الدليل النهائي لتوجيه الموظفين الجدد

الدليل النهائي لتوجيه الموظفين الجدد

الفصل 1: ما هي عملية توجيه الموظفين الجدد؟

التدريب التوجيهي للموظفين الجدد هو عملية تعريف الموظفين الجدد بمهامهم الوظيفية، وعمليات الشركة والفرق فيها. لكنَّها أيضاً بداية العلاقة بين الموظف وربِّ العمل. ومثل أي علاقة مهنية كانت أم شخصية، عادة ما تؤدي البداية المخلخلة إلى نهاية وشيكة.

ما مدى أهمية توجيه الموظفين الجدد؟

تخيل هذا: يتلقى كل موظف جديد حزمة ترحيب رائعة في يومه الأول؛ حيث يقوم مرشد ودود ومطلع بتيسير دخوله إلى بيئة عمله الجديدة، ويمنحه جولة إرشادية في مكان العمل. ثم في الوقت المناسب، يخضع إلى دورة توجيهية لمعرفة المزيد عن ثقافة الشركة التنظيمية ومسؤولياته الوظيفية. وأخيراً، يتوجه لتناول الغداء مع فريقه الجديد.

والآن تخيَّل هذا: يتم الترحيب بالموظف الجديد من قبل وجه غير مألوف في قسم الاستقبال، ويتم توجيهه إلى مكان عمله مع إعطائه دليل موظفين مكونٌ من مئة صفحة. وبعد أن يكون قد اكتشفوا (بمفرده) كيفية تسجيل الدخول إلى بريده الإلكتروني، سيجد تعليمات من مديره الجديد، ثمَّ يبدأ عمله.

من السهل معرفة أي من هذه السيناريوهات قد يترك الموظفين الجدد يشعرون بالحيرة والإرهاق والوحدة. ما يهم هنا هو أنَّ الموظفين الذين يشعرون بهذه الطريقة من غير المرجح أن يتكون ولاءهم تجاه الشركة. بل وأكثر من ذلك، من دون تدريب شامل ذي صلة بالوظيفة والشركة، من المرجح أن يستغرق الموظفون الجدد شهوراً للوصول إلى الإنتاجية الكاملة في أدوارهم الوظيفية.

وعندما تكون عملية التوجيه في الشركة أشبه بالسيناريو الثاني، فإنَّها تفقد تماماً الغرض المطلوب منها.

ما هو الغرض من توجيه الموظفين الجدد؟

تنظر العديد من الشركات إلى عملية التوجيه على أنَّها عملية إدارية، حيث يصبح الموظفون على دراية بقواعد العمل، ويوقعون عقودهم، ويبدؤون عملهم. يمكنك أن تتخيل مديراً يقوم بشطب بعض البنود من قائمة مراجعة عملية التوجيه، وهو يفكر بفخر كيف أنَّ مهمة أخرى قد أزيلت عن عاتقه. الحقيقة هي أنَّ عملية التوجيه تتطلب أكثر من ذلك بكثير. فالغرض الحقيقي منها هو دمج الموظفين عقلياً وعاطفياً في المؤسسة، وتزويدهم بالمهارات والأدوات والدعم الذي يحتاجون إليه للوصول إلى كامل إمكاناتهم.

لأنَّه مع كل موظف جديد ينضم إلى شركتك، من الآمن أن نفترض أنَّه يريد تقديم مساهمة ذات مغزى، وأنَّه يرغب بالشعور بالولاء والانتماء لفريقه، وأنَّه يجب عليك منحه جميع الموارد التي يحتاجها للنجاح في مهامه. إذا كان من الصعب وضع هذه الافتراضات، فمن المحتمل أنَّك ارتكبت بعض الأخطاء في عملية التوظيف.

