في يومهم الأول؛ لذا يساعد التوجيه المنظم جيداً على تقليل هذا التوتر، ويوفر الوضوح حول ما هو مدرج في جدول الأعمال لليوم الأول لهم في العمل، واليوم الذي يليه. 
• زيادة الالتزام تجاه المنظمة: يجعل التوجيه الصحيح الموظفينَ الجدد يشعرون بالترحيب والتقدير منذ البداية؛ الأمر الذي يزيد من التزامهم.
• زيادة الإنتاجية وتقليل الأخطاء: عندما يتم إجراؤه بشكل جيد، فإنَّ توجيه الموظفين الجدد يساعد الموظفين على أن يكونوا جاهزين بسرعة أكبر، كما يساعد على تجنُّب أي أخطاء لا داعي لها.   
• تقليل معدل التسرُّب الوظيفي: نتيجة للفوائد الثلاث التي ذكرناها للتو، يجب أن ينخفض معدل التسرب الوظيفي للموظفين؛ حيث يُظهر توجيه الموظفين أنَّ الشركة تهتم بالعاملين فيها، ويزودهم بالأدوات التي يحتاجونها لأداء مهامهم بالشكل الأمثل.    
• المساهمة في بناء علاقة إيجابية: يعزز توجيه الموظفين التواصلَ بين الموظفين الجدد وزملائهم ومديرهم المباشر.

أفضل ممارسات توجيه الموظفين الجدد 

يجب أن يركز توجيه الموظفين الجدد أولاً وقبل كل شيء على تعليمهم مهارات التأقلم مع أهم الضغوطات التي يواجهونها، لذا نقدم لك أفضل الممارسات في هذا الصدد: 

1. تضمين معلومات واقعية: هذا الأمر هام لإدارة التوقعات وتجنب خيبات الأمل – مرة أخرى. ونحن قلنا مرة أخرى لأنَّه من الناحية المثالية، أنت تكون قد قدمت بالفعل للمرشحين معاينة واقعية للوظيفة في أثناء عملية التوظيف، لتجنُّب التوقعات غير الواقعية في المقام الأول؛ لذا قم بتضمين معلومات حول ما تتوقعه من موظفيك الجدد في شكل خطة عمل مدتها 90 يوماً (على سبيل المثال). 
2. طمأنتهم وتقديم الدعم لهم: إنَّ بدء عمل جديد أمر مرهق للغاية بالنسبة لمعظمنا. والغرض من توجيه الموظفين الجدد هو تخليصهم من هذا التوتر وطمأنتهم.
   توصلت الأبحاث إلى أنَّ أحد أفضل طرائق التعامل مع التوتر هو الحصول على دعم اجتماعي. تتمثل إحدى طرائق إنشاء هذا النوع من الدعم في تعيين موظف يكون مرشداً لكل موظف جديد؛ فهؤلاء يمكنهم لعب دور كبير في تعزيز التواصل لدى القادمين الجدد، ومساعدتهم في تخطي صعوبات العمل ضمن المنظمة. 

ومع ذلك، إنَّ عملية توجيه الموظفين الجدد تتضمن ما هو أكثر من تعليم الناس كيفية التعامل مع التوتر وكيفية إدارة التوقعات؛ إذ تشمل بعض أفضل الممارسات الأخرى ما يلي: 

1.  تضمين الثقافة التنظيمية في عملية التوجيه: على الرغم من أنَّ بعض طرائق القيام بالأشياء – مثل تناول الغداء ومخاطبة الزملاء بأسمائهم الأولى – قد تبدو واضحة للموظفين القدامى في الشركة، إلا أنَّها على الأرجح لن تكون مناسبة للوافدين الجدد؛ لذا تأكد من تضمين ما يسمى بالتنشئة الاجتماعية التنظيمية “organizational socialization” في توجيه موظفيك. 
2.  الاستعداد لليوم الأول في عملية التوجيه: يسري هذا على المنظمة والمدير والموظفين الجدد. قبل أن تبدأ عملية التوجيه، تأكد من أنَّ مساحة عمل الموظفين الجدد جاهزة تماماً (وهذا يعني الأجهزة والبرامج)، وأنَّ المدير جاهز تماماً (وهذا يعني التواجد معهم في اليوم التالي).
   بالنسبة للموظفين الجدد، تأكد من حصولهم على جميع المعلومات التي يحتاجونها للوصول إلى مكاتبهم، وتأكد من حجز موقف لسياراتهم، ومن أنَّهم قادرون بالفعل على الوصول إلى الشركة؛ فمن شأن هذا أن يزيل بعضاً من القلق وعدم اليقين عن كاهلهم. 
3.  المرح وزملاء العمل: تأكد من أنَّ زملاء الموظفين الجدد يعرفون بوصولهم، ومن أنَّهم يخططون لجعل عملية التوجيه ممتعة. يمكن أن يحدث هذا عندما يصل الوافدين الجدد في الصباح، أو في أثناء الغداء أو في أثناء القيام بجولة في المكتب.
   اليوم الأول في العمل هو إحدى تلك اللحظات التي يميل العاملون إلى تذكرها، لذا حاول إضافة بعض العناصر الممتعة إلى هذه التجربة؛ مثل ألعاب توجيه الموظفين الجدد. توجد الكثير من الألعاب التي يمكنك ابتكارها، ولكن أحد الأمثلة على ذلك هو لعبة تسمى “Photo Hunt”. 

