ما هو نظام معلومات الموارد البشرية HRIS؟
إنّ تطوير إدارة الموارد البشرية في المؤسسة يُمكّن البنية التحتية لديها، وذلك عبر أخذ خطوات إجرائية نحو ذلك؛ لتطوير أداء الموظفين، ورفع الإنتاجية وتطوير الهيكل التنظيمي، ومن هذه الإجراءات تنفيذ نظام معلومات HRIS؛ لما له من أثر إيجابي ومزايا تعود بالنفع على الموظف والإدارة وتنظيم العمل فيما بينهما.
- 8د
- عدد المشاهدات 1٬762
مفهوم نظام معلومات الموارد البشرية
نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS – Human Resources Information System)؛ هو أحد الأنظمة التي تُساعد في الحفاظ على معلومات الموظفين، من خلال تخزين بياناتهم وإدارتها ومعالجتها، مثل: أسماء الموظفين، وأرقام هواتفهم وعناوينهم ومساراتهم، بالإضافة إلى أنّ هذا النظام يُساهم في إدارة عملية التوظيف وتتبع المتقدمين وتقييم الأداء الوظيفي.
في ضوء ما سبق، إنّ هذا النظام أيضًا هو عبارة عن حزمة من البرامج الحاسوبية، التي تُساعد في بناء قاعدة نظام ذكية للموظف، كما أنّه أحد فروع أنظمة الموارد البشرية إلى جانب نظام HRMS، ونظام إدارة رأس المال البشري HCM، وهذه الأنظمة جميعها تُمكّن المؤسسات من التطور ومواكبة التكنولوجيا الحديثة.
فوائد نظام معلومات الموارد البشرية
تتلخص فوائد هذا النظام فيما يأتي:
حفظ المعلومات
إنّ هذا النظام يُعطي معلومات دقيقة خاصة ببيانات الموظفين وملفاتهم، مما يُساعد في تسهيل الوصول إليها، مثل: رواتب الموظفين ومعلوماتهم الشخصية، ونظام التقارير والتحليلات ونظام الحضور والانصراف، ونظام المزايا وغيرها من الأنظمة المتعلقة بأداء المؤسسة وموظفيها.
كما تسعى اليوم الكثير من المؤسسات إلى تطوير مواردها ونظامها الداخلي، خاصةً إذا كان عدد الموظفين فيها كبيرًا، وذلك لتمكين الموظفين ورفع مستوى الأداء والإنتاجية، وتوفير بيئة عمل مرنة، وهذا كله يكون عبر توفير نظام معلومات يهدف إلى حفظ بيانات الشركة بشكل آمن، مما يُساهم في تنظيم قاعدة المعلومات، فيسهل إدارتها عبر مراقبة عمل الموظفين وتتبع العمليات الخاصة بهم.
تقليل تكاليف العمالة
يُساعد هذا النظام في التقليل من التكاليف المرتبطة بالأعمال الإدارية اليدوية والرواتب والحوافز المادية وغيرها، وذلك عن طريق توفير النظام عدد من الميزات، مثل: التحليلات والذكاء الاصطناعي والأتمتة.
اقرأ أيضًا: نماذج للموارد البشرية يجب أن يعرفها كل مديرو الموارد البشرية.
مراقبة الامتثال
وذلك يُساهم في تجنب المؤسسات المشكلات القانونية والخسائر المالية، عن طريق جمع بعض المعلومات المتعلقة بهُوية الموظفين ومعلومات الاتصال الأولية الخاصة بهم، لأغراض تتعلق بالضرائب أو الشهادات الإلزامية أو غيرها.
تطوير الاستراتيجيات
حيث يُساهم هذا النظام في تسهيل عملية إدارة العمل وتقديم تجربة فريدة للإدارة والموظفين، فإدارة كل معلومات الموظفين في ملفات إكسل مع الوقت ستُصبح مرهقةً، خاصةً إذا كان عدد الموظفين يتجاوز الـ 50، وهُنا تكمن الحاجة إلى نظام خاص بمعلومات الموارد البشرية.
بناءً على ما سبق، سينعكس هذا النظام على تطوير عملية التخطيط الاستراتيجي للمؤسسة، وهذا من شأنه يُسهم في إيضاح رؤيتها واتخاذ القرارات اللازمة لتحقيق الأهداف المرجوة، كما يُتيح ذلك الموازنة بين الحاجات والإمكانيات بما يتناسب مع الموارد المتوفرة.
سهولة التوسع
يُمكّن هذا النظام المؤسسة من إدارة تكاليفها بشكل أفضل؛ مما يُوفر مرونة مالية أكبر، وهذا يُساهم في تطوير وتحسين العمليات الإدارية المختلفة ودراسة التغيرات المتعلقة باحتياجات العمل والعمال، وذلك يُساعد في توسع أعمال المؤسسة مستقبلًا بشكل يضمن تطورها.
أنواع أنظمة معلومات الموارد البشرية
تتعدد أنواع الأنظمة الخاصة بـ HRIS، ومنها الآتي:
- نظام الرواتب
هذا النظام يعمل من خلال أتمتة عمليات دفع الرواتب والمستحقات المادية للموظفين، وذلك من خلال إدخال بياناتهم ومعلوماتهم التعاقدية، ودمجها مع نظام الحضور والانصراف، وفي نهاية كل شهر تتم أوامر الدفع بشكل تلقائي.
- نظام التوظيف
يعمل هذا النظام على تقييم معلومات المرشحين عبر سيرهم الذاتية، ويُعالج جميع احتياجات التوظيف في المؤسسة، فيُساعد ذلك في اختيار المرشحين المناسبين أصحاب الكفاءة العالية.
