كيفية إجراء مراجعة للأداء رائعة
إنّ عدم الرضا عن تقييمات الأداء منتشر على نطاق واسع. ويُنظر إليها على أنها تستغرق وقتًا طويلاً، ومثبطة للهمم، وغير دقيقة، ومتحيزة، وغير عادلة. يُشير استطلاع أجرته شركة ماكينزي إلى أنّ معظم الرؤساء التنفيذيين لا يجدون أن عملية التقييم في شركاتهم تُساعد في تحديد أصحاب الأداء الأفضل، في حين يعتقد أكثر من نصف الموظفين أنّ مديريهم لا يقومون بمراجعة الأداء بشكل صحيح، وفي هذا المقال سنناقش كيفية إجراء مراجعة للأداء رائعة.
- 7د
- عدد المشاهدات 176
إعادة النظر في مراجعات الأداء
إنّ إعادة النظر في مراجعات الأداء لا ينبغي أن تعني التخلص من هذه المسؤولية الإدارية الأساسية. إذًا، ما هو الغرض والمكونات الرئيسية لعملية مراجعة الأداء الفعالة؟
الغرض من المراجعات ذو شقين: تقييم دقيق وقابل للتنفيذ للأداء، ومن ثم تطوير مهارات ذلك الشخص بما يتماشى مع المهام الوظيفية. بالنسبة للمتلقين، ردود الفعل لها قيمة جوهرية وخارجية. في مختلف المجالات، تظهر الأبحاث أن الأشخاص يصبحون من ذوي الأداء العالي من خلال تحديد مجالات معينة يحتاجون إلى تحسينها ومن ثم ممارسة تلك المهارات مع ردود الفعل على الأداء.
تُشير الدراسات المهنية المتعددة إلى أهمية الخبرة أثناء العمل مقارنة بأنواع الخبرة الأخرى. وجدت إحدى الدراسات التي تعود إلى عام 1988 (وتم تحديثها بعد 20 عامًا بنتائج مماثلة) أنّ الخبرة في العمل (المهام الوظيفية، والعلاقات التنظيمية، وخاصة ردود الفعل على الأداء) تُمثل حوالي 70% من تعلم التطوير المهني ذي الصلة بالتقدم الوظيفي. بحوالي 15% لكل من الدورات التدريبية الرسمية والخبرة الحياتية (الهوايات، الاهتمامات، الأسرة: الأشياء الأخرى التي تفعلها وتحبها خارج العمل).
بالنسبة لمقدم التغذية الراجعة، تُعد هذه العملية أمرًا أساسيًا لجعل الأشخاص يمارسون الأشياء الصحيحة، وتحديد أولويات الفرص، وتوضيح المسؤوليات التي يملكها الفرد مقابل المدير أو الشركة. كما أنّها مفتاح القيادة الفعالة. كلما ارتقيت في أي منظمة، زاد اعتمادك على أداء مرؤوسيك. ولهذا الواقع آثار على ما يجب على المديرين فعله قبل وأثناء وبعد المراجعة.
ماذا تفعل قبل المراجعة
في العمل المستمر مع موظفيهم، يجب على المديرين أولاً توضيح المعايير، بما في ذلك المعايير الأخلاقية، التي سيتم من خلالها الحكم على الأداء: ما هو المهم وإلى أي مدى تتوقع. قد يبدو هذا واضحًا، لكنه لا يتم تنفيذه غالبًا لأن المديرين الجدد غير متأكدين أو غير مطلعين على كيفية توافق أهداف الوحدة مع الإستراتيجية؛ لأن المديرين ذوي الخبرة ربما فقدوا الاتصال بتغيرات السوق أو الإستراتيجية؛ أو لأنه مع مرور الوقت يؤدي الدوران في الإدارة إلى إشارات متضاربة حول الأداء.
اقرأ أيضًا: نماذج تقييم الأداء
ثانيًا، تدور مراجعات الأداء حول ما يفعله الأشخاص من أجل لقمة عيشهم، وفي كثير من الأحيان رواتبهم ومهامهم الوظيفية. هذه المواضيع الهامة تستغرق وقتا للمناقشة. يجب عليك تخصيص وقت في التقويم الخاص بك لتجنب المراجعات السريعة التي تجعل الأشخاص يشعرون بالارتباك أو عدم القيمة.
يجب على المديرين أيضًا أن يأخذوا الوقت الكافي للانتباه إلى سلوكيات الأشخاص قبل وقت طويل من تاريخ المراجعة الفعلي إذا كانوا سيساعدون في تحديد تأثير تلك السلوكيات أثناء العمل على الآخرين داخل المنظمة أو خارجها. أنت تريد أن يركز الناس على العلاقات السببية ذات الصلة، وليس فقط تفعيل الميل البشري الطبيعي إلى نسب الفضل في النتائج الجيدة إلى نفسه وأسباب النتائج السيئة إلى شخص أو شيء آخر.