الفصل الثاني: ما الفرق بين عملية التوجيه وعملية تجهيز الموظفين؟

قبل أن نناقش الموضوعات التي يجب تضمينها في خطة التوجيه خاصتك، نحن بحاجة إلى التمييز بين عملية التوجيه وعملية تجهيز الموظفين؛ إذ غالباً ما يستخدم كلا المصطلحين ترادفياً، لكنَّهما في الحقيقة مفهومان منفصلان، وأنت بحاجة إلى كليهما.

يمكن تشبيه عملية توجيه الموظفين الجدد بأول موعد عاطفي: إنَّه مناسبة تحدث لمرة واحدة تمنحك معلومات كافية لتقرر ما إذا كنت ستحب هذا الشخص أم لا. وبالمثل، فإنَّ عملية التوجيه عبارة عن حدث يستمر لبضع ساعات أو بضعة أيام. والغرض منه هو تقديم موظفين جدد للشركة وفرقهم وعملهم.

ومن ناحية أخرى، فإنَّ عملية تجهيز الموظفين تشبه فترة الخطوبة؛ حيث تستمر هذه العملية لمدة تتراوح بين 90 يوماً وسنة كاملة، وتشمل التدريب والخبرة في أثناء العمل التي تمنح الموظفين الجدد رؤىً أعمق عن الشركة وعملهم. 

في أثناء عملية تجهيز الموظفين، يقوم الموظفون بتكوين روابط مع أعضاء فريقهم، والاندماج في ثقافة الشركة، والبدء بطرح الأفكار والاقتراحات، واكتشاف طرائق جديدة لأداء وظائفهم وتحسين أدائهم.

كم من الوقت يجب أن تستمر عملية توجيه الموظفين الجدد؟

رغم أنَّ عمليةَ التوجيه عمليةٌ قصيرة نسبياً، إلا أنَّ الأمر سيستغرق أكثر من يوم حتى يلتقي الموظفون الجدد بزملائهم في العمل، ويبدؤون الشعورَ بالراحة تجاه دورهم الوظيفي الجديد. لذلك، عند توجيه الموظفين الجدد وتدريبهم، فإنَّ القاعدة الأساسية التي يجب اتباعها هي: “عدم الاستعجال في هذه العملية”. 

انتظر أسبوعاً واحداً على الأقل قبل شطب جميع العناصر الموجودة في قائمة مراجعة توجيه الموظفين الجدد، وانتقل إلى عملية التدريب الرسمي.

الفصل 3: التخطيط لبرنامج توجيه الموظفين الجدد

الآن وبعد أن فهمنا الغرض من التدريب التمهيدي، سوف نستكشف في هذا الفصل كيفية جعل عملية التوجيه ممتعة وجذابة؛ فكما هو الحال مع معظم الأشياء، كل شيء يبدأ بخطة!

ما يجب تضمينه في عملية توجيه الموظفين الجدد

قد يبدو تحديد ما يجب تضمينه في برنامج التوجيه مهمة مستحيلة؛ إذ يوجد الكثير لنتعلمه عن الوظيفة والشركة، كما يوجد الكثير من الأشخاص الذين يمكن للموظفين الجدد الالتقاء بهم؛ فمن أين تبدأ؟

تذكر أنَّه سيكون أمام الموظفين الجدد 90 يوماً أو أكثر للتعرف إلى المهام والأشخاص والعمليات في أثناء تجهيزهم. فلننظر بمزيد من التفصيل إلى كل نقطة في قائمة التحقق الخاصة بعملية تجهيز الموظفين الجدد:

معلومات الموظفين الجدد

نعم، لن تكون الأعمال الورقية هي الجزء الأكثر إثارة في عملية التوجيه، لكنَّها ضرورية؛ فمن قواعد الشركة وسياساتها إلى النماذج الضريبية، يحتاج الموظفون إلى معرفة حدود وتوقعات دورهم الوظيفي ومساحة عملهم؛ لذا تأكد من تضمين مستندات مثل عرض التوظيف، ودليل الموظفين في شركتك، وما إلى ذلك.

