كيف تؤثر قواعد العمل في تحقيق أهداف الشركة

أنواع قواعد العمل 

قواعد العمل تُعد الحجر الأساس لتصميم وتنفيذ العمليات بدقة عبر المؤسسات، وتنقسم إلى فئتين رئيسيتين

1. المتطلبات المحدودة (قواعد القيود): تتضمن هذه الفئة التعليمات والشروط والحدود التي يجب الالتزام بها في بنية التجارب، وتشمل ثلاثة أنواع فرعية:
   • متطلبات التحفيز والاستجابة: تحدد الشروط اللازمة لتنفيذ إجراء معين.
   • متطلبات الإلكترونيات التشغيلية: توجه التصميم والتسلسل الزمني للعمليات قبل وبعد تنفيذها.
   • المتطلبات الإلكترونية: تشرح التصميم الهيكلي للفئات والكائنات والعلاقات ضمن النظام.
2. الاشتقاق (قواعد الاشتقاق): تُوجه هذه الفئة الطرق التي يمكن من خلالها اكتشاف معلومات جديدة من البيانات المتوفرة، وتنقسم إلى نوعين فرعيين:
   • القواعد الاستدلالية: تنص على أنه إذا كانت الحقائق معينة ومثبته فيمكن استنتاج حقائق أخرى منها.
   • المتطلبات الاستدلالية: تخصص الخوارزميات اللازمة للبحث عن هذه الاستنتاجات وتوليد المعلومات الجديدة.

تسهم هذه القواعد في دعم محركات القرار وتسريع العمليات لتتوافق مع الاحتياجات المحددة. كما يضمن التطبيق المتناسق لهذه القواعد عبر جميع وحدات الأعمال تحسين الإنتاجية والكفاءة التشغيلية للمؤسسة.

اقرأ أيضاً: قواعد العمل التي تدفع الموظفين لترك وظائفهم

فوائد قواعد العمل 

تُعد قواعد العمل من الركائز الاستراتيجية الأساسية لتعزيز كفاءة وفاعلية الأعمال التجارية. حيث إن تضمين هذه القواعد ضمن إطار بدء تشغيل الأعمال يوفر مجموعة من الفوائد الصحية والعملية، منها:

1. الاستدامة على المدى الطويل: تسمح قواعد العمل بتحديث الإجراءات بشكل مستمر لضمان التوافق مع الالتزامات والمتطلبات المتغيرة.
2. الاتساق والضرورة: تعمل القواعد كإرشادات ثابتة تساعد في تنفيذ النظريات التجارية بشكل موحد عبر كافة الوحدات التنظيمية، مما يقلل من الأخطاء البشرية ويعزز الالتزام بالمعايير والتشريعات، ويحمي الشركة من العقوبات القانونية والغرامات.
3. تبسيط البنى التحتية: تُترجم قواعد العمل إلى خطوات قابلة للتكرار في مختلف العمليات التجارية، مما يقلل من التعقيد ويحقق التكامل بين الوظائف والأقسام.

كيفية كتابة قواعد العمل الفّعالة

دليل لكتابة قواعد العمل بطريقة فعالة ومنظمة:

1. تسمية القواعد:

ابدأ بتخصيص عنوان موجز لكل قاعدة، يتكون من ثلاث إلى خمس كلمات تُعبر عن جوهر القاعدة بوضوح. مثال على ذلك، لقاعدة تحدد زمن الوصول يمكن أن يكون عنوانها “الالتزام بالوقت المحدد”.

2.وصف الأهداف:

صف بدقة الغاية من كل قاعدة والمشكلة التي تعالجها. على سبيل المثال، قاعدة “الالتزام بالوقت المحدد” تهدف إلى معالجة مشكلات التأخير وتحسين الإنتاجية. كلما كان الوصف أكثر دقة، كلما كانت القاعدة أوضح للمتلقي.

