أهمية قواعد العمل: تعرّف عليها
إنّ قواعد العمل هي مجموعة من الإجراءات تؤدي إلى النجاح، أو هي القرارات أو السياسات التي تتخذها أو تُحددها الشركة، ويكون الهدف منها تنظيم بيئة العمل وتطويرها، فإيجاد نظام عمل محدد الأهداف وواضح الرؤية سينتج عنه تركيز الجهود، وجعل المؤسسة أكثر حيويةً وفعاليةً، بالإضافة إلى السيطرة على الهيكلية العامة وسهولة التحول الرقمي، والتطور في جميع المجالات.
- 8د
- عدد المشاهدات 1٬103
تعرّف على أهمية قواعد العمل
تكمن أهمية هذه القواعد فيما يأتي:
خفض التكاليف
يُمكن للقواعد التي يتم وضعها وتنظيمها ومراقبتها توفير وقت التشغيل وتحسين عملية صنع القرار في الشركة، إذ تُساعد هذه القواعد الشركة في تحقيق أهدافها، وإزالة الحواجز أمام توسع السوق، ومنع الأخطاء المكلفة، وتحسين الاتصال مع الموظفين، والامتثال لمتطلبات العمل القانونية، والحفاظ على الاتساق والتوازن، ودعم الشفافية، وزيادة الكفاءة التشغيلية، وبناء ثقافة عمل مشتركة، وهذا كله من شأنه خفض التكاليف بين الأقسام، وخلق نظام عمل متقدم.
رفع الكفاءة التشغيلية
إنّ وضع قواعد للعمل يرفع الكفاءة التشغيلية التي تتمثل بوضع لوائح تنظيمية بشأن عدة أمور، بدءًا من تنظيم عملية التوظيف ووضع جداول عمل وقياس تفاعل العملاء وضمان أداء الموظفين وفهمهم للأعمال الموكلة إليهم، بالإضافة إلى المحافظة على سلامتهم البدنية والنفسية، كما أنّ رفع الكفاءة التشغيلة يعتمد على رؤية الشركة وثقافتها، والقواعد التي تُوضع لهذا الغرض، إذ تُؤثر بصورة مباشرة على كل من الخطط والاستراتيجيات وعمليات التطوير الخاصة بالأنظمة.
التحكم في العمليات والإجراءات
إنّ تحديد قواعد معينة ضمن شروط معينة يُمكّن الشركة أكثر من التحكم في إجراءاتها اليومية، ويُتيح الفرصة أمام الموظفين لتحديد مهامهم وزيادة معرفتهم، مما يُؤثر في رفع الإنتاجية والأداء لديهم، كما يُسهّل اكتشاف الأخطاء وتصحيحها بسرعة، مما يُمكّن الشركة من المتابعة والتحكم.
تعزيز القدرة على اتخاذ القرارات
تُساعد القواعد الخاصة بالعمل على تعزيز قدرة أصحاب العمل والموظفين على اتخاذ قرارات تُفيد الأعمال، الأمر الذي يعد من أهم الأعمال الإدارية، ويرتبط ارتباطًا وثيقًا بمهارة حل المشكلات والقدرة على اقتراح حلول فعالة أو اختيار البدائل.
اقرأ أيضًا: ما هي قواعد العمل داخل الشركات؟
سهولة الأتمتة أو التحول الرقمي
إنّ تحديد قواعد العمل وتنفيذها، يُسهّل على الشركة مستقبلًا خيار التحول الرقمي وأتمتة عمليات الأعمال، مما يُساعد في خلق نظام عمل خالٍ من الأخطاء، ويُساعد الموظفين على إنهاء أعمالهم بطريقة فعالة، ومن الأمثلة على ذلك ما يأتي:
- أتمتة علميات طلب الإجازة
بحيث يكون لكل موظف رصيد إجازات خاص به، وعند التقدم لطلب الإجازة من خلال النموذج الرقمي، فإنّ خيار الموافقة أو عدم الموافقة يكون بناءً على استيفاء الموظف لرصيده.
- استخدام التوقيع الإلكتروني
إنّ اعتماد التوقيع الإكتروني للمعاملات المنوعة للشركة يكون آمنًا وموثوقًا، ويُؤرشَف بسرعة، فهو بديل جيد للتوقيع المادي أو الورقي، بسبب أنّه بسيط وموثوق به وصديق للبيئة ومشروع ومريح وتكلفته أقل.
إدارة الموظفين
إنّ قواعد العمل تضمن للموظفين بيئة عمل آمنة وسعيدة، نظرًا إلى أنّ المبادئ العامة والأهداف ستكون واضحةً ومحددةً، مما يُقلل من سوء الفهم وظهور بعض المشكلات والتحديات الخاصة بالموظفين، مثل: التسرب الوظيفي ودوران العمالة، كما يضمن ذلك تحسين علاقات الموظفين مع بعضهم، وذلك كله يُؤثر في الأنظمة وعمليات الشركة وأوامرها، مثل: الإجازات، والمزايا، وساعات العمل، وغيره.