ثالثًا، تتطلب المراجعات الفعالة إصدار حكم حول أسباب أداء الشخص. على سبيل المثال، هل مشكلات الأداء هي نتيجة لنقص في الحافز أو القدرة؟ قد يعمل بعض الأشخاص بجد، لكنهم يفتقرون إلى قدرات معينة: هل يمكن للتدريب والتوجيه تعزيز تلك القدرات؟ قد يكون لدى الآخرين القدرات ولكنهم يفتقرون إلى الحافز : هل يمكن للحوافز أو العمليات المختلفة أن تزيد الحافز؟ لا يزال البعض الآخر قد يفتقر على ما يبدو إلى الحافز والقدرة ذات الصلة: هل هذه هي الوظيفة المناسبة لذلك الشخص؟ هل يمكن لخطة تحسين الأداء أن تساعد، أو دور مختلف يمكن من خلاله الاستفادة من قدراتهم بشكل أفضل؟ أم أن الوقت قد حان لاستبدال هذا الشخص؟
أخيرًا، غالبًا ما يتمتع النجوم بحافز وقدرة عالية: ما الذي يمكن فعله لمكافأة سلوكيات النجوم والاحتفاظ بها والتعلم منها؟
هذه ليست أحكامًا سهلة على البشر. لكنها ضرورية وتتضمن خطط عمل مختلفة. بدونها، من الصعب أن تكون منتجًا بشكل متبادل أثناء المراجعة.
ما يجب نقله أثناء المراجعة
فيما يلي خمس خطوات مفيدة في توجيه مراجعة الأداء:
عبر عن نيتك الإيجابية
المراجعة تدور حول ردود الفعل التي تهدف إلى زيادة فعالية المتلقي. إذا لم تكن لديك هذه النية حقًا – على سبيل المثال، إذا كنت تعتقد أن مشكلات التحفيز و/أو القدرة تطغى على المساهمة المحتملة، فأنت لا تجري بالفعل محادثة حول الأداء، ويمكنك تجاهل الخطوات التالية. المحادثة التي يجب أن تجريها هي تلك التي تناقش فيها إخراج هذا الشخص من تلك الوظيفة.
على النقيض من ذلك، فكر في إجراء مراجعة مع موظف واعد استثمرت معه الوقت. يمكنك توضيح نيتك من خلال الإشارة إلى “لقد قمت بعمل جيد في الاستقرار في الدور وتوجيه نفسك نحو شركتنا. التحدي الذي يواجهك الآن هو الانتقال إلى أدوار أكثر استقلالية خلال العام المقبل. وهذا يعني أن توجيه المهام أو التدخل الأقل تحديدًا متاح لك عند ظهور المشكلات. لذلك أنا أعول عليك في التعامل مع المزيد بمفردك، وسأقوم بتقييم ذلك في مراجعتنا القادمة.
قد يجيب هذا الموظف: “أتفهم ذلك، ولكن هل يمكنك بعد ذلك رعايتي للتدريب في المجالات التي سأكون فيها أكثر استقلالية وتوضيح الأحكام والقرارات التي تريد أن تظل مشاركًا فيها مقابل تلك التي لدي الآن رأي أكبر فيها؟” ويعمل الطرفان الآن على سلوكيات متفق عليها، وليس مجرد شعارات مثل “كن أكثر استراتيجية” أو “أظهر الصفات القيادية”.
اقرأ أيضًا: تقييم الأداء: دليل إرشادي خطوة بخطوة
صف على وجه التحديد ما لاحظته
كلما كانت تعليقاتك أكثر تحديدًا ووصفًا حول نقاط القوة والضعف، زاد احتمال فهم الشخص الآخر لها. وصف الحوادث التوضيحية أو الحرجة التي تشير إلى تأثيرها على الأداء. الكثير من ردود الفعل على الأداء هي من نوع “افعل الخير واجتنب الشر”. قد يبدو هذا غير ضار، ولكن ردود الفعل العامة المفرطة تزيد من الشعور بالدفاع، بدلا من الانفتاح على تغيير السلوك، لأنها تنطوي على أحكام واسعة وتدعو إلى الضربات المضادة بدلا من المناقشة.
على سبيل المثال، القول بأن “عرضك التقديمي كان سيئًا” ليس أكثر من مجرد تصور وحث على “التحسن”. إن القول “لم يتضمن العرض التقديمي الخاص بك معلومات عن التركيبة السكانية، وإجمالي تكاليف دورة الحياة، وشروط الدفع” يجعل من السهل تلقي التعليقات السلبية واتخاذ الإجراءات التصحيحية لأن كلاً من المدير والموظف يمكنهما الآن التركيز على العناصر التي يمكن تحسينها.
