الهيكل التنظيمي: التعريف، الأهمية، الأنواع
تحتاج الشركة إلى نظام مؤسسي يضمن لها توزيع المسؤوليات والمهام على أعضاء الفريق، بهدف تطوير الأعمال وازدهارها، وهذا يرتبط بمفهوم الهيكل التنظيمي الذي ستتعرف عليه في هذا المقال أكثر وتفهم أنواعه وأهميته.
- 7د
- عدد المشاهدات 643
تعريف الهيكل التنظيمي
الهيكل التنظيمي (بالإنجليزية: Organizational Chart)؛ هو من عناصر الإدارة وقاعدة أساسية للمنظمة، حيث يُحدد عملية تنظيم الأعمال والمهام وطريقة توزيع المسؤوليات بين الموظفين، فهو بمثابة رسم تخطيطي للهيكل الداخلي لأي مؤسسة، وذلك من خلال رسم العلاقات بين الموظفين والإداريين، وتحديد عدد الموظفين وربطهم بالأقسام المناسبة، لتحقيق الأهداف بأقل جهد ووقت، مما يُسهم في توضيح المهام لدى الموظفين وضبط قاعدة العمل بطريقة تنظيمية مُجدية.
إنّ الهيكل التنظيمي ليس مجرد كلمة أو مصطلح إنّما هو مسألة تنظيمية لتحسين أداء الشركة أو المؤسسة، حيث يقوم الهيكل التنظيمي ببناء الشركة وأقسامها والنظام المؤسسي والفريق الذي يتناسب مع كل قسم، أيّ أنّه يُحدد السلطات والصفات الرسمية لهم التي تجعلهم تحت طائلة المسؤولية والمحاسبة، وتنفذ المهام المطلوبة من كل موظف حسب خطة الهيكل التنظيمي لهذه الشركة.
أهمية الهيكل التنظيمي
تتمتع الهياكل التنظيمية بأهمية كبيرة في تنظيم أوقات المؤسسة وترتيب أقسام العمل، كما أنّ كفاءة وفعالية التنظيم تُؤدي دورًا مُؤثرًا في بيئة العمل، وتتلخص أهمية الهياكل التنظيمية فيما يأتي:
- تحقيق الأهداف
يُساعد الهيكل التنظيمي الجيد على تحقيق الأهداف، وذلك بتحديد الأدوار والمسؤوليات وتنظيم المهام وضبط خطة العمل وتبادل الأفكار بين الموظفين، مما يُؤدي إلى زيادة معدلات المنظمة وتحقيق النمو والازدهار.
- توزيع الصلاحيات والمسؤوليات
يعمل الهيكل التنظيمي على تحديد دور الموظفين بما يتناسب مع قدراتهم واختصاصاتهم داخل المنظمة، وتوضيح المهام والمسؤولية لدى المديرين وبين مهام وتخصص كل فرد.
- تعزيز التواصل والتنسيق
يُسهم الهيكل التنظيمي في تسهيل عملية التواصل بين الأعضاء، من خلال تقسيم الفريق إلى وحدات وتكليف المهام حسب نوع الاختصاص الذي يُعزز التنسيق فيما بينهم وبالتالي أداء المهام بفعالية ذات جودة عالية.
- المرونة والتكييف
يرفع الهيكل التنظيمي من معنويات الموظفين، مما يُؤدي إلى زيادة النشاط والتعاون والشعور بالفخر بين أعضاء الفريق، وبالتالي يُولد لديهم الإبداع والشعور بالانتماء.
اقرأ أيضًا: تطوير الأعمال: كيف تبني عملك الخاص بنجاح؟
- تحسين سير العمل
تُوفر المنظمة جيدة التنظيم أساسًا سليمًا فعالًا، مما يجعل الأهداف سهلة وواضحة، فالهيكل التنظيمي يُنمّي الشعور بالاستقلالية لدى الأفراد، ويمنحهم الحرية الكافية ضمن مسؤولياتهم، مما يجعلهم يقومون بأداء مهامهم ببساطة وسهولة وجودة عالية.