تحسين الامتثال
إنّ وضع قواعد محددة وواضحة لخلق نظام عمل جيد، سيعمل على تعزيز الامتثال للقوانين واللوائح المختلفة، حيث تكون الشركة أكثر وعيًا فيما يتعلق بأخلاقيات العمل والقوانين والانضباط المهني، مما يُوفر رقابةً ذاتيةً لكل فرد من أفرادها، بالإضافة إلى منع الانتهاكات والمخالفات.
تنفيذ خطط استراتيجية
إنّ وجود قواعد عمل يضمن تحقيق المزيد من الكفاءة في تنفيذ الخطط الاستراتيجية، وذلك اعتمادًا على سياسات الشركة والأهداف المحددة، والعمل على تقوية العمليات والأوامر، ويرتبط ذلك ارتباطًا وثيقًا بتحديد الرؤى والأهداف المنشودة والوعي بالتحديات والعقبات لإيجاد طريقة لتخطيها، بالإضافة إلى تحديد المطلوب وتقييم الأداء، وأخيرًا القيام بالتغييرات المطلوبة إمّا بشكل تقليدي أو إبداعي.
اقرأ أيضًا: ما هي فوائد تتبع الوقت؟
إليك بعض الأمثلة على قواعد العمل
من الأمثلة على القواعد الخاصة بالعمل، والتي هدفها خلق نظام عمل قوي ما يأتي:
برامج الخصم للعملاء
يُمكن استخدام أمثلة قواعد العمل لأتمتة خصومات العملاء بناءً على مبلغ المبيعات، فمثلًا إذا كنت ترغب في تقديم خصم بنسبة 20% على أيّ منتج يزيد عن 10000 دولار، يُمكنك تطبيق هذه القاعدة أثناء معالجة الفاتورة، كما يُمكن استخدام قوائم الخصم لمكافأة العملاء الذين تسوقوا أكثر من مرة، وذلك من خلال تقديم عرض خصم 10% لمن تسوق أكثر من عشر مرات على الأقل في العام الماضي.
الموافقة على اقتراح القرض
تتطلب معالجة القرض تقييم العديد من العوامل، مثل: تاريخ الائتمان ونوع الاستثمار وحالة التوظيف الحالية لمقدم الطلب، إذ يُمكن لنظام الموافقة الآلي استخدام القواعد الخاصة بالعمل لحساب الدرجة الائتمانية لمقدم الطلب بناءً على جميع المعايير السابقة، حيث يُساعد ذلك في تبسيط عملية الموافقة على القروض في المؤسسات المالية إلى حد كبير.
المكافأة على أساس الأداء الوظيفي
تستخدم العديد من المنظمات القواعد الخاصة بالعمل لتوزيع المكافآت والعمولات المشروطة على الموظفين، فمثلًا يُمكن إضافة مكافأة مشروطة قدرها 500 دولار إلى راتب الموظف بمجرد إكمال هدف المبيعات الذي يزيد عن 10000 دولار.
كيف تُكتب قواعد العمل؟
إنّ طريقة كتابة هذه القواعد يتطلب اتباع عدة خطوات، وهي كالآتي:
- تحديد النطاق
هذه الخطوة الأولى في الكتابة، وتُحدد فيها الأنشطة التجارية والأهداف والتغييرات التي تطمح الشركة إلى الوصول إليها، بالإضافة إلى كيفية مراقبة ذلك وتنفيذه.
اقرأ أيضًا: إدارة المواهب: استراتيجية مهمة في الموارد البشرية.
- تحديد التوقعات
في هذه الخطوة التي تُعتبر الثانية، يتم تحديد المتوقع من الموظفين عبر توزيع المهام، وتعيين ما هو متوقع منهم.
- شرح العملية
في الخطوة الثالثة وهي شرح العملية، يتم إنشاء نظام تُشرح من خلاله العمليات وكيفية تتبع مستوى التقدم والإنجاز.
- قياس مستوى التقدم
في الخطوة الرابعة والأخيرة، يتم قياس الأهداف وما إذا كانت الشركة تُلبيها، وذلك باستخدام عدة مقاييس، مثل: التكلفة والوقت.
الخاتمة
إنّ قواعد العمل من شأنها تسهيل أعمال الشركة وإجراءاتها المتنوعة، مما يخلق نظام عمل مرن ومتزن، يضمن للشركة والموظفين عدة أمور، مثل: خفض التكاليف ورفع الكفاءة التشغيلية، بالإضافة إلى التحكم في العمليات والإجراءات، وتعزيز القدرة على اتخاذ القرارات، وتسهيل التحول الرقمي وأتمتة عمليات الأعمال.
كما أنّه يُطوّر من خيار إدارة الموظفين وتحسين الامتثال وتنفيذ خطط استراتيجية محددة النطاق والتوقعات وواضحة الرؤى والأهداف، لضمان الفاعلية والتقدم.
المراجع
مقالات ذات صلة