لإجراء ذلك بصورة أسرع، اجعل هذه المستندات في متناول الموظفين ليتمكنوا من قراءتها والتوقيع عليها. وبعد ذلك، إذا أرادوا في أي وقت العودة إلى هذه المستندات، يصبح في مقدورهم إيجادها في المكان نفسه.

الترحيب والتعارف

يقطع الترحيب الحار شوطاً طويلاً نحو جعل الموظفين يشعرون بأنَّهم جزء من الفريق، خاصةً عندما يأتي هذا الترحيب من أكثر من شخص واحد. وكل ما يتطلبه الأمر هو جهد بسيط من قبل عدد قليل من الناس.

ولجعل أي موظف جديد يشعر بالتقدير، أرسل له خطاب ترحيب موقعاً من الرئيس التنفيذي. وبعد ذلك، اطلب من مديره المباشر أن يأخذه في جولة مكتبية بصحبة مرشد يوضح له أماكن وجود غرف الاجتماعات، والحمامات، ومساحات العمل المشتركة. وبعد ذلك، ادعه إلى مأدبة غداء لتقديمه بشكل صحيح إلى فريقه. بهذه الطريقة، يمكن للموظف الجديد التعرف إلى زملائه في جو من المرح والألفة.

أخيراً، سترغب في منح الموظفين حزمة ترحيب مع عدد قليل من الهدايا، مثل القرطاسية ذات العلامات التجارية الخاصة بالشركة، لإعلامهم بمدى حماستك لوجودهم في الفريق. تأكد أيضاً من تضمين جدول زمني لعملية التوجيه، وذلك لإعطائهم صورة واضحة للأنشطة القادمة.

الدخول إلى مكان العمل

لا توجد أشياء كثيرة أسوأ من الوصول إلى وظيفة جديدة في الوقت المحدد، فقط لتجد أنَّه لا يمكنك دخول المبنى أو ركن سيارتك. لتجنب مثل هكذا مواقف، امنح الموظف الجديد موقفاً لسيارته، وبطاقة دخول وخريطة للشركة في أول يوم عمل له. 

تذكر مشاركة التفاصيل المفيدة مسبقاً، كأن تخبر الموظف الجديد أنَّه سيتعين عليه في اليوم الأول حمل هويته وإظهارها لحارس الأمن لكي يسمح له بدخول المبنى.

المعدات والبرامج الحاسوبية

من أجل أن يكونوا أعضاءً منتجين في الفريق، من المحتمل أن يحتاج موظفوك الجدد إلى استخدام أدوات للاتصال وإدارة المشروع وتتبع الوقت للقيام بوظائفهم. على سبيل المثال، قد يحتاج كاتب المحتوى التسويقي إلى تعلم كيفية استخدام أداة تحسين محركات البحث الخاصة بالشركة من أجل كتابة مقالات عالية الجودة.

لذا أنشئ دورة تدريبية عبر الإنترنت تُظهر للموظفين الجدد تفاصيل البرنامج الذي سيستخدمونه. وبهذه الطريقة، يمكن لكل موظف جديد التعلم في وقته الخاص، ووفقاً لسرعته الخاصة. ولا تنسَ أن توضح لهم كيفية استخدام الأدوات المادية أيضاً، مثل الطابعات والهواتف.

التدريب التوجيهي

ابدأ التخطيط للتدريب التوجيهي للموظفين الجدد لتعلم المهارات التي ستجعلهم ناجحين في عملهم. يمكن أن يشمل ذلك التدريب التقني الخاص بالوظيفة، أو التدريب على السلامة المهنية، أو التدريب على المهارات الناعمة التي تهدف لتعريفهم بقيم الشركة. لا تترك هذا الأمر لوقت لاحق. وبدلاً من ذلك، احرص على أن يكون الموظفون على دراية بهذا التدريب من اليوم الأول من خلال التعريف به في أثناء القيام بعملية التوجيه.

