بطاقة الوصف الوظيفي: تعريفها وأهميتها
تُعاني الكثير من الشركات من تحديات عديدة ترتبط بتوزيع المهام والاختصاصات والتوظيف والتدريب وغيرها، لذلك يُنصح في هذه الحالة اعتماد بطاقة الوصف الوظيفي أو التوصيف الوظيفي، والتي تهدف إلى علاج المشكلات السابقة، وفي هذا المقال ستتعرف أكثر على مفهوم هذه البطاقة وأهميتها ومجالات استخدامها.
- 7د
- عدد المشاهدات 1٬248
تعريف بطاقة الوصف الوظيفي
بطاقة الوصف الوظيفي؛ هي بطاقة عمل ترتبط ببيان كافة الأنشطة والمسؤوليات والمهام الخاصة بالوظيفة التي يشغلها الموظف داخل بيئة العمل، وهو وصف معياري لا يصف الموظف بل يصف الشاغر الذي يرأسه، فهي وثيقة تضمن المهام والواجبات وعلاقة هذه الوظيفة مع الوظائف الأخرى، إذ الهدف منها هو ضمان عدم ازدواجية المهام، ورفع كفاءة العمل وتنظيمه، إلى جانب المساعدة على التوظيف الصحيح، فهي تُعتبر حجر الأساس لعملية تقييم عادلة.
تُستخدم بطاقات الوصف لتسجيل جميع المعلومات التي يحتاج الموظف إلى معرفتها حول وظيفته أو مهامه، وإنّ كثيرًا من المجالات استفادت من وجود هذه البطاقة، مثل: الهندسة والبناء والتصنيع والكهرباء والوظائف المكتبية في الشركات الكبرى وغيرها، كما أنّها تُستخدم لخطط التدريب والتطوير والهكيل التنظيمي في الشركات.
في الآونة الأخيرة اعتمدت العديد من الشركات بطاقات الوصف الرقمية، كنوع من أتمتة الأعمال والتحول الرقمي، خاصةً مع اعتماد العمل عن بعد، وبهذا فقد وفّرت هذه الطريقة الوقت والجهد في إعداد النماذج الورقية وتعبئتها والتعديل عليها، إلى جانب توفير العديد من المنصات هذه الخدمات بشكل سهل وبسيط.
اضغط هنا لتحميل أفضل نموذج للتوصيف الوظيفي باللغة العربية من موارد.
أهمية بطاقة الوصف الوظيفي
إنّ أهمية بطاقة التوصيف الوظيفي تكمن بما يأتي:
- رفع مستوى الأداء الوظيفي
حيث إنّ هذه البطاقة تعمل على تنظيم بيئة العمل، وتحديد احتياجات الموظفين وأوجه القصور في الأداء العام، وذلك نتيجة لمقارنتها بالوصف المحدد لوظائفهم، وبالتالي يتم مثلًا اتخاذ قرارات بشأن الدورات التي يُمكن أن تُساهم في تطوير القدرات والمهارات، بهدف جعلها تتناسب مع الوصف.
- القضاء على ظاهرة الازدواجية في العمل
حيث قد تُعاني بعض بيئات العمل من تداخل الصلاحيات والمسؤوليات وتكرار المهام، وعدم وضوح الواجبات، مما يُؤدي إلى عدم تطبيق مبدأ المحاسبة على جميع الموظفين، وذلك بحجة عدم وضوح متطلبات الوظيفة، لذلك اعتماد البطاقات الوصفية سيكون له أثر إيجابي في تحديد الأمور بشكل قطعي، وفتح تواصل مبني على الثقة مع العاملين.
اقرأ أيضًا: نصائح لتوظيف الشخص المناسب
- تلاشي ظاهرة تأخر العمل
من المشكلات التي قد تظهر أيضًا في بيئة العمل والشركات الكبيرة هي عدم وضوح العلاقات بين الأقسام والوظائف المختلفة، وبالتالي يتسبب ذلك في عرقلة الإنجازات وتنفيذ العمل، والتركيز على توكيل أكفأ الموظفين الأعمال الصعبة مما يتسبب بإرهاقهم، لذلك تُسهم هذه البطاقات في القضاء على ظاهرة تداخل المسؤوليات وعدم وضوحها.