3.تقديم الأمثلة:

استخدم أمثلة توضيحية تشرح كيفية تطبيق القاعدة في مواقف مختلفة. مثلاً لقاعدة “نظافة مكان العمل يومياً”، يمكن ذكر أمثلة عن تأثير هذه القاعدة في تقليل الفوضى وتعزيز الكفاءة.

4.ذكر المصدر:

تحديد مصدر القاعدة يزيد من مصداقيتها. يمكن أن يكون المصدر مديرًا، مستثمرًا، أو فريق عمل أحدث تغييراً ملموساً بتطبيق هذه القاعدة. توثيق المصدر يضمن دقة وصحة المعلومات المقدمة.

5.مشاركة القواعد ذات الصلة:

ربط القواعد ذات الصلة ببعضها البعض يوضح كيفية تكاملها لمواجهة التحديات المشتركة أو تطبيقها على نفس الأفراد. مثلاً الربط بين قاعدة “الالتزام بالوقت المحدد” وقاعدة “تأكيد العمل الإضافي” يوضح أهميتهما في إدارة وقت العمل بفعالية.

اقرأ أيضاً: أهمية قواعد العمل: تعرّف عليها

6.تضمين تاريخ المراجعة:

التأكيد على ضرورة تحديث القواعد بانتظام وتسجيل أي تغييرات تطرأ عليها، مع ذكر من قام بالتعديلات والوقت الذي تم فيه ذلك. هذه الخطوة تضمن الشفافية وتساعد الجميع على متابعة تطور القواعد والاستفادة منها على النحو الأمثل.

الأسئلة الشائعة حول تأثير قواعد العمل في تحقيق أهداف الشركة

تُعد قواعد العمل جزءًا لا غنى عنه في بنية أي مؤسسة تسعى للنجاح والاستدامة في بيئة الأعمال المعاصرة وإليك بعض الأسئلة المقترحة.

• ما الفرق بين قواعد العمل ومتطلبات العمل؟

يوجد فرق رئيسي بين قواعد العمل ومتطلبات العمل:

قواعد العمل:

• هي مجموعة من التعليمات والشروط الخاصة بكيفية القيام بالعمليات التنفيذية للشركة.
• مراقبة سير العمليات وتدفق البيانات المشتركة.
• ضع الحدود والمعايير النهائية للتوصل إلى اتفاقات في مختلف الأقسام.
• توحيد التدابير والاتساق عبر جميع الوحدات والأقسام.

متطلبات العمل :

• هي وصف للأهداف والاحتياجات والوظائف الأساسية الضرورية للمشروع.
• التوقيع على الية العمل التي يجب أن تلبي احتياجات الأساسية للأعمال.
• تحقيق النتائج المتاحة والمطلوبة من العمل أو المشروع.
• تساعد على تحديد المهام الضرورية للعمل بشكل صحيح.

ولذلك، فإن قواعد العمل تتطلب كيفية تنفيذ العمليات، بينما تتطلب متطلبات العمل على ما هو مطلوب لإنجاز مهمة أو هدف محدد.

اقرأ أيضاً: ماهي قواعد العمل داخل الشركات

2.لماذا تعتبر قواعد العمل مهمة جدا؟

قواعد العمل تعتبر مهمة جدًا لعدة أسباب رئيسية تساهم في تحسين الأداء العام للمؤسسات وتعزيز كفاءتها التشغيلية منها ما يلي:

1. تعزيز الكفاءة والفعالية: تساعد قواعد العمل المؤسسات على توحيد الإجراءات وتسريع عمليات اتخاذ القرارات بشكل يقلل من الجهد والوقت الضائع في التنفيذ اليومي للمهام، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية.
2. توحيد المعايير: تتضمن هذه القواعد تطبيق نفس المعايير والإجراءات في جميع وحدات الأعمال داخل المؤسسة، مما يساهم في الحفاظ على الجودة والموثوقية ويحد من التباينات في الأداء بين مختلف الأقسام.
3. التقليل من المخاطر: تساعد قواعد العمل في تحديد المسؤوليات وتوضيح الإجراءات التي يجب اتباعها، وهذا يقلل من إمكانية الأخطاء والحوادث والمخالفات القانونية، ويعزز الامتثال للقوانين والتنظيمات.
4. تحسين التواصل والتنسيق: توفر قواعد العمل إطارًا مشتركًا للتواصل داخل المؤسسة، مما يسهل التنسيق والتعاون بين الأقسام المختلفة، ويساعد في تقليل سوء الفهم والأخطاء الناتجة عن الاتصالات الغير واضحة.
5. مرونة وقابلية التكيف: تسمح قواعد العمل للمؤسسات بالتكيف بشكل أسرع مع التغيرات البيئية والتقنية والسوقية من خلال توفير آلية لتحديث الإجراءات والتكيف مع الظروف الجديدة بطريقة منظّمة وفعّالة.
6. تعزيز الثقة والشفافية: توفر هذه القواعد للعملاء والشركاء التجاريين رؤية واضحة لكيفية تنظيم الأعمال وإدارتها، مما يعزز الثقة في العلامة التجارية ويساعد في بناء علاقات تجارية أطول أمداً وأكثر ربحية.

3. ما هي قواعد العمل من حيث المزايا للشركة؟

قواعد العمل تُقدم العديد من المزايا التي تعود بالنفع على الشركات بطرق متعددة منها:

1. زيادة السيطرة على العمليات: القواعد الثابتة تُمكّن الشركات من رصد الأخطاء والمشكلات التي تحدث خلال العمليات اليومية بشكل أكثر فعالية، مما يسهل عملية التعرف عليها وإصلاحها بسرعة. هذا النظام يساعد على تحسين جودة العمل والحد من المشاكل والأخطاء.
2. تعزيز الاستراتيجيات التشغيلية: من خلال تطبيق قواعد العمل، تستطيع الشركات تنفيذ تخطيطها الاستراتيجي بكفاءة أعلى، حيث تضمن القواعد أن تعمل جميع الأقسام وفقًا لسياسات الشركة والأهداف المحددة مسبقًا، مما يعزز من فعالية العمليات الكلية.
3. تقليل التكاليف: القواعد تمكن الشركات من مراقبة الأنشطة وتحديد الفعاليات الأكثر كلفة أو تلك التي لا تحقق الأهداف المرجوة، وتعديلها أو إلغائها. هذا يساهم في تجنب الخسائر وتحسين الكفاءة الإجمالية، مما ينعكس بشكل مباشر على تقليل التكاليف التشغيلية.
4. تسهيل اتخاذ القرار: القواعد الواضحة والمحددة تساعد في توجيه قرارات الإدارة بشكل يضمن التوافق مع المعايير والأهداف الإستراتيجية للشركة. هذا يساعد في تجنب القرارات المتسرعة أو تلك التي قد تخرج عن نطاق السياسة العامة للشركة، مما يزيد من الثقة في صحة الاختيارات التي تُتخذ.

بهذه الطرق، تساهم قواعد العمل في تحسين التنظيم والإدارة داخل الشركات، مما يؤدي إلى نتائج أفضل على المستوى التشغيلي والمالي.

الخاتمة

قواعد العمل ليست مجرد إجراءات إدارية، بل هي الأسس التي تضمن سير العمليات بسلاسة وفعالية داخل الشركات. إنها تعمل كدعامة للكفاءة التشغيلية وتساعد في توجيه القرارات لتكون متسقة ومدروسة. من خلال تبني وتطبيق قواعد عمل مدروسة، يمكن للمؤسسات تعزيز استراتيجياتها، تحسين التنسيق بين أقسامها، وضمان التماسك الداخلي، مما يقود في النهاية إلى تحقيق أهداف الشركة بكفاءة أعلى وتكلفة أقل. لذا، فإن الاستثمار في تطوير قواعد العمل الفعالة هو بمثابة ضمان لمستقبل أكثر نجاحًا واستدامة لأي مؤسسة تطمح إلى التميز والريادة في مجالها.

المراجع 

1. What are business rules?
2. https://www.integrify.com/blog/posts/business-rules-explained/
3. Business Rules: How They Work & How to Use Them