الأدوار والمسؤوليات الوظيفية في عملية توجيه الموظفين الجدد

قد تبدو عملية التوجيه وكأنَّه من مهام قسم الموارد البشرية، لكنَّها في الواقع عبارة عن جهد جماعي. عندما تعمل جميع الأقسام المذكورة أدناه معاً، فمن المرجح أن يتمتع الموظفون الجدد بأفضل تجربة توجيه.

من الأفضل إنشاء قائمة مفصلة بجميع مهام التوجيه التي يجب إكمالها، مع تحديد المسؤول عن كل منها. وبهذه الطريقة، سوف تطمئن إلى عدم إغفال أي جانب كان.

لنرى الآن كيف يمكن للفرق المختلفة وأعضاء الفريق ضمان تقديم تجربة توجيه إيجابية للموظفين الجدد:

الموارد البشرية

يلعب قسم الموارد البشرية الدور الأهم في عملية التوجيه، وذلك لأنَّه يقدم أنموذجاً جديداً لتوجيه الموظفين، أو خطة عمل إذا أردنا تسميتها كذلك؛ ففي كثير من الأحيان، ينظم قسم الموارد البشرية غرف وحزمة الترحيب، كما يضمن أن يتمكن الموظفون الجدد من الوصول إلى نظام إدارة التعلم الخاص بالشركة “LMS”، من أجل عملية تجهيز الموظفين وتقديم الأدوات التدريبية اللازمة.

مدير الفريق

يقع ثاني أهم دور على عاتق مدير الموظف الجديد. فبصفته قائد الفريق، وشخصاً يتفاعل بشكل متكرر مع الموظف، فإنَّ المدير هو الأفضل في جعل الأعضاء الجدد يشعرون بالترحاب والراحة. في الواقع، يكون 20٪ من الموظفين الجدد قلقين بشأن رضا مديرهم المباشر عنهم، أكثر من قلقهم من وظائفهم الفعلية؛ لذلك يتعيَّن على المديرين تحديد أهداف واضحة للموظفين الجدد في أثناء عملية التوجيه.

قسم تكنولوجيا المعلومات

قليلة هي الشركات التي لا تستخدم التكنولوجيا للعمل والتعلم وإعداد التقارير؛ لذلك من المحتمل أن يحتاج موظفوك الجدد إلى التعرف إلى تطبيقات برامج الشركة ونظام إدارة التعلم. وعليه سيلعب الفريق التقني دوراً هاماً في توجيه ودعم الموظفين الجدد في أثناء تعاملهم مع هذه التقنيات.

الموظف الجديد

قد يكون هذا بمثابة مفاجأة، ولكن يجب أن يتحمل الموظفون الجدد مسؤولية عملية التوجيه الخاصة بهم أيضاً؛ فمن خلال المشاركة الكاملة في عملية توجيه الموظفين الجدد، سوف يتعلمون كيفية أداء وظائفهم بصورة جيدة. ومن خلال التفاعل مع أعضاء فريقهم، سيشعرون وكأنَّهم جزء لا تجزأ من الشركة. ومن خلال طرح الأسئلة عندما يتعثرون، سيتأقلم الموظفون الجدد مع أنظمة وعمليات الشركة.

الفصل 4: إجراء عملية التوجيه عبر الإنترنت للموظفين العاملين عن بعد

قد يواجه الموظفون عن بُعد أوقاتاً أصعب في التأقلم وإتقان المهارات الأساسية في أثناء العمل، مقارنة بنظرائهم داخل الشركة. ونتيجة لذلك، تستحق عملية التوجيه وعملية تجهيز الموظفين عن بُعد اهتماماً خاصاً وتنظيماً دقيقاً.

بعد برنامج التوجيه الافتراضي، يجب أن يكون لدى الموظفين الجدد فهماً كافياً لمسؤولياتهم الوظيفية وأدوات العمل وموارد الشركة. والأهم من ذلك، يجب أن يبدأوا بالشعور بأنَّهم جزء من الفريق، وبتكوين روابط مع زملائهم الجدد.

