لرواد الأعمال: ما الذي تضيع فيه وقت عملك؟
إنّ الفوضى والتشتت هُما أعداء أيّ عمل تجاري، وخاصةً الشركات الناشئة، وفيما يلي الأشياء التي يُمكن أن تسرق وقتك، وبعض الطرق التي تُساعدك على بناء خطة للتنظيم بكفاءة.
- 7د
- عدد المشاهدات 35
الأمور التي تُسبب ضياع وقت عملك
ربما كنت تُضيع الوقت، لكنك لست وحدك، إذ يقضي حوالي ثلث رواد الأعمال وقتهم في الأنشطة التي لا تُؤثر بشكل مباشر على أرباحهم النهائية، ويتم قضاء بعض هذا الوقت في أشياء، مثل: طلب الإمدادات، ولكنه يتضمن أيضًا مهام مهمة مثل إعداد الفواتير.
أحد أكبر لصوص الوقت في عالم الأعمال هو البريد الإلكتروني، فهل تبدأ يومك بمراسلة البريد الإلكتروني والقراءة والرد على ما يبدو مهمًا، ثم تشتت انتباهك؟ ثم تصلك رسالة بريد إلكتروني جديدة وتستمر في العمل، ربما عدة مرات طوال اليوم. وفقًا لمايكروسوفت، يُمكن لمستخدمي البريد الإلكتروني بكثرة قضاء 8.8 ساعات أسبوعيًا ضائعين فيع.
الأسباب التي قد تجعلك في يوم العمل مشتتًا، تشمل التخطيط غير الكافي ونقص الأنظمة لتنظيم الوقت والمهام، كما أنّ عدم التخطيط للمستقبل يُمكن أن يُؤدي إلى سير عمل غير فعال.
بالإضافة إلى المماطلة، فهي في نهاية المطاف مضيعة للوقت، ويُمكن أن تكون هذه مشكلة بطريقتين؛ الأولى تكمن في تأجيل الأمور بشكل استباقي إلى وقت لاحق (عندما تتمكن من “التركيز بشكل أفضل” أو “جدولك الزمني واضح”)، أو قد تجد نفسك تُكافح من أجل البقاء في صدارة عملك، وفي هذه الحالة يكون من السهل إهمال هذه المهام.
من الناحية النفسية، قد يكون الخوف من الفشل أو قلة التحفيز الشخصي أحد الأسباب، إذ يجب على رواد الأعمال التعرف على تلك العقبات النفسية ومحاولة التغلب عليها. أما من الناحية التنظيمية، يُمكن أن يكون سوء التخطيط وعدم تحديد أهداف واضحة سببًا رئيسًا للتسويف. يجب على رواد الأعمال وضع خطط دقيقة وتحديد أولوياتهم لتجنب الانشغال بالأمور الثانوية.
الطرق التي تُساعدك على حل مشكلة ضياع وقت عملك
من الطرق ما يأتي:
1- قوة التنظيم
تستخدم الشركات أساليب متعددة للتنظيم، فأيّ طريقة ستكون أفضل من لا شيء، لذلك تعرّف على أيّ واحد من هذه الأمور هو الأكثر منطقية بالنسبة لك، ثم قُم بما يأتي:
- هيكل موجه نحو العملية
لاحظ ما تفعله وقُم بتوثيق العملية الخاصة بك للقيام بذلك، ثم قُم بمراجعته بشكل دوري، إذ يُوفر الكفاءة.
- إدارة الجودة وقياس ما تفعله
أشهر عملية لإدارة الجودة تُسمى Six Sigma، والتي تتكون من التعريف والقياس والتحليل والتحسين والتحكم (DMAIC).
- منظمة تتمحور حول العملاء
قم ببناء عملياتك لدعم عميلك.
اقرأ أيضًا: بيئة العمل السامة مقابل بيئة العمل الصحية
في كتابه “الأسطورة الإلكترونية: لماذا لا تعمل معظم الشركات وماذا تفعل حيال ذلك؟”، قال مايكل إي جيربر إنّ الشركات تبدأ على يد أشخاص يعرفون الجوانب الفنية للعمل، ولكن ليس بالضرورة كيفية إدارة الأعمال. بالنسبة لهم، قال إنّ الأدلة التي تصف العمليات هي أفضل الأدوات، وتنظيم ما تفعله يجعل العملية أكثر سلاسة. وعندما تكبر، يُمكنك في الواقع تسليم دليلك إلى شخص آخر يمكنه القيام بالأشياء بالطريقة التي تُريدها.
2- الممارسات التنظيمية الناجحة
منذ بداية التجارة، قامت الشركات بتنظيم وثائقها عن طريق فصل المستندات الضرورية وتصنيفها وتقسيمها فرعيًا، وقد وفّر هذا طريقة سهلة التذكر للوصول إليها ومشاركتها. كانت المخطوطات ودفاتر الأستاذ هي الطرق الأولى لتخزين المعلومات المطلوبة. لقد كانت أساليب المدرسة القديمة مثل مجلدات الملفات وخزائن الملفات ناجحة جدًا لدرجة أنّها تُشكل الأساس لكيفية تفاعلنا مع أجهزة الكمبيوتر اليوم.