- نظام الحضور والانصراف
يُوفر هذا النظام ميزة تسجيل الموظفين لوقت الدخول للعمل والخروج منه، وهذا يُساعد في أرشفة هذه المعلومات تلقائيًا في النظام الخاص بتتبع الموظفين وإعطاء أوامر الدفع.
- نظام التدريب
يُسمى أيضًا بنظام إدارة التعلم (Learning Management System)، حيث يُوفر للموظفين دورات تدريبية مختلفة، بالإضافة إلى متابعة مهاراتهم وشهاداتهم ومؤهلاتهم.
- نظام التقارير والتحليلات
يُعد هذا النظام من أكثر الأنظمة دقةً، حيث يُوفر تقارير آلية حول موضوعات مختلفة، مثل: معدل إجازات الموظف ومغادراته وأدائه الوظيفي بشكل عام، ولكنه نادر التطبيق؛ لأنّه يتداخل مع أنظمة أُخرى، مما يجعل تطبيقه صعبًا بعض الشيء.
- نظام المزايا
يُوفر هذا النظام مجموعةً من الخدمات والامتيازات الخاصة بمتطلبات الموظفين، والتي تُوفر لهم الاستقرار والراحة، مثل: المكافآت والعمولات، مشاركة الأرباح، الرعاية الصحية، وبدل مواصلات وطعام وسكن.
اقرأ أيضًا: خطوات لتنمية الشركات بطريقة ذكية.
- نظام إدارة الأداء
يُتيح هذا النظام تقييم أداء العاملين في المؤسسة لمرة واحدة أو عدة مرات في السنة، ويكون المسؤول عن ذلك هو المدير المباشر، وجدير بالذكر أنّ هذا النظام مهم للغاية كونه جزءًا من إدارة الأفراد.
- نظام الخدمة الذاتية للموظف
هذا النظام يُتيح للموظفين والإداريين لمتابعة وإدارة المعلومات والبيانات الخاصة بهم، مثل: طلب الموظف إجازة عبر النظام، وبعد الموافقة يتم حفظها تلقائيًا مع تسجيلها لأغراض تأثيرها على الأنظمة الأُخرى، نظام الرواتب والمزايا.
وظائف نظام معلومات الموارد البشرية وطريقة العمل عليه
قد تُوفر المؤسسة وظائف متعلقة بنظم معلوماتها، وهي كالآتي:
- أخصائي HRIS
ويكون الأخصائي مسؤولًا عن حفظ نظام المؤسسة، والتأكد من تنفيذه بالشكل المناسب، بالإضافة إلى تقديم التدريبات عليه، حيث إنّ هذه الوظيفة عادةً تكون في قسم تقنية المعلومات التابع للموارد البشرية.
- محلل HRIS
يُعنى المحلل بتقديم الدعم اللازم للنظام، من خلال تحديد المشكلات والعمل على حلها؛ لتسهيل التواصل بين الأقسام، بالإضافة إلى إعداد التقارير التي تختص بتحسين أداء النظام وتجربة الموظف؛ لتسهيل الاستخدام وجودة العمل، والتي ستُعكس على نظام المؤسسة ككل.
أمّا عن طريقة العمل على النظام، فيكون عبر المراحل الآتية:
- البحث
في هذه المرحلة يتم البحث حول المتطلبات اللازمة داخل الشركة وتحديدها، وبعدها يتم عمل قائمة بمزودي الخدمة المتوافقين مع المتطلبات، وبناءً على الدراسات الأُولى يُختصر من القائمة الخاصة بمزودي الخدمة الذين ستتم دعوتهم لعرض نظامهم، وفي النهاية يتم اختيار مزود واحد.
- التخطيط
في هذا المرحلة يتم تنسيق العمل على تنفيذ المشروع مع مزود الخدمة، وذلك عبر تشكيل فريق يتكون من أصحاب الاختصاص في قسم الموارد البشرية إلى جانب مندوب مزود النظام، ويكون هناك متابعة يومية بينهما لتنفيذ المشروع على أكمل وجه.
- التصميم
في هذه المرحلة، يُحدَد مجموعة المستخدمين وخطة سير العمل الخاصة بالنظام، ووضع البنية التحتية له، ويتم إدخال تعريفات خاصة بالوظائف والنظام والأمن.
- الاختبار
يُشكَّل في هذه المرحلة فريق اختبار؛ لتجربة النظام واقتراح التعديلات اللازمة عليه، وبعدها يتم تجربة النظام على عدد أكبر من المستخدمين ودراسة الملاحظات النهائية وفقًا لتجربتهم.
- التدريب
قبل إطلاق النظام، يجب تدريب المستهدفين عليه، وأيضًا يُنشأ دليل خاص بالاستخدام والدعم والأسئلة الشائعة التي تم رصدها في فترة الاختبار، بالإضافة إلى تمكين التواصل بين الفريق التقني والمستخدمين.
- الإطلاق
هذه هي آخر مرحلة خاصة بتنفيذ النظام، حيث يتم إطلاق النظام للاستخدام واعتماده للتواصل، مع الأخذ بعين الاعتبار تطويره باستمرار وتحديث المواد التدريبية الخاصة به، بالإضافة إلى التواصل المستمر مع المستخدمين.
اقرأ أيضًا: كيف تغيَّرت الموارد البشرية على مدى السنوات العشر الماضية؟
الخاتمة
إنّ أهمية نظام الموارد البشرية HRIS يكمن في فوائده التي تعود بالنفع على كل من الموظف والشركة، إذ يعمل على حفظ المعلومات الخاصة بالموظفين، إلى الجانب التقليل من تكاليف العمالة، وتحفيز التوسع مع تطوير الاستراتيجيات، ولذلك فهو قاعدة نظام ذكية ومهمة.
مسارات مهنية ذات صلة