فيما يلي بعض النصائح لبرنامج التوجيه الناجح عبر الإنترنت:

ساعد الموظفين الجدد في استخدام أدوات العمل عن بعد

برز العمل عن بعد إلى الصدارة بفضل التكنولوجيا؛ حيث يعتمد العاملون عن بُعد على منصات التواصل وأدوات بث الفيديو وبرامج إدارة المشاريع للتواصل مع زملائهم وتبسيط العمل الجماعي.

لذلك، فإنَّ الأولوية القصوى هي التواصل مع فريق تكنولوجيا المعلومات لديك؛ والذي سيساعد الموظفين الجدد في إعداد حساباتهم وتنزيل البرامج الضرورية، كما سيقدم لهم لمحة عن ميزاتها الرئيسية لكي يبدأوا العمل عليها.

ترتيب الاجتماعات الافتراضية والعروض التقديمية

لا تفترض أنَّ اجتماعاً واحداً مع المدير المباشر للموظف الجديد وبقية أعضاء الفريق أمر كافٍ. بدلاً من ذلك، قم بجدولة اجتماعات مختلفة مع الإدارات والفرق المختلفة. يجب أن يقدم كل فريق عرضاً تقديمياً موجزاً لأساسيات وظيفته، وعند الضرورة، يشرح لموظفك الجديد كيف سيتعاونون معاً في المستقبل.

بصرف النظر عن اجتماعات العمل، تأكد من تنظيم اجتماع غير رسمي بين الموظف الجديد وأعضاء الفريق لمجرد الدردشة وتعريفهم ببعضهم بعضاً. سيؤدي ذلك إلى تخفيف بعض الضغط عنه، ومساعدته على رؤية الجانب الأكثر متعة وراحة من زملائه في العمل.

إنشاء قاعدة بيانات معرفية على الإنترنت

المكالمات والاجتماعات خيارات جيدة، ولكن يحتاج الموظفون الجدد العاملون عن بُعد إلى وضع أيديهم على بعض الإرشادات الفعلية. يجب توثيق بعض المعلومات ونقلها شفهياً، مثل هيكلية الشركة، والمواد التدريبية والمزايا وسياسات الشركة. 

لحسن الحظ، لا يوجد نقص في حلول التخزين السحابي لتحميل وحفظ جميع أنواع المحتوى؛ فإذا كنت تفضل حلاً متعدد الإمكانات، فإنَّ نظام إدارة التعلم هو الخيار الأنسب لك. 

باستخدام نظام إدارة التعلم، يمكنك تخزين وتنظيم جميع مواد التوجيه الخاصة بك في المكان نفسه الذي تنشر فيه دوراتك التدريبية. وهو ما يلغي حاجة الموظفين الجدد والقدامى للبحث في منصات مختلفة – أو ما هو أسوأ، عبر رسائل البريد الإلكتروني – للعثور على المعلومات التي يحتاجونها. كما أنَّك لن تضطر إلى متابعة عملية إنشاء ومشاركة كل هذه الموارد في كل مرة ترحب فيها بعضو جديد في الفريق، بل سيجد كل موظف جديد تلقائياً كل ما يحتاجه في تبويبة التدريب الخاصة بهم.

الفصل الخامس: كيفية تسهيل عملية التوظيف

تعد معرفة أهم الموضوعات التي يجب تضمينها في برنامج توجيه الموظفين الجدد بداية جيدة. ومع ذلك، حتى مع الأفكار الأكثر إبداعاً والأنشطة الممتعة، فإنَّ عملية التوجيه الخاص بك لن تكون ناجحة إلا إذا كانت تعمل بسلاسة لجميع المعنيين.

فيما يلي أهم النصائح لإنشاء تجربة توجيه سلسة:

قم بعمل قائمة مراجعة لعملية توجيه الموظفين الجدد

بعد قراءة إرشادات عملية التوجيه هذه، ستفهم بالضبط ماذا ومتى وكيف يتعلم الموظفون الجدد مهامهم خلال أول يومين من العمل. ولكن – كما سبق وذكرنا – فأنت لست الشخص الوحيد المشترك في برنامج التوجيه. ستحتاج إلى الاعتماد على المديرين وتكنولوجيا المعلومات والموظفين الآخرين في جميع أقسام الشركة لتقديم تجربة توجيه إيجابية.