أنواع الهيكل التنظيمي
يتغير نوع الهيكل التنظيمي حسب طبيعة الشركات والمنظمات، وحسب حجم الأعمال ونوعيتها، وأهم أنواعه ما يأتي:
- الهيكل التنظيمي الجغرافي
وهو النوع الذي يعتمد على دراسة الأماكن الجغرافية، وتزويد كل منطقة بالتخصصات التي تسد حاجتها، وبذلك يتم توزيع الصلاحيات والمسؤوليات، بما يُحقق الاستجابة لخطة إنتاج العمل.
- الهيكل التنظيمي الوظيفي
يقوم الهيكل التنظيمي بتقسيم المنظمة إلى أقسام متعددة ومتنوعة، حسب الاختصاصات الموجودة في المنظمة، مثل: قسم التسويق، قسم الإدارة المالية، قسم الإنتاج قسم التصميم والتصوير وقسم الموارد البشرية، ومن أكثر المؤسسات استخدامًا لهذا النوع من الهياكل: المؤسسات الصغيرة الناشئة والمؤسسات التي تعمل في بيئة بسيطة.اقرأ أيضًا: تطوير الأعمال: كيف تبني عملك الخاص بنجاح؟
- الهيكل التنظيمي اللامركزي
يعتمد هذا النوع على الحرية والمرونة والاتصال بالمنطقة المحلية، حيث تُنظم المؤسسة بدون سلطة مركزية للإدارة، ويتم تحديد المهام وتوزيع الصلاحيات بشكل مشترك مع أفراد المنظمة.
- الهيكل التنظيمي القطاعي
هذا النوع من الهياكل شامل ومنفتح، يعتمد على التسلسل يتميز بالسماح للأفراد بالتواصل مع أكثر من إدارة بنفس الوقت، إذ يُشارك الأفراد باختلاف الاختصاصات على إتقان العمل وإنجاز المهام.
خصائص الهيكل التنظيمي
يجب توفر بعض الخصائص في الهيكل التنظيمي من أجل تحقيق النظام الإداري، ووجود هذه الخصائص تعني أنّ الهيكل التنظيمي مناسب وملائم للمنظمة، وسيعمل على مساعدة الشركة في بناء أقسامها وترتيبها داخل المنظمة، ومن هذه الخصائص الآتي:
- التنظيم
يقوم الهيكل التنظيمي بجمع الوظائف وتصنيفها وتنظيمها داخل الإدارات المناسبة ليمنح الشركة خطة عمل تتناسب مع مهامها ومسؤولياتها.
- التسلسل
يتم التسلسل التنظيمي بتوزيع الإدارات والأقسام بتسلسل، ليسهل على الموظفين متابعة وفهم طريقة العمل، فعلى سبيل المثال؛ موظف المبيعات يتعرض لمشكلة في قسم المبيعات يقوم بإخبار مدير قسم المبيعات ومنه يتم تصعيد الأمر إلى رئيسه ومنه إلى نحو ذلك، حسب التسلسل الوظيفي إلى أن تصل إلى المدير.
اقرأ أيضًا: نظرة عامة عن تطوير الأعمال
- المرونة والوضوح
من أهم خصائص الهيكل التنظيمي السهولة والبساطة وترتيب الأفكار والتخطيط، بما يتناسب مع كل منظمة، بحيث يسهل على الموظف القيام بمهامه بالطريقة التي تتماشى مع إمكانياته، وهنا يجب أن نُنوه إلى ضرورة أن يكون مبنيًا ليس على الوقت الحالي فقط، إنّما يُمكن التعديل عليه وتحديثه من وقت لآخر بما يُحقق نظامًا إداريًا ناجحًا للشركات والمنظمات.
العوامل المؤثرة في الهيكل التنظيمي
يعتمد الهيكل التنظيمي على جملة من العوامل والمؤثرات التي تجعل من هذا الهيكل صالح وجيد وفعال، ومن أبرز العوامل المؤثرة ما يأتي:
- حجم الشركة أو المؤسسة
إذ إنّ الشركات الكبيرة تأخذ مشاريع كبيرة، فتُمارس نشاطات متنوعة، وتخدم أسواق عديدة بجنسيات مختلفة؛ مما يزيد الحاجة إلى التنسيق والتخطيط والرقابة.
