ما هي مهام مدقق الموارد البشرية؟
إنّ قسم الموارد البشرية تهدف إلى مساعدة أصحاب العمل على بناء علاقات إيجابية مع موظفيهم والحفاظ عليهم، والعكس صحيح، إذ يكمن دور المدقق في النظر في عملية التوظيف وما يتبعها، مثل: الاحتفاظ بالموظفين، والميزانية، والتدريب، والتعويضات، والعلاقات بين الإدارة والموظفين، وأيّة عملية أو ممارسة داخل الشركة، وفي هذا المقال ستتعرف أكثر على المهام المطلوب من العاملين في مجال التدقيق.
- 8د
- عدد المشاهدات 1٬079
مهام مدقق الموارد البشرية
إنّ عملية التدقيق منهجية تُستخدم لتقييم كيفية أداء القسم للمهام الموكلة إليه، إذ تعتمد على فكرة أنّ العمليات الخاصة بالموارد البشرية ديناميكية، ويجب إعادة توجيهها وتنشيطها باستمرار لتظل مستجيبةً للاحتياجات المتغيرة، حيث يُطلب من العاملين في مجال التدقيق القيام بالمهام الآتية:
تدقيق التوظيف والاحتفاظ
يقوم العامل في مجال التدقيق على إعادة النظر في سياسات التوظيف والعمليات المستخدمة لجذب الموظفين، إلى جانب الآثار القانونية ذات الصلة بذلك، حيث يُمكن أن يكشف تدقيق عملية التوظيف آثار ثقافة العمل وتوافقها مع الأهداف التنظيمية، وقد يحتاج ذلك إلى إعادة هيكلة الفرق واتخاذ قرارات مهمة بشأن المسار الوظيفي للقوى العاملة.
وإنّ من أهم الأمور التي يجب أن يسأل عنها المدقق فيما يخص عمليات التوظيف والاحتفاظ ما يأتي:
- هل هناك إجراءات رسمية مطبقة لتحديد الوظائف الشاغرة؟
- هل تقوم الشركة بقياس فعالية وتكاليف مصادر التوظيف؟
- من يُشارك في اختيار ومقابلة الموظفين؟
- هل تم تحديث أيّ شروط وأحكام تعاقدية مؤخرًا؟
- هل مديرو التوظيف مدربون على الاختيار الموضوعي؟
- هل قامت الشركة بإجراء تحليل وظيفي لتحديد الصفات والمهارات والقدرات والمعرفة اللازمة للوظائف؟
تدقيق إدارة الأداء
إدارة الأداء هي عملية ذات صلة بالحفاظ على الأداء الوظيفي أو تحسينه، وعادةً ما يتم ذلك من خلال استخدام أدوات التقييم، والتدريب والاستشارة، وتقديم التغذية الراجعة المستمرة، حيث يُعد تقييم أداء الموظف أمرًا أساسيًا للحفاظ على مدى توافق الموظفين مع أهداف الشركة.
كما أنّ تدقيق إدارة الأداء يؤثر في عملية المراجعات، حيث يُمكن أن تُظهر النتائج أن الموظفين يحتاجون إلى اكتساب مهارات معينة في أحد المجالات لرفع إنتاجيتهم، لذلك من أهم الأسئلة التي يجب أن يقوم بمعرفة إجابتها مدقق الموارد البشرية للبدء بتدقيق إدارة الأداء ما يأتي:
- هل هناك اهتمام في تقييم أداء الموظفين؟
- هل تستخدم الشركة نماذج التقييم القياسي؟
اقرأ أيضًا: كيف تصبح مدقق الموارد البشرية؟
تدقيق خصوصية البيانات
يتعين على الشركات حماية المعلومات الشخصية للعاملين فيها، إذ على العامل في مجال التدقيق التأكد أنّ المعلومات الحساسة يتم جمعها وتخزينها وفقًا لقوانين الخصوصية، ويكشف هذا النوع من المراجعة أيضًا عن أيّ أوجه قصور في حفظ الملفات، كما يتم التأكد من أنّ العمل من خلال تكنولوجيا المعلومات آمن، ويُحافظ على السجلات الحساسة من خلال أنظمة تدعم ذلك.
لذلك يجب أن تهتم الشركة بحماية البيانات وطريقة تخزينها، ويجب على العامل في مجال التدقيق قبل أن يقوم بعمله الاستفسار عما يأتي:
- كيف يتم تخزين وترتيب ملفات الموظفين الخاصة بالموظف؟
- ما هي سياسات حماية المعلومات والبيانات؟
تدقيق السلامة
تلتزم الشركات بتوفير بيئة عمل آمنة تحمي صحة الموظفين وسلامتهم، ويظهر ذلك من خلال مبنى المكاتب أو المستودع أو متاجر البيع، وتسلط عملية التدقيق الضوء على السلامة والمخاطر الصحية المحتملة، ويُمكن أن يتم التعاون مع الموظفين في تقديم ملاحظات حول ما يشعرون أنّه يُؤثر على صحتهم.