الفكرة هي إعطاء الموظفين الجدد صور للموظفين الآخرين، وقائمة بالأسماء التي يتعين عليهم مطابقتها مع تلك الصور. 

1.  تقديم شرح للبرمجيات المستخدمة: يجب أن تتضمن عملية توجيه الموظفين قسماً يشرح البرامج والأدوات التي سيستخدمونها. سيتضمن هذا بدوره شرحاً للأدوات التي يستخدمها كل شخص في الشركة (مثل أنظمة الدردشة الداخلية والبريد الإلكتروني ونماذج النفقات، وما إلى ذلك). وتبعاً للبرنامج الخاص بالدور الوظيفي الذي سيعمل فيه الشخص، سيكون التدريب على البرنامج أكثر أو أقل إسهاباً. 
2.  استخدام قوائم المراجعة: تعد قوائم المراجعة طريقة رائعة لإنشاء هيكلية للعمل، وللتأكد من تنفيذ جميع الخطوات اللازمة.   
3.  تحديث قوائم المراجعة: يعد إنشاء الهيكلية أمراً جيداً ومجدياً، ولكن إذا لم يستخدم الأشخاص قوائم المراجعة باستمرار، ستكون هذه القوائم غير مجدية. أي بمعنى آخر، تأكد من استخدام المديرين آخر التعديلات التي أجريت على قوائم المراجعة الخاصة بك لكل عملية لتوجيه. 
4.  التقييم والتحسين: احصل على تغذية راجعة من الموظفين الجدد، واستمر في تحسين هذه العملية. 

أفكار مطروحة لعملية توجيه الموظفين الجدد 

عندما يتعلق الأمر بالأفكار المطروحة في هذا الصدد، فهنالك الكثير من الأمثلة. فيما يلي بعض الأفكار التي يمكن تطبيقها في اليوم والأسبوع الأول:

في اليوم الأول 

• حوالي 9 صباحاً
  يصل الموظف الجديد إلى مقر الشركة، ويتم الترحيب به من خلال تقديم الكعك والحلوى وكأس من الشراب: الفكرة هي مشاركة هذه الوجبات الخفيفة مع كل شخص في المكتب، وذلك لأنَّها توفر مناسبة رائعة وغير رسمية للقاء الفريق بأكمله. كما أنَّ هذا الأمر يعرِّف القادمين الجدد بالثقافة التنظيمية في الشركة، ويجعلهم يلقون ترحيباً حاراً في أسرة العمل الجديدة.
• حوالي الساعة 9:30
  مناقشة جدول أعمال اليوم الأول: بمجرد أن يشعر الموظف الجديد براحة أكبر، يجلس مع مديره للنظر في جدول أعماله في هذا اليوم. الهدف هو تزويده بهيكلية تجعله يعرف ما يمكنه توقعه. 
• الساعة 09:45
  اصطحاب الموظف الجديد في جولة في الشركة: هذا الأمر جزء أساسي من عملية توجيه الموظفين الجدد، وذلك لأنَّ معرفة الطرق ضمن مكاتب الشركة يساعد الناس على الشعور وكأنَّهم جزء منها. لذا يكون من الجيد القيام بذلك في الساعة الأولى من بدئهم العمل. اصحب الموظف الجديد إلى المطبخ أو المقصف، وأره كيف تعمل آلة صنع القهوة، ومكان الحمامات، والمكاتب، والطابعات، وكيفية إغلاق المكتب إذا كان – في يوم من الأيام – آخر من يغادر المبنى.
  عرِّفه بزملائه وفريق عمله: في حين قد يرى الموظف الجديد العديد من زملائه خلال احتفال الكعك والشراب في الصباح، يوجد دائماً أشخاص لن يقدروا على التواجد معه. ونظراً لأنَّه سيعمل عن كثب مع الأعضاء الآخرين في فريقه، فمن الأفضل التخطيط دائماً لإجراء لقاء فردي مع كل عضو في الفريق خلال الأسبوع الأول من عملية التوجيه.
• حوالي الساعة 10:30 (بحسب حجم شركتك وعدد موظفيك)
  خطة 90 يوماً: هنا يتلقى الموظف الجديد خطة عمله لمدة 90 يوماً، بما في ذلك شرح مفصل لجميع العناصر المختلفة؛ حيث يساعد هذا في إدارة توقعاته وتوفير هيكلية لعمله. 
• حوالي الساعة 11:30
  استراحة قصيرة: في الفترة المتبقية من الصباح حتى وقت الغداء، امنح الموظف الجديد لحظة لالتقاط أنفاسه وتكوين انطباعات أولية معالجة المعلومات التي تلقاها. 
• بين الساعة 12:00 والساعة 14:00
  تناوُل الغداء مع الفريق: قم بتنظيم غداء جماعي لجعل اليوم الأول لا يُنسى بالنسبة إلى الموظف الجديد. يوفر هذا لكل من الموظف الجديد وزملائه فرصة للتعرف إلى بعضهم بعضاً بشكل أفضل قليلاً في بيئة غير رسمية. 
• حوالي الساعة 13:30 (أو عند انتهاء الغداء):
  إجراء عرض تقديمي عن الشركة: ابدأ فترة ما بعد الظهر في جو ممتع وغني بالمعلومات مع تقديم عرض تقديمي عن الشركة. قد يتم تنفيذ ذلك من قبل مؤسسي الشركة، بحيث يركز العرض التقديمي على كيفية عمل الشركة من حيث الفرق والأدوار الوظيفية والثقافة التنظيمية.  
• في الساعة 02:00
  وضع هيكلية أسبوعية وشهرية: وهنا يجلس المدير مع الموظف الجديد مرة أخرى. الفكرة هي أن يقدم له هيكلية أسبوعية وشهرية لعمل الشركة. قد يشمل ذلك اجتماعات أسبوعية ويومية، وآخر مجريات سير العمل.
  توفير الوصول إلى مجلد موارد الموظف الجديد (مثل دليل الموظفين الجدد، استمارة المصاريف، إلخ): هذه أنشطة مملة ولكنَّها ذات أهمية كبرى. 
• حوالي الساعة 3 مساءً
  إنهاء اليوم أبكر مما هو معتاد: هنا يتم إغلاق جدول الأعمال الرسمي لليوم التوجيهي الأول. امنح الشخص حرية العودة إلى المنزل مبكراً للاحتفال مع أسرته، أو البقاء في الشركة إذا أراد ذلك، والبدء بالعمل على مشروع، أو الدردشة مع زملاء العمل.

