تدقيق الموارد البشرية: الإجراءات والنصائح
يهدف تدقيق الموارد البشرية إلى تخصيص الوقت والموارد لإلقاء نظرة موضوعية بشكل مكثف على سياسات وممارسات وإجراءات واستراتيجيات الشركة؛ لإنشاء أفضل الممارسات وتحديد الفرص المتاحة للتحسين والتطوير، إذ إنّها عملية تُساعد في فهم ما إذا كانت الممارسات الخاصة بإدارة الشركة تُفيدها أو تعرقل تقدمها، وفي هذا المقال ستتعرف على كيفية إجراء هذه العملية.
- 8د
- عدد المشاهدات 1٬258
متى يجب إجراء تدقيق الموارد البشرية؟
يُنصح بإجراء نهج تدريجي لهذه العملية مدته ثلاث سنوات، يشمل إجراء مراجعات مصغرة كل ستة أشهر، حتى تستفيد الشركة من هذه الاستراتيجية بشكل كبير، إذ لا يُنصح بإجراء هذه العملية بشكل سريع، خاصةً إذا كانت الشركة تُواجه دوران عمالة مرتفع أو تسرب وظيفي، كما يجب أن تتضمن هذه العملية ما يأتي:
- جدول زمني لجمع البيانات.
- تاريخ إبلاغ النتائج للإدارة.
- تاريخ الإبلاغ عن حالة تنفيذ التغييرات.
المؤشرات التي تدل على حاجة الشركة لإجراء تدقيق الموارد البشرية
إنّ هذه العملية هي شاقة، ولكنها قيّمة جدًا، إذ تُساعد الشركة على التطور لمواكبة الأعمال التجارية الأُخرى، وهناك مؤشرات إذا وُجدت، فإنّ الشركة تكون بحاجة إلى هذه العملية، وتتضمن ما يأتي:
- التحول في القيادة
وهي التغييرات أو التحولات التي تحدث في أقسام الشركة خاصةً في الإدارة، إذ تتضمن أساليب وأهدافًا ورؤى جديدة، لذلك تكون هناك حاجة لعمليات تحليل القدرات ونقاط القوة والضعف في هذا التحول، والمساعدة في تحديد الاحتياجات.
- دوران العمالة
إنّ ارتفاع معدل دوران العمالة مؤشر على أنّ هناك خللًا تنظيميًا، حيث يُعتبر ذلك دليلًا على افتقار الشركة إلى فرص التطور الوظيفي، وعدم وجود نظام مرن يستطيع من خلال الموظفين الموازنة بين الحياة العملية والشخصية، وغيرها من الأسباب، وبالتالي تكون هناك حاجة إلى تحليل ما يتصل بهذا الأمر وإيجاد حلول فعالة.
- التغييرات التنظيمية
وتتمثل بخفض عدد القوى العاملة، وعمليات الدمج بين الأقسام وغيرها من الممارسات ذات العلاقة بالهيكل التنظيمي للشركة، وبالتالي تكون هناك حاجة إلى إجراء تغييرات على السياسات والممارسات والإجراءات.
- النمو التنظيمي
في حال شهدت الشركة نموًا كبيرًا في عالم الأعمال، فإنّها ستكون بحاجة إلى تغيير بعض الاستراتيجيات، مثل: الامتثال الخاصة بقوانين العمل، ويُؤثر ذلك على ثقافة الشركة، لذلك تمكن الحاجة إلى تحليل الممارسات وما يتصل بها.
اقرأ أيضًا: كيف تصبح مدقق موارد بشرية؟
من الذي يُكلّف بإجراء تدقيق الموارد البشرية؟
إنّ هذه العميلة تمر بعدة مراحل، وتتطلب الدقة ومهارات التحليل الخاصة بالامتثال والرواتب والمزايا والاستراتيجيات ذات العلاقة بالتنظيم وتطوير العمل، لذلك يُكلف بإجراء هذه المهمة الشخص الذي تتوافر فيه الصفات الآتية:
- الخبرة والكفاءة في تحليل ما يتعلق بالرواتب واستحقاقات الموظفين.
- الوقت والقدرة على العمل بالدقة على تحليل البيانات وتجميعها، ووضع خطة تطويرية وتحسينية لذلك.
- القدرة على العمل مع الإدارة وتقديم المشورة لهم.
المجالات التي يُركز عليها تدقيق الموارد البشرية
تُركز هذه العملية بشكل رئيس على ثلاثة مجالات، هي كالآتي:
الامتثال
ويتضمن مراجعة قوانين العمل ومدى تطبيق المؤسسة لها، ويتم النظر في سياسات الموظفين، والتأكد من أنّ هذه السياسات متوافقة مع الممارسات التنظيمية، كما يتم النظر في قوانين تكافؤ فرص العمل الخاصة بالممارسات المتعلقة بعمليات التوظيف والاختيار والتعيين والترقية، إذ تحتاج الشركة إلى ضمان امتثال هذه العمليات المختلفة.
بالإضافة ما سبق، يتم العمل أيضًا على مراجعة الوثائق الخاصة بملفات الموظفين؛ لتقييم ما إذا كانت مكتملةً أو لا، ويُنظر إلى ما يتعلق بتكافؤ فرص العمل، وما يتصل بالحد الأدنى للأجور والعمل الإضافي، وعمليات تعويض العمال.