كما يرتبط تدقيق السلامة بالصحة والسلامة والرفاهية في بيئة العمل، ويجب أن تكون مطابقةً للوائح والمعايير المتعارف عليها، حتى لا يتسبب أيّ قصور بمشكلات، لذلك من أهم الأسئلة التي يجب أن يقوم بمعرفة إجابتها مدقق الموارد البشرية للبدء بتدقيق السلامة ما يأتي:
- هل تتطابق بيئة العمل مع المعايير القانونية؟
- ما هي تدابير السلامة العامة المعمول بها؟
قياس مدى تأثير التدريب والتطوير
يعمل المدقق على تدقيق وقياس مدى تأثير التدريب والتطوير على الموظفين وتطورهم في بيئة العمل، خاصةً أنّ قسم الموارد البشرية هو الجهة المسؤولة عن توفير الدورات التدريبة التي تتوافق مع الأهداف الاستراتيجية للشركة، ويجب أن تتميز الدورات التدريبية بالتنوع والشمول لاتجاهات الصناعة والتسويق.
اقرأ أيضًا: ما هو الدور الوظيفي لمحلل الموارد البشرية؟
كما يجب على أصحاب العمل تزويد الموظفين بالأدوات اللازمة لنجاحهم والتي في كثير من الحالات، تعني إعطاء الموظفين الجدد تدريبًا توجيهيًا مكثفًا لمساعدتهم على الانتقال إلى ثقافة تنظيمية جديدة.
كما يكون التدريب على القيادة مطلوبًا للمشرفين والمديرين المعينين حديثًا وخاصة في موضوعات متنوعة، مثل: إدارة الأداء وكيفية تعامل الموظفين مع بعضهم.
الامتثال القانوني
يقوم العامل في مجال التدقيق بالتأكد من عمليات التدقيق القانونية وسياسات الشركة وإجراءاتها وتتبع القوانين ذات الصلة، ويتمثل ذلك بعدد من الأمثلة، منها الآتي:
- ممارسات التوظيف.
- الإجراءات التأديبية.
- الترقيات.
- كشف الرواتب.
حيث يُمكن أن يُؤدي عدم الامتثال إلى تقديم شكاوى في مكان العمل بناءً على ممارسات التوظيف غير العادلة وظروف العمل غير الآمنة، وعدم الرضا العام، مما يُؤثر على الإنتاجية ومستوى النمو التجاري،لذا يجب أن يكون المدقق على دراية بقوانين العمل، وأفضل الممارسات التي تُحسن من جودة العمل.
تدقيق الآثار المالية
من المهام التي يعمل عليها العامل في مجال التدقيق هي مدى توافق الأهداف المالية مع سياسات الشركة وإجراءاتها، إذ يُساعد هذا في تجنب الغرامات المكلفة لعدم الامتثال مع تعزيز الأرباح في الوقت نفسه عند العثور على كفاءات جديدة وتوظيفها.
كما يتم العمل على هياكل التعويض وتقييم ممارسات الأجور التنافسية، ومعدلات التغطية الصحية مع شركات التأمين، والتأكد من كشوف المرتبات أحد أهم مكونات قسم التعويضات والمزايا في إدارة القوى العاملة، إذ إنّ عمليات التدقيق المالي، تُساعد في توفير نظرةً ثاقبةً للأسباب المحتملة حول المشكلات الحالية والمستقبلية في بيئة العمل، وتُساعد نتائج عمليات التدقيق هذه في اتخاذ القرار في الشركة.
اقرأ أيضًا: كيف تصبح مستشار الموارد البشرية؟
الخاتمة
إنّ عمل مدقق الموارد البشرية ينبغي أن يتم بشكل منهجي وعلمي من خلال تقييم نقاط القوة والضعف والاحتياجات التنموية للموارد البشرية الحالية من وجهة نظر أوسع لتعزيز الأداء التنظيمي، وذلك من خلال تدقيق عمليات التوظيف والاحتفاظ، إلى جانب تدقيق إدارة الأداء ومدى توافق الموظفين مع أهداف الشركة، بالإضافة إلى تدقيق خصوصية البيانات التي تهتم بإدراك الشركة لأهمية حماية المعلومات والبيانات الخاصة بها وبالموظفين.
كما يقوم العامل في مجال التدقيق بالتأكد من مطابقة بيئة العمل لمعايير السلامة العامة، وقياس مدى تأثير التدريب والتطوير على الموظفين؛ لمعرفة ما إذا كانوا بحاجة لأدوات وبرامج متطورة أكثر، بالإضافة إلى التحقق من الامتثال القانوني، والعمل على تدقيق الآثار المالية وما يتصل بها من مشكلات ونتائج.
المراجع
مسارات مهنية ذات صلة