- درجة التخصص
تُؤثر التخصصات الكثيرة والمطلوبة في الشركة على كثرة وتنوع النشاطات؛ مما يُؤثر على الهيكل التنظيمي وحتمية تصميم هياكل تنظيمية مفصلة ومعقدة.
- درجة التكنولوجيا
تحدد استخدام التكنولوجيا طبيعة العمل ووسائل تنظيمية والأعمال والمهام التي يجب القيام بها، فالشركات التي تستخدم التكنولوجيا في نشاطاتها وأعمالها تتمتع بهيكل تنظيمي مفصل ودقيق.
- استقرار العمل
تلجأ الشركات المستقرة ذات الموارد البشرية الثابتة، في ظروف بيئية مستقرة إلى انتهاج الهياكل التنظيمية البسيطة؛ لأنّ المتغيرات تكاد تكون معدومةً، إذ تحتاج هيكل بسيطًا وثابتًا وواضحًا.
التحديات التي تواجه الهيكل التنظيمي
يُواجه الهيكل التنظيمي العديد من التحديات داخل أيّة مؤسسة، ومنها ما يأتي:
- ضعف الحوكمة
إنّ ضعف التواصل وسوء التنسيق وضياع الإدارة يُؤدي إلى هدر الجهود وضياع الفرص وتشتت المهام.
- التكيف مع المتغيرات
يجب أن يكون الهيكل التنظيمي بسيطًا وسهلًا والأهم أن يكون مرنًا يُواكب التطور السريع للتكنولوجيا بما يتكيف مع التغيرات والقرارات التي تطرأ على الشركة، إذ يستدعي إجراء متابعة دورية، لتلافي الصعوبة والمعاناة التي يتعرض لها الهيكل التنظيمي.
- التكلفة
قد يُعاني الهيكل التنظيمي من تكلفة الإدارة العالية خاصةً إذا كانت الشركة من الشركات الكبيرة التي تحتاج إلى تقنيات حديثة وموارد بشرية كثيرة، ومن الصعب خلق التوازن بين تكاليف الشركة وتكاليف الهيكل التنظيمي.
الأسئلة الشائعة حول نظام الهيكل التنظيمي
من الأسئلة الشائعة حول نظام الهيكل التنظيمي ما يأتي:
- ما هو أفضل هيكل تنظيمي؟
يتمثل الهيكل التنظيمي المناسب للشركة في تنظيم يتوافق مع طبيعتها وأنشطتها، ويتناسب مع متطلبات عملها، مما يُسهم في نجاح إدارتها بشكل فعال.
- هل يمكن تغيير الهيكل التنظيمي؟
أصبح الهيكل التنظيمي في الآونة الأخيرة أمرًا ضروريًا لنجاح كل شركة، ومن الطبيعي أن يخضع النظام لتغيرات عديدة تتناسب مع بيئة العمل، فاستمرار ونمو ونجاح الشركة يفرض عليها اتباع نظام هيكلي يتماشى مع التطورات والتغيرات المستمرة.
اقرأ أيضًا: ما هي قواعد العمل داخل الشركات؟
الخاتمة
صُممت الهياكل التنظيمية لتتوافق مع الظروف الخارجية للعمل، إذ يُعزز الهيكل التنظيمي المناسب قدرة المؤسسة على تحقيق رؤيتها ورسالتها وأهدافها، ويأخذ في الاعتبار طبيعة البيئة التي تعمل فيها تلك المؤسسات. وبالفعل، تختلف المؤسسات ذات الأداء العالي وطريقة عملها عن غيرها من المؤسسات، ولذلك يتطلب كل نوع منها نظامًا هيكليًا ملائمًا يتناسب مع متطلباتها الخاصة.
المراجع
مقالات ذات صلة