اذكر تأثير السلوك أو الفعل
لا يدرك العديد من الموظفين تأثير أفعالهم على النتائج. لهذا السبب لدينا مديرين. لكن الإدارة تعني مناقشة الروابط بين السبب والنتيجة بين السلوكيات والنتائج. على سبيل المثال، من الممكن أن تقول لمندوب المبيعات: “أنت لم تتواصل مع المشتري”. إنه أمر آخر تمامًا أن تقول: “لقد قاطعت الأشخاص طوال الاجتماع، مما أدى إلى أن يكون المشتري أقل انفتاحًا على الاستماع إلى أفكارك”.
تذكر أن الأشخاص لن يغيروا شخصيتهم بعد مراجعة الأداء. التركيز على السلوكيات التي تقع ضمن سيطرة الشخص. ويساعد هذا أيضًا في تقليل تحيز الاستنساخ الشائع في المؤسسات: هل هناك مشكلة في أداء ذلك الشخص أم أن أدائه يتم تحقيقه باستخدام أسلوب لا يستخدمه مديره للقيام بهذه المهمة؟ كن واضحا دائما بشأن الفرق.
اطلب من الشخص الآخر الرد
إن المراجعات الفعالة هي عبارة عن نقل للمعلومات في اتجاهين، وليس فقط توجيهات من المدير. معظم الناس يريدون أن يعرفوا عن أدائهم. لكن تأثير راشومون لا يزال حيًا وبصحة جيدة في الشركات؛ يمكن لشخصين ملاحظة نفس الحدث أو النتيجة ولكنهما يفسرانها بشكل مختلف.
ولذلك فإن الحوار مهم ليس فقط لأنه مهذب ومن سمات الثقافات التنظيمية الفعالة فحسب، بل لأنه يختبر الافتراضات والتفكير. هل وجهة نظري في تفاعلاتك مع زملائك منطقية؟ فيما يلي البيانات أو المدخلات الأخرى التي أستخدمها لإجراء هذا التقييم: ما الذي أفتقده؟ هل هي مسألة موارد أم شيء آخر؟ إليك الأولويات في وحدتنا: هل تفهم، وهل توافق؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، لماذا لا؟
يفتح الحوار أيضًا أغراضًا أخرى ذات صلة بالمراجعة: احتمال أن تكون سلوكيات المدير أو سياساته أو أسلوب إدارته جزءًا من مشكلة الأداء والفرصة.
ماذا تفعل بعد المراجعة
غالبًا ما يكون التأثير الأكبر من محادثات الأداء هو ما يحدث بعد المراجعة. في كثير من الأحيان، لا يحدث أي شيء: فالمراجعة عبارة عن حدث سنوي منعزل، وبالتالي فإن تأثيرها الحقيقي ضئيل. لكن الأبحاث حول التغيير السلوكي والتحسين المستمر المطلوب للابتكار تسلط الضوء على أهمية تحديد الأهداف وتقديم تعليقات مستمرة حول التقدم نحو تحقيق الأهداف.
اقرأ أيضًا: معايير تقييم الأداء وإرشادات حول استخدامه
الأسئلة الشائعة حول إجراء مراجعة للأداء
من الأسئلة الشائعة حول ذلك ما يأتي:
كيف يمكن التعامل مع تقييم سلبي خلال مراجعة الأداء؟
يفضل التعامل مع التقييم السلبي بشكل بناء، من خلال فهم النقاط الضعيفة وتحديد فرص للتحسين، والعمل على تطوير المهارات الضعيفة بشكل فعّال.
هل يمكن تقديم مراجعة للأداء في أوقات غير محددة خلال العام؟
نعم، يمكن تقديم مراجعات للأداء في أوقات غير محددة إذا كانت هناك حاجة لذلك، مثل تغيير في الوظيفة أو إنجاز هام يستحق التقييم.
الخاتمة
إنّ مراجعة الأداء لتكون لحظة تجمع بين مجهودات الفرد وتوقعات المؤسسة. وإنّها فرصة للاعتراف بالإنجازات وتحديد نقاط التحسين، مما يُعزز فرص التطور المستقبلي. إذا تمت بشكل فعّال، تُظهر مراجعة الأداء التزام الفرد بتحسين أدائه وتسهم في تحقيق أهداف المؤسسة.
إنّ إشراك العاملين في هذه العملية يُعزز الشفافية ويعكس ثقافة عمل إيجابية. في النهاية، تعد مراجعة الأداء لحظة للتفكير والتحليل، تُعَد فيها الإدارة والموظفون بالتعاون لتحقيق النجاح المشترك.
المراجع
مقالات ذات صلة