في الأسبوع الأول

يمكن أن تتضمن أفكار عملية توجيه الموظفين الجدد للأسبوع الأول ما يلي: 

• اختيار مطعم: دع الموظف الجديد يختار مطعماً ليتناول فيه طعام الغداء. يمكن أن يكون هذا مطعماً تذهبان معاً إليه، أو تطلبان منه الطعام إذا كنتما تفضِّلان تناول طعام الغداء سوية في المكتب. 
• الاجتماع وجهاً لوجه مع أعضاء الفريق: يمكنك أيضاً تضمين هذه الاجتماعات الفردية في اليوم الأول لعملية التوجيه، ولكن إذا كان جدول العمل مزدحماً للغاية، أو إذا لم يكن بعض أعضاء الفريق متواجدين، فقم بجدولة اجتماع سريع للأسبوع الأول. 
• الجلوس مع مدير التوظيف: من الناحية المثالية، يجب على مدير التوظيف الجلوس مع الموظف الجديد في نهاية الأسبوع الأول؛ حيث يمكن أن يتدارسا الموقف معاً ليعرفا ما الذي سار بشكل جيد، وما الذي يمكن تحسينه، إن كان يوجد أي شيء آخر يحتاج إلى معالجة؟ 
• إضافة الموظف الجديد إلى موقع الشركة على الإنترنت: تساعد إضافة الموظف الجديد إلى صفحة “من نحن” على الموقع الإلكتروني للشركة في جعله يشعر بأنَّه جزء من “العائلة”. 
• إضافة الموظف الجديد إلى صفحة الشركة على موقع لينكد إن: الشيء نفسه ينطبق على تعريف الأشخاص على لينكد إن بصفتهم آخر الزملاء المنضمين حديثاً. يساعد هذا أيضاً على بناء تواصل أوثق مع العملاء.
• التخطيط لعقد اجتماع متابعة بعد 90 يوماً: يجب تقييم خطة الـ 90 يوماً التي ناقشتها في اليوم الأول مع الموظف الجديد، لذا جدوِل اجتماعات شهرية لذلك خلال الأسبوع الأول من عملية التوجيه.   

في الختام

تعد عملية توجيه الموظفين الجدد وقتاً مثيراً لكل من الموظفين الجدد والشركة. إنَّ عملية التوجيه المدروسة والتي لا تُهمل الجانب العاطفي والإنساني لبدء عمل موظف جديد تقطع شوطاً طويلاً في بناء علاقة دائمة مع الموظفين. 

المصدر