لذلك، ولضمان حصول جميع الموظفين على التوجيه الرائع الذي خططت له، قم بإنشاء قائمة مرجعية لجميع الأنشطة التي يتعيَّن على الموظفين الجدد إكمالها، وحدد المسؤول عن كل منها. وباستخدام قائمة التحقق هذه، يكون من السهل تتبع تقدم الموظف خلال عملية التوجيه، وتحديد أي مهام ذات صلة لم تكتمل.

استخدم نظام إدارة التعلم

من المعروف أنَّ توجيه الموظفين الجدد عماده الوثائق والإدارة. لكن ولحسن الحظ، سهَّلت التطورات التكنولوجية تحسين عملية التوجيه أكثر من أي وقت مضى. وبدلاً من إرباك الموظفين الجدد بمجموعة هائلة من نماذج وعقود الموارد البشرية، يمكن للموظفين قراءة وتوقيع وإرسال كل شيء في نظام إدارة التعلم (LMS).

يعد نظام إدارة التعلم مثالياً لتقديم وتتبع عملية تجهيز الموظفين، خاصة مع زيادة عدد الموظفين الجدد؛ لذا استخدم ميزات نظام إدارة التعلم لتشجيع موظفيك الجدد على التعلم بشكل أسرع من خلال الألعاب وإجراء الاختبارات وكسب نقاط المكافآت. 

احصل على تقارير مخصصة وقم بإنشاء اختبارات متابعة للتأكد من أنَّ الموظفين لا يستمتعون فقط بأنشطتهم التوجيهية عبر الإنترنت، ولكن أيضاً يتعلمون منها. وإذا كان لديك فريق صغير، فيمكنك البدء بنظام تعلم مجاني لتجربة هذه الميزات. ومن ثمَّ يمكنك الترقية إلى خطة مدفوعة لامتلاك تجربة تدريب كاملة لعملية تجهيز الموظفين.

ضع معايير متسقة

يجب أن يكون توجيه الموظفين الجدد متسقاً في جميع أقسام الشركة، مما يعني أنَّ على كل شخص يشارك في توجيه الموظفين أن يفهم أهمية دوره والتوقعات المطلوبة منه.

وتحقيقاً لهذه الغاية، اشرح الغرض من عملية التوجيه للمديرين وموظفي تكنولوجيا المعلومات وأعضاء فريق الموظف الجديد. وللتأكد من قيامهم بجميع مسؤوليات التوجيه الخاصة بهم، اطلب منهم إكمال قائمة مراجعة التوجيه للتشاور. وإذا كان لديك نموذج توجيه يمكنهم استخدامه، فهذا أفضل.

اطلب الاستماع إلى تعليقاتهم

قد يكون تقديم جودة عالية وتوجيه متسق لجميع الموظفين الجدد أمراً صعباً، خاصة مع زيادة عدد الأشخاص المشاركين في عملية التوجيه؛ لذا فإنَّ أفضل طريقة لمعرفة ما إذا كان الموظفون يجدون عملية التوجيه مفيدة هي أن تسألهم بصورة مباشرة.

استمع إلى تعليقات الموظفين الجدد في أثناء وبعد برنامج التوجيه. وإذا لم تكن تعليقاتهم إيجابية، فناقش استراتيجيات التحسين مع الشخص المسؤول عن تلك الأنشطة؛ فأولاً وأخيراً، يمكن أن يعتمد انخفاض معدلات التسرب الوظيفي وارتفاع جودة الأداء على تحسين عملية التوجيه.

في الختام

نأمل أن تكون قد عثرت في هذه المقالة على أفضل الممارسات التي كنت تبحث عنها لتوجيه الموظفين الجدد.

المصدر