كشوف الرواتب والمزايا
يتم مراجعة كشوف الرواتب والمزايا الخاصة بالموظفين، بالإضافة إلى تأميناتهم الطبية والضمان الاجتماعي، وحساب معدلات الأجور السنوية، ويتم تقديم تقارير محاسبية لحجم نفقات الشركة، ويتم جمع المعلومات الضريبية، من خلال ملء الموظفين لنماذج ضريبية مختلفة؛ لمعرفة كيفية حساب المخصصات والتفاصيل الأخرى.
كما تتم هذه العملية بالتعاون مع القسم المالي، فهو المعني بالأمور التي تخص دفع الرواتب وحسابها، ويتم حساب صافي الرواتب ودفع المستحقات المالية للموظفين، كما أنّ مكونات كشف الرواتب تشمل ما يأتي:
- الأجور الشهرية أو السنوية.
- أجور العمل الإضافي.
- المكافآت.
- العمولات.
- التعويضات.
اقرأ أيضًا: التوصيف الوظيفي لاستشاري استقطاب المواهب
استراتيجيات قسم الموارد البشرية
حيث يتم في هذا الإجراء قياس مدى تأثير الاستراتيجيات الخاصة بهذا القسم، والتي تدفع إلى النجاح التنظيمي، إذ يتم قياس تكلفة اكتساب الكفاءات والاحتفاظ بهم، والسياسات التي تتصل بذلك، مثل: التوظيف والتدريب والإعداد، استراتيجيات المكافأة وإدارة الأداء، والتخطيط للتعاقب الوظيفي والقوى العاملة، وإدارة المخاطر وشكاوى الموظفين، والتنوع والمساواة والشمول.
كما أنّ هذا الأمر مهم جدًا لتقييم ما إذا كان الموظفون يحصلون على التغذية الراجعة والتدريب اللازمين لأداء وظائفهم بشكل جيد، وتنظيم الجوانب المتعلقة بالامتثال، وهي: المتطلبات المادية، وبيئة العمل وغيره، إذ إنّ هذه الاستراتيجية عملية موجهة ومنظمة نحو المستقبل؛ لتطوير البرامج الخاصة ببيئة العمل وتجنب المشكلات، وإيضاح الرؤية نحو أهداف الشركة.
بالإضافة إلى ما سبق، إنّ النتائج الخاصة بمراجعة الاستراتيجيات يجب أن يكون هدفها تقديم تسهيلات لتمكين تحويلها إلى إجراءات فعلية، وقد يتم الكشف أثناء على عدد من المشكلات، مثل: استراتيجيات تطوير الأعمال التي تنتهجها الشركة، والتي قد تكون تتنافى مع الأهداف والثقافة الخاصة بها، أو محدودية فرص التطور الوظيفي التي تُتيحها الشركة للموظفين.
نصائح مهمة أثناء تدقيق الموارد البشرية
من أهم النصائح التي يُمكن تقديمها بهذا الصدد ما يأتي:
- تحديد البيانات
لتتم هذه العملية على أكمل وجه يجب تحديد البيانات التي سيتم تحليلها ومراجعتها، حيث إنّ هناك مجالات عديدة.
- اختيار المدقق
في هذه الخطوة يتم اختيار المدقق حسب خبرته وكفاءته، إذ يُمكن أن يكون من خارج الشركة أو من داخلها.
- الحصول على موافقة من الإدارة
إذ إنّ هذه الخطوة تحتاج إلى دعم من الإدارة وتعاون لتحقيق نتائج فعالة وإيجابية.
- جمع البيانات
في هذه الخطوة يتم جمع البينات الخاصة بالمجال الذي تم تحديده.
اقرأ أيضًا: كيف تصبح مستشار الموارد البشرية؟
- مراجعة النتائج
تجري في هذه الخطوة تحليل ومعالجة للبيانات المقدمة؛ للوصول إلى نتائج، ويتم مراجعة هذه النتائج للتأكد من سلامتها أكثر من مرة.
- التخطيط لتنفيذ التحسينات
بناءً على النتائج التي توصل إليها المدقق أو فريق المدققين تبدأ عملية التخطيط والمعالجة للسياسات والاستراتيجات بالتعاون مع الإدارة.
- التحلي بالشفافية
يجب أثناء تنفيذ هذه العملية التحلي بالشفافية والمصداقية؛ حتى يعود ذلك بالنفع على التغييرات التي ستتم من وراء عمليات التحليل.
الخاتمة
إنّ عملية تدقيق الموارد البشرية هي مراجعة مكثفة لامتثال الشركة واستراتيجيتها وأنشطتها، إذ تتطلب استثمارًا كبيرًا للوقت والطاقة المال، ولكن القيمة التي تُقدمها قد تُحقق عائدًا كبيرًا على بيئة العمل، حيث تُركز على ثلاثة مجالات رئيسة، وهي: الامتثال القانوني وكشوف الرواتب والمزايا، واستراتيجيات القسم الخاص بالقوى العاملة، كما أنّها تدرس ما يتصل بعملية التوظيف والتدريب والإعداد.
المراجع
مسارات مهنية ذات صلة