الوصف الوظيفي لمهنة مسؤول تحليل الرواتب

من هو مسؤول تحليل الرواتب؟

يقوم محلل الرواتب بالاحتفاظ بالحسابات ومعالجة الأوراق المحاسبية، ويعمل بالتنسيق مع الإدارات الأخرى داخل الشركة كالموارد البشرية، ويقوم بالإبلاغ عن أيّ تغيير يحدث في كشوف الرواتب للموظفين، ويجري عمليات تدقيق منتظمة على إجراءات كشوف الرواتب، ويُدير ويُسجّل تقويمات الدفع للسنة المالية، كما يقوم بإعداد الأوراق الخاصة بالخصم الضريبي، والمزايا وتكاليف مزايا العمليات، مثل: الإجازات المرضية والتأمين.

يتحمّل مسؤول الرواتب العديد من المسؤوليات المختلفة، والتي تتطلب امتلاكه مهارات تحليلية ممتازة والدقة والقدرة على اكتشاف الأخطاء، وأهم هذه المسؤوليات التي تقع على عاتقه تتلخص فيما يأتي:

• القيام بإعداد وتقديم التقارير والتنبؤات للإدارة العليا.
• التأكد من الالتزام بجميع لوائح القوانين المتعلقة بالتعويضات والضرائب.
• القيام بإعداد جميع الوثائق والأوراق اللازمة للتخفيضات الضريبية والمزايا.
• مراجعة سجلات الحضور والجداول الزمنية وتصحيح الأخطاء.
• إدارة معاملات كشوف الرواتب.
• الإشراف على معاملات كشوف الرواتب.
• إعداد وتقديم تقارير إلى الإدارة فيما يخص قضايا الرواتب والتغييرات.
• الإجابة عن أسئلة الموظفين واستفساراتهم حول الرواتب والضرائب.
• القيام بتصميم وتوثيق وتطبيق الإجراءات لتسهيل عمليات الرواتب.
• تحليل البيانات المختصة بالتعويضات بما في ذلك المكافآت والأجور.
• الاطّلاع المستمر على قوانين الرواتب والضرائب.

المقاييس المهمة التي يجب على مسؤولي تحليل الرواتب تتبعها

هناك عدة مقاييس يجب على محلل الرواتب تتبعها؛ لأنّها ترتبط بسير العمل وخلوه من الأخطاء أو التجاوزات، وهذه المقاييس تتمثل فيما يأتي:

الامتثال

لا بُد من التأكد بأنّ الشركة تتماشى مع القوانين واللوائح المعمول بها في البلد؛ كالحد الأدنى للأجور والأمور المتعلقة بالعمل الإضافي، إذ إنّ التزام الشركة باللوائح والقوانين والإرشادات يضمن لها البقاء والاستمرارية، ولن تضطر إلى الامتثال أمام القانون بصورة لا تليق بها.

اقرأ أيضًا: نصائح للتفاوض على الراتب

 ميزانية الرواتب

إنّ مراقبة الميزانية والحرص على مطابقة معدلات الإنتاج مع تكاليف العمال ودفع رواتب العمال يضمن الحصول على أرباح فعلية، ويُساعد على تجنب الوقوع في مشكلات، ويضمن بقاء الموظفين وتمسكهم في عملهم وعدم تثبيط نشاطهم وعزيمتهم، مما يُؤدي إلى انتقالهم للعمل مع منافسين.

الحضور والغياب

إنّ أهم المسؤوليات التي تقع على عاتق مسؤول تحليل الرواتب مراقبة الحضور والغياب، إذ إن تتبع الحضور والغياب يُساهم في معرفة أنماط الموظفين، ويُحدد الموظفين الذين استفادوا من إجازاتهم بشكل كامل أو جزئي، كما أنّه يحد من تغّيب العاملين عن عملهم عندما يعلمون بوجود رقابة، فيزيد اهتمامهم بأمر الحضور والغياب.

الرواتب المالية

لا بُد من مراقبة تكاليف الرواتب على الشركة، والتكاليف الأخرى، مثل: نفقات الامتثال، تكاليف المحاسبة، رواتب الموظفين المشاركين في عملية كشوف الرواتب، تكلفة البنية التحتية ودعم تكنولوجيا المعلومات، والرواتب المخصصة لمعالجة كشوف الرواتب.

إنتاجية القوى العاملة

تُعد الإنتاجية أمرًا هامًا للدلالة على كفاء عملية كشوف الرواتب، ولقياس الإنتاجية يجب النظر إلى عدد الموظفين الذين يقدمون خدمات في كشوف الرواتب، ولقياس الإنتاجية يجب النظر إلى عدد المدفوعات التي تُدفع كل يوم، والوقت المُستغرق لحل عمليات كشوف الرواتب، إلى جانب عدد المدفوعات بأثر رجعي.

إنّ الفعالية والإنتاجية أمران متلازمان، وقياس الفعالية أمر بالغ الأهمية، ويكون ذلك من خلال قياس عدد أخطاء كشوف الرواتب خلال فترة زمنية معينة، وعدد الشكاوى التي تم تلقيها، والوقت المُستغرق في معالجة أخطاء كشوف الرواتب.

اقرأ أيضًا: قواعد العمل التي تدفع الموظفين لترك وظائفهم

تدقيق كشوف الرواتب

من أهم المقاييس التي يجب على محلل الرواتب في أثناء عمله في مجال تحليل الرواتب أخذها بعين الاعتبار هي تدقيق كشوف الرواتب، إذ تتم هذه العملية بشكل دوري، وفائدتها تكمن فيما يأتي:

• الكشف عن أيّ أخطاء قد تحدث عند إدخال الأرقام يدويًا إلى النظام.
• مقارنة الساعات المدفوعة عند تسجيل الموظفين.
• تقديم حسابات دقيقة للإجازات المدفوعة وغير المدفوعة.
• معرفة الموظفين الذين انتهت خدمتهم، وتدقيق كشوف الرواتب الخاصة بهم.
• احتساب الزيادات على الرواتب بشكل دقيق.
• منع الاحتيال والحد منه في كشوف الرواتب، وذلك عن طريق كشف أيّ تلاعب.

كيف تُصبح مسؤول تحليل الرواتب؟

لكي تُصبح محلل رواتب يتطلب منك ذلك ما يأتي:

• المعرفة الأساسية في التواصل الكتابي والشفهي

فلا بُد من تواصل مسؤولي الرواتب مع زملائهم في مختلف الأقسام داخل الشركة، ومع الموظفين في الإدارة.

• امتلاك المرونة والتفكير الإبداعي

لمعالجة أيّة مشكلات طارئة وغير متوقعة بشكل فعّال وسريع.

• القدرة على العمل تحت الضغط

إذ إنّ عملية إصدار كشوف الرواتب تُعد أمرًا مُرهقًا، ويحتاج إلى شخص قادر على الصبر والتحمل وتأدية المهام تحت الضغط.

• الالتزام بالمواعيد النهائية

إذ يتعين على مسؤولي الرواتب تسليم المستحقات المالية للموظفين في موعدها المحدد، وهذا يتطلّب تنظيم المهام وتحديد الأولويات لضمان إنهاء العمل وتسديد الأجور.

• امتلاك الدقّة العالية في العمل

إلى جانب الاهتمام بالتفاصيل، إذ يترتب عليه مهام كبيرة ومُعقّدة؛ كاحتساب الأجور والضرائب، بالإضافة إلى وجود مسؤوليات قانونية عديدة، لذا يجب على مسؤولي الرواتب العمل بكل دقّة وثقة وانتباه.

• اتّباع طرق منهجية واضحة

فمسؤولو تحليل الرواتب يجب عليهم وضع استراتيجية واضحة تُساعدهم في إكمال مهامهم على موعدها وبكل فاعلية.

اقرأ أيضًا: كيف تصبح مسؤول رواتب؟

• المؤهل العلمي

وذلك في تخصص المحاسبة أو الإدارة أو تكنولوجيا المعلومات أو إدارة الموارد البشرية.

• امتلاك مهارات رقمية

إذ إنّ عملية إدارة كشوف الرواتب تحتاج إلى مجموعة من التقنيات، فحساب الضرائب الرقمية أصبح يحتاج إلى أنظمة تقنية تُقدّم العديد من الخيارات التي يحتاجها كل مسؤول تحليل رواتب.

• المعرفة الجيّدة بالأدوات المكتبية الأساسية

مثل: تطبيقات جوجل ومايكروسفت، إذ باتت معرفة هذه التطبيقات أمرًا ملزمًا وضروريًا لأيّ شخص يعمل في مجال الإدارة والبيانات والحسابات.

• امتلاك شهادات وتدريبات

إذ إنّ الدرجة الجامعة قد لا تكفي لتُصبح مسؤول تحليل رواتب، ويجب تدعيمها بشهادات وتدريبات تُساعد في التطوير المهني وزيادة الخبرة والكفاءة، ومن أهم الشهادات التي يُمكن الحصول عليها: شهادة في إدارة الرواتب العالمية، وشهادة في إدارة المعاشات التقاعدية.

الخاتمة

إنّ مسؤول تحليل الرواتب هو منصب مهم في قسم المحاسبة، فهو يرتبط بمسؤوليات مختلفة تتعلق بكشوف رواتب الموظفين والأوراق المحاسبية، وغيرها، إذ يتبع محلل الرواتب عددًا من المقاييس المهمة في أثناء عمله، وأهمها: ضمان الامتثال، ميزانية الرواتب، الحضور والغياب، الرواتب المالية، تدقيق كشوف الرواتب، وإذا كنت تطمح إلى أن تكون مسؤول رواتب، فيجب أن تمتلك مؤهلًا علميًا في المحاسبة أو التخصصات ذات الصلة بها، إلى جانب عدد من المهارات المهمة.

المراجع

1. WHAT IS A PAYROLL ANALYST?
2. HOW TO BECOME A PAYROLL ANALYST
3. Payroll Analyst job description
4. Rescue Your Business With a Payroll Audit
5. WHAT PAYROLL ANALYTICS HR PROFESSIONALS SHOULD BE AWARE OF