- الحفاظ على الهيكل التنظيمي
إذ يتم العمل على تطوير النظم الإدارية وزيادة فعالية أنظمة العمل، من خلال إعادة بناء الهيكل التنظيمي أو الوظيفي، والعمل على بلورته بصورة أكثر وضوحًا، وهذا يُسهم في رفع فعالية النظم الخاصة باختيار الموظفين المناسبين، وتعيينهم على أساس الكفاءة، إلى جانب تحديد الاحتياجات الخاصة بالعاملين.
- تحديد المسؤوليات
إنّ تحديد المسؤوليات الخاصة بالموظف من خلال بطاقة العمل الوصفية تهدف إلى توضيح واجباته والتركيز على أدائه وتوجيهه نحو هدف معين، وتنفيذ المهام بشكل يسير، ومقارنة الكفاءات الفنية والإدارية، بالإضافة إلى أنّ هذه البطاقات تُساعد في إعداد دليل التوصيف الوظيفي، واستخدامه كمرجع لوصف الوظائف الحالية والمستقبلية.
- المساعدة في تقييم الوظائف
إنّ تحديد المسؤوليات وتوضيحها يجعل الموظف أكثر التزامًا ووضحًا وثقةً في العمل، وينعكس ذلك على أدائه وتقييمه، ضمن معايير عادلة تختص بالواجبات الموكلة إليه، مما يُسهل تطبيق مبدأ الثواب والعقاب في العمل.
مجالات استخدام بطاقة الوصف الوظيفي
إنّ استخدام بطاقة التوصيف الوظيفي لها مجالات تتلخص فيما يأتي:
- استخدامات الموظف
- تُفيد بطاقة الوصف الوظيفي الموظف على معرفة مهام الوظيفة قبل التقدم لها، ومدى تناسبها مع إمكانياته وميوله.
- تعتبر هذه البطاقات وسيلةً فعالةً في معرفة حجم العمل والدور الموكل إليه.
- تُعتبر هذه البطاقات أداةً لمعرفة مسؤوليات الموظف بشكل تفصيلي، لقياس مدى تطوره واستجابته.
- استخدامات المدير المباشر
- يستخدم المدير المباشرة بطاقة التوصيف الوظيفي لتعريف الموظف بمهامه وتدريبه عند البدء بالعمل وجعله عضوًا منتجًا.
- تسهل البطاقات على المدير توزيع المهام تبعًا للظروف والمسؤوليات وعدد الموظفين.
- تُساعد في توجيه المدير نحو القدرات البشرية المتاحة، لمعرفة كيفية توظيف الخبرات والاستفادة منها.
- تُعتبر أداةً لتقييم أداء الموظفين وإماكانية تزويدهم بتغذية راجعة تعمل على تطورهم.
- تُعد وسيلةً لمراقبة تقدم العمل وتحقيق الأهداف المنشودة.
- استخدامات إدارة الموارد البشرية
- تُعتبر أحد أدوات الاختبار للمرشحين للوظائف، بحيث يتم تقييم مدى تطابق مؤهلاتهم مع متطلبات الوظيفة.
- تُعد وسيلةً للإعلان عن الوظائف؛ لجذب أفضل الكفاءات المهنية.
- تُساعد في القرارات الخاصة بالترقية والمحفزات الأخرى.
- استخدامات تدريبية
- تُوضح الاحتياجات التدريبية لجعل الموظفين متناسبين مع متطلبات الوظيفة ومؤهلاتهم، من خلال بيان أوجه الفروق والتحديات.
- يُمكن استخدامها كمصدر لتصميم البرامج التدريبية وإعدادها.
- تُساعد البطاقات في ربط الجهود التدريبية والاحتياجات الفعلية.
- تُساهم البطاقات الخاصة بالوصف في اختيار الفرق حسب مستوى الأداء والتجانس والمؤهلات العملية والخبرات للاشتراك في التدريبات.
اطلع أكثر على التوصيفات الوظيفية من موارد ونماذج البطاقات الخاصة بها من خلال الضغط على هنا.
أمثلة على التوصيف الوظيفي
أمثلة على التوصيف الوظيفي مرفقة بأفضل نماذج لبطاقات وصف وظيفية جاهزة للتحميل فيما يأتي:
- مدير المشروع
تتعلق مهام مدير المشروع بإدارة الأمور المتعلقة بالمشاريع، بدايةً من التخطيط لها ووصولًا للتأكد من جودة المشروع، إلى جانب التأكد من اكتمال المشروع في الوقت المحدد ووفقًا للميزانية.
لتحميل بطاقة الوصف الوظيفي الخاصة بمدير المشروع اضغط هنا.
- مدير التسويق
يقوم مدير التسويق بالإشراف والعمل على وضع خطط تسويقية، والرقابة على الأنشطة التسويقية، ومتابعة تنفيذ الخطط المعتمدة، وبالتالي تتحقق الأهداف الاستراتيجية للشركة.
لتحميل بطاقة الوصف الوظيفي الخاصة بمدير التسويق اضغط هنا.
- مدير الجودة
يقوم مدير الجودة بإدارة عمليات الجودة والإشراف على الإنتاج؛ للتأكد من أنّ جميع المنتجات تُلبي المعايير المطلوبة، إلى جانب مراقبة وضبط الجودة وفحص المنتجات.
لتحميل بطاقة الوصف الوظيفي الخاصة بمدير الجودة اضغط هنا.
أهم المعلومات التي يتم تضمينها في بطاقة الوصف الوظيفي
من أهم المعلومات التي يتم تضمينها في هذه البطاقة ما يأتي:
- الهدف من الوظيفة
إذ يتم تضمين الهدف العام من هذه الوظيفة في الشركة.
- المهام والمسؤوليات
حيث يتم تحديد المسؤوليات والواجبات والمهام التي ستُسند لصاحب المنصب أو الوظيفة.
- النتائج المرجوة
إذ يتم تضمين النتائج التي يُتطلع لتحقيقها من خلال هذه الوظيفة.
- المهارات والسمات والكفاءات
يتم تحديد المهارات والسمات والكفاءات اللازمة للنجاح في هذه الوظيفة.
- القيم الأساسية
حيث يتم توضيح القيم الخاصة بالشركة والتي تدل على ثقافتها.
اقرأ أيضًا: تقييم الأداء الوظيفي
منصات تُزودك بتوصيفات وظيفية
هناك العديد من المنصات التي تُزودك في قوالب خاصة ببطاقة التوصيف الوظيفي أو تُقدم لك خدمات خاصة بوصف الوظائف وما يتصل بها، ومن هذه المنصات ما يأتي:
وهي منصة عربية متكاملة تُقدم خدمات في الموارد البشرية والإرشاد المهني، وتُوفر عددًا من الخدمات الخاصة بوصف الوظائف ومنها: بطاقة التوصيف الوظيفي.
- منصة لينكد إن
وهي منصة عالمية للتوظيف تُوفر عددًا من الخدمات ومنها أدلة التوظيف والتي تتضمن قوالب خاصة بوصف الوظائف، حيث يُمكن الاطلاع أكثر من خلال الضغط على الرابط المرفق.
- منصة workable
وهي منصة خاصة بالموارد البشرية والتوظيف، ومن الخدمات التي تُقدمها قوالب وصف الوظائف في مجالات عديدة تتجاوز الـ 1000 قالب.
- منصة Betterteam
وهي منصة تختص بالتوظيف وتُوفر بطاقات للوصف الوظيفي وشروحات مفصلة عن الأوصاف الوظيفية المختلفة في عدد من المجالات.
- منصة Business In a Box
وهي منصة تُوفر العديد من القوالب التي تُساعد في التخطيط وتنظيم العمل ومنها: قوالب التوصيف الوظيفي.
الخاتمة
إنّ بطاقة الوصف الوظيفي لها أهمية كبيرة في توضيح المهام والمسؤوليات ومنع التداخل في العمل، وهذا من شأنه يعمل على زيادة الإنتاجية وتطوير ثقافة الشركة ورفع مستوى الأداء الوظيفي، والحفاظ على الهيكل التنظيمي، والمساعدة في تقييم الوظائف، كما أنّ مجالاتها واسعة ترتبط بالموظف والمدير والموارد البشرية وطريقة التدريب.
المراجع
مقالات ذات صلة