مع تطور العالم الرقمي، فقد قدّم أدوات جديدة أسرع وأكثر دقة. تقوم أنظمة إدارة المستندات (DMS) بالتقاط البيانات الأساسية وتخزينها في السحابة للعمل معها لاحقًا، أينما كنت. وبالمثل، تُوجد منصات محاسبية تقوم بإصدار فواتير للعملاء، ودفع الفواتير، وإنشاء التقارير وإعداد الضرائب. هناك مجموعات لإعداد الضرائب تستخدم البيانات التي تدخلها لتقديم ضرائبك إلكترونيًا.
3- ابدأ في إيجاد حل لمشكتلك
تمامًا مثل بدء أي مشروع آخر، فإن طريقة البدء هي أن تبدأ، وذلم من خلال ما يأتي:
- تحديد المشكلة
قم بتدوين السلوك الذي يحتاج إلى التغيير.
- الاستعداد للالتزام
اقبل أنّ عملك سيستفيد عندما تضيع وقتًا أقل وتنظم سجلاتك.
- الالتزام بالجدول الزمني
وذلك بجعله شيئًا عاديًا، فالعادات أو الإجراءات الروتينية الجديدة لا تظهر على الفور، فمثلًا إذا كان البريد الإلكتروني يُمثل مشكلة، فاحظره عندما تُريد معالجته.
- التغلب على الجمود
مهما كانت الحيل التي تستخدمها، فقط ابدأ. افعلها اليوم، ثم افعلها غدًا. غالبًا ما يكون من الجيد ربط عادة جديدة بعادة ممتعة.
4- إدارة الوقت بفاعلية
يُمكن أن تحدث أشياء سيئة إذا أضعت الوقت. ربح أصغر أو لا ربح، لذلك فإنّ المواعيد النهائية المفقودة يُمكن أن تعني فقدان العملاء. وفي الحالات القصوى، قد يعني ذلك غرامات أو عقوبات لعدم التسليم في الوقت المحدد، وتتراوح فوائد الإدارة الفعالة للوقت من تعزيز ولاء العملاء إلى تحسين سمعة العلامة التجارية إلى زيادة الإيرادات.
إنّ الخبر السار هو أنّ التنظيم أصبح أسهل من أيّ وقت مضى بفضل الأدوات الرقمية والذكاء الاصطناعي خاصةً الأدوات السحابية وأنظمة إدارة المستندات، لذلك يُمكنك إكمال المهام بسرعة وكفاءة أكبر، مما يُوفر الوقت لإنجاز مهام جديدة، وعليه حاول الاستفادة من هذه الفرص وسيتبعها النجاح.
اقرأ أيضًا: نصائح للمديرين للتخلص من ثقافة الخوف في الشركة
الأسئة الشائعة حول ضياع وقت عملك
من الأسئلة الشائعة حول ضياع وقت عملك فيما يأتي:
كيف يمكنني تحسين إدارة وقتي كرائد أعمال؟
يُمكنك تحسين إدارة وقتك كرائد أعمال عبر تحديد أهداف واضحة وواقعية، وإعداد قائمة بالمهام الأولوية، واستخدام تقنيات التنظيم، وتجنب التشتت وضبط وقت محدد للعمل والاستراحة يُساعد في رفع إنتاجيتك.
كيف يمكنني تجنب التشتت والانشغال بالأمور الثانوية؟
يمكنك تجنب التشتت عبر تحديد أولويات واضحة لمهامك، وتجنب الانشغال بالأمور الثانوية غير هامة، واستخدم تقنيات التركيز مثل قاعدة 80/20 لتحديد الأنشطة الرئيسة التي تُسهم بشكل كبير في تحقيق أهدافك.
كيف يمكنني التغلب على التأجيل والتسويف؟
لتجنب التأجيل، قم بتقسيم المهام إلى مهام صغيرة قابلة للتنفيذ، وابدأ بالمهام الأكثر أهمية أو الأصعب أولًا. قدّم لنفسك مكافآت صغيرة عند إكمال المهام، وابتعد عن المشتتات مثل وسائل التواصل الاجتماعي خلال فترات العمل.
كيف يمكنني تحسين فاعلية اجتماعات العمل؟
لتحسين فاعلية الاجتماعات، حدد أهدافًا واضحة لكل اجتماع، وضمن الوقت اللازم لكل نقاش. استخدم جداول الأعمال وقوائم الأجندة لتنظيم الاجتماعات. اجعلها قائمة بالنقاط الرئيسة والإجراءات المطلوبة بعد الاجتماع.
كيف يمكنني تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية كرائد أعمال؟
لتحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية، حدّد أوقاتًا للعمل وتقسيم يومك بشكل فعّال. قُم بتخصيص وقت للعائلة والاستراحة، واعتمد على تكنولوجيا التنبيهات لتحديد نهاية يوم العمل وتحقيق التفرغ للحياة الشخصية.
اقرأ أيضًا: الاستثمار العاطفي: كيفية تأثيره في ثقافة الشركة
الخاتمة
في الختام، يجدر برواد الأعمال أن يتأملوا في فعالية إدارة وقتهم، فإذا كنت تجد نفسك تضيع وقت عملك في التفاصيل الثانوية، فعليك إعادة تقييم أولوياتك، لذلك ركّز على المهام الرئيسة وتفادى التشتت، فالوقت هو أحد أهم مواردك، واستثماره بحكمة يُمكن أن يُحقق نجاحًا مستدامًا لمشروعك.
المراجع
